Päivitetty 08.03.2023

Aiempi ohje tietolupahakemuksen täyttämiseen

Olemme julkaisseet tietolupien hakemuslomakkeesta uuden version. Tältä sivulta löydät aiemman hakemuslomakkeen täyttöohjeet.

Huomioi nämä ennen hakemuksen täyttämistä

Suosittelemme varmistamaan poimintojen toteutettavuuden haettavien tietojen rekisterinpitäjiltä. Voit hyödyntää tässä poimintakuvauslomaketta, joka on ladattavissa osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomake

Huomioi myös, että käyttötarkoituksesta riippuen voit tarvita hakemuksen täyttämiseen seuraavia liitetiedostoja:

  • Haettavia tietoja koskeva tietosuojailmoitus
  • Tutkimussuunnitelma (jos kyseessä on tieteellinen tutkimus)
  • Vastuu- tai kohdeorganisaatio tutkimuslupa (jos vaadittu)
  • Puoltava eettinen lausunto (jos tutkimus on vaatinut eettisen arvioinnin)
  • Kuvaus kohdejoukon otantamenetelmästä (jos kohdejoukko toimitetaan Findatalle)
  • Kohdejoukon suostumus- sekä mahdollinen tiedotelomakepohja (jos kohdejoukon tiedot on kerätty suostumuksella)
  • Lupapäätökset, jotka koskevat kohdejoukkoa, poimittavia verrokkeja/sukulaisia tai muita yhdistettäviä aineistoja (jos kohdejoukko tai yhdistettävät aineistot on saatu muilla luvilla)
  • Vaikutustenarviointi eli DPIA (jos vaadittu, lisätietoa Tietosuojavaltuutetun toimiston sivuilta: tietosuoja.fi/vaikutustenarviointi)

1. Luvanhakijan tiedot

  • Luvanhakijalla tarkoitetaan tietolupahakemuksessa nimettävää henkilöä tai organisaatiota, jolle tietolupaa haetaan.
  • Yhteyshenkilöllä tarkoitetaan henkilöä, joka toimii hakijan yhteyshenkilönä hakemukseen liittyen ja vastaa hakemusta koskeviin tiedusteluihin.
  • Ilmoita yhteyshenkilön ja hakijatahon välinen sidonnaisuussuhde hakemuksessa. Suhde voi perustua esimerkiksi työ- tai virkasuhteeseen. Yhteyshenkilön tiedot voidaan välittää hakemuskäsittelyn aikana rekisterinpitäjille, jos poiminta vaatii lisämäärittelyä.

Lisätietoja:

Luvanhakijan Y-tunnus

Merkitse hakijan Y-tunnus. Jos hakijana on yksityishenkilö, merkitse kenttään 123. Jos hakijana toimiva organisaatio on sijoittunut muuhun EU/ETA-alueen valtioon kuin Suomeen, nimeä se virallisrekisteri, johon organisaatio on merkitty.

Haettavan aineiston rekisterinpitäjyys

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisella rekisterinpitäjällä tarkoitetaan organisaatiota tai yksityishenkilöä, joka on muodostettavan aineiston rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjä määrittelee tietolupapäätöksen nojalla muodostettavan aineiston käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Rekisterinpitäjiä voi olla useampi kuin yksi, ja rekisterinpitäjät voivat olla yhteisrekisterinpitäjiä, jolloin ne määrittelevät yhdessä tietolupapäätöksen nojalla muodostettavan aineiston käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Jos kyseessä on yhteisrekisterinpitäjyys, valitse ’ei’ ja kirjoita lisätietokenttään kaikki rekisterinpitäjät.

Rekisterinpitäjä voi olla joko luvanhakija itse tai joku muu taho. Jos hakija toimii henkilötietojen käsittelijänä jonkin kolmannen tahon (rekisterinpitäjän) lukuun, hakijan ja rekisterinpitäjän tulee tehdä yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämä kirjallinen sopimus henkilötietojen käsittelystä.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Ilmoitetuissa tiedoissa ei ole ilmeisiä virheitä.
  • Ilmoitettujen tietojen välillä ei ole epäloogisuutta tai ilmeistä ristiriitaa.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Yhteystiedot on ilmoitettu puutteellisesti tai niissä on ilmeisiä virheitä.
  • Rekisterinpitäjä on epäselvä tai epälooginen (esim. yksityishenkilö, vaikka hakija on organisaatio, tai taho, joka ei vaikuta olevan lainkaan mukana hankkeessa).
  • Hakija on hakenut yksityishenkilönä, vaikka hakemuksesta saa kuvan, että kyseessä voisi ennemmin olla organisaatiohakija (henkilöllä työ-/virkasuhde organisaatioon).

2. Laskutustiedot

  • Mikäli maksaja on suomalainen:
    • Verkkolaskutus on ensisijainen laskutustapa maksajan ollessa suomalainen. Ilmoita laskutettavan tahon yhteys hankkeeseen hakemuksessa. Luvanhakijan ja laskutustahon välisiä epäloogisuuksia (esim. maksaja ei ole luvanhakija) voi tarvittaessa selventää Lisätiedot-osiossa.
    • Kysy tarvittaessa lisätietoja oman organisaatiosi taloushallinnosta. Verkkolaskuosoitteita voi etsiä myös Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (TIEKE) verkkosivuilta: https://verkkolaskuosoite.fi/. Verkkolaskuosoitteiston tietoja ylläpitävät suomalaiset verkkolaskun välittäjät.
    • ALV-numero muodostetaan Y-tunnuksesta, esim. 1234567-8, lisäämällä sen alkuun kaksikirjaiminen maatunnus FI ja jättämällä tunnuksesta väliviiva pois: esim. FI12345678.
  • Mikäli maksaja on ulkomainen:
    • Maksajan ollessa ulkomainen maksajalla tulee olla Peppol-osoite, jotta verkkolaskutus onnistuu.
    • Mikäli maksajalla ei ole käytössä Peppol-osoitetta, lasku toimitetaan paperisena.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Laskutustiedot on ilmoitettu asianmukaisesti.
  • Laskutustiedoissa ei ole ilmeistä ristiriitaa muussa hakemuksessa ilmoitettujen tietojen kanssa.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Yksittäiset epäselvyydet laskutusasioissa eivät ole peruste hakemuksen palauttamiselle. Jos hakemuksessa kuitenkin on useita epäselvyyksiä tai kokonaiskuva jää hajanaiseksi, hakemus palautetaan hakijalle.

3. Tietojen käyttötarkoitus

  • Hakemuksesta saatavan kokonaiskuvan tulisi vastata ilmoitettua toisiolain mukaista käyttötarkoitusta.
  • Pyydetyn tietosisällön tulisi vastata henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.
  • Opinnäytetyöksi katsotaan vähintään alemman korkeakoulututkinnon lopputyö. Opinnäytetyön alennettu päätöshinta koskee vain yksittäistä opinnäytetyötä. Mikäli opinnäytetyö tuotetaan osana isompaa hanketta tai hankkeessa tuotetaan useampia opinnäytetöitä, ei kyseessä ole Findatan hakemuksessa tarkoitettu opinnäytetyö vaan tutkimushanke.

Lisätietoja:

Tieteellinen tutkimus

Kun käyttötarkoituksena on tieteellinen tutkimus, liitä hakemukseen ajantasainen tutkimussuunnitelma ja lisää Tiivistelmä-kenttään pyydetyt tiedot. Voit hyödyntää tässä esim. tutkimussuunnitelman tiivistelmää.

Liitä vastuu-/kohdeorganisaation tutkimuslupa, jos sellaista edellytetään. Liitä myös eettisen toimikunnan lausunto, jos tutkimukseen soveltuva lainsäädäntö ja/tai tutkimusasetelma sitä edellyttävät.

Kun henkilötietoja käsitellään tieteellisen tutkimuksen tarkoituksia varten, käsittelyn on täytettävä käyttötarkoitussidonnaisuuden vaatimus. Se edellyttää, että henkilötiedot kerätään tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Tutkimussuunnitelmasta on käytävä ilmi, mitä tietoja tutkimuksen suorittamiseen tarvitaan ja miten nämä tiedot ovat tarpeellisia tutkimuskysymykseen vastaamisen kannalta.

Tieteellisen tutkimuksen kriteerit (yleisellä tasolla):

  • asianmukainen tutkimussuunnitelma
  • vastuuhenkilö tai vastuuryhmä
  • tulokset julkaistaan tieteellisinä julkaisuina
  • tutkimus tuottaa uutta tietoa.
Tilastointi

Kun käyttötarkoituksena on tilastointi, ilmoita hakemuksessa, mikä taho toteuttaisi tilastointia ja mihin tarkoitukseen.

Opetus

Kun käyttötarkoituksensa on opetus, haettuja tietoja käytetään opetusaineistojen valmistamiseksi sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietoja käsittelevän henkilöstön ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiksi opiskelevien opetukseen. Huom! Tunnisteellisina tietoja saa käyttää opetustilanteissa vain, jos opetusta ei voida toteuttaa anonyyminä käsiteltävän tapauksen harvinaislaatuisuuden, opetuksen luonteen tai vastaavan syyn vuoksi. Opetusta antavan henkilön on informoitava opetusta seuraavia laissa säädetystä salassapitovelvollisuudesta ja sen rikkomisesta seuraavista sanktioista.

Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä

Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää voi toteuttaa lähtökohtaisesti vain viranomainen. Mikäli viranomainen ei toimi itse tietolupahakemuksen hakijana, viranomaisen tulisi olla aineiston rekisterinpitäjä. Toimeksiantosuhteissa toimeksisaaja on tällöin lähtökohtaisesti henkilötietojen käsittelijä.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Tietojen käyttötarkoituksen kuvaamisesta ei käy ilmi puutteita, ristiriitoja tai epäjohdonmukaisuuksia.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Tietojen käyttötarkoitus ei vaikuta vastaavan ilmoitettua.
  • Hakemuksen tiedot on ilmoitettu puutteellisesti tai tietosisältö ei vaikuta vastaavan käsittelyn tarkoitusta ja tavoitteita.
  • Asianmukainen tutkimussuunnitelma puuttuu.
  • Hakemuksen ja tutkimussuunnitelman välillä on ristiriitoja (esim. haetaan tietoja, joiden tarvetta ei ole perusteltu).
  • Opinnäytetyövalinta on tehty väärin perustein.

4. Kohdejoukon poimintaehtojen määrittely

  • Kuvaa hakemuksen kohdejoukon muodostus riittävän selvästi ja rajaa kohdejoukko käyttötarkoituksen mukaisesti.
  • Kiinnitä erityisesti huomiota siihen, mistä rekistereistä ja millä kriteereillä kohdejoukko poimitaan. Esimerkiksi aluerajaus voi tarkoittaa asuinpaikkaa, syntymäpaikkaa, työskentelypaikkakuntaa tai palveluiden käyttöpaikkakuntaa.
  • Aineistopoiminta toteutetaan hakemuksessa kuvatun poiminnan mukaisesti. Virheet kohde- ja verrokkijoukon kriteerien kuvauksessa vaikuttavat merkittävästi aineiston käytettävyyteen.
  • Jos kohdejoukko on jo muodostettu, ilmoita hakemuksessa, millä tietoluvalla kohdejoukko on muodostettu ja onko sitä koskeva tietolupa edelleen voimassa.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Kohdejoukko on ilmoitettu selkeästi, eikä siitä herää lisäkysymyksiä.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Hakemuksesta ei käy ilmi selkeästi, miten kohdejoukko muodostetaan tai jos se on valmiina, mistä se toimitetaan ja onko sitä koskevat luvat voimassa.

5. Vertailuhenkilöiden poimintaehtojen määrittely

  • Kuvaa verrokkien poiminta selkeästi. Ilmoita rekisterit, joista poiminta toteutetaan, sekä kriteerit, joiden perusteella verrokit tunnistetaan.
  • Ilmoita, kuinka monta verrokkia poimitaan per tutkimushenkilö, sekä kaltaistuskriteerit mahdollisimman tarkasti määriteltynä.
  • Jos kohdejoukolle poimitaan sukulaisia, kuvaa sukulaisten poiminta selkeästi. Hakemuksesta tulee selvitä rekisterit, joista poiminta toteutetaan, sekä kriteerit, joiden perusteella sukulaiset tunnistetaan. Täsmennä tarvittaessa sukulaissuhdetta (esim. biologiset vs. adoptiovanhemmat).
  • Jos verrokkipoiminta tehdään Digi- ja väestötietovirastolta (DVV), liitä mukaan seuraava lomake täytettynä: Verrokkipoiminta DVV (Word-tiedosto, 36 kt)
  • Älä liitä aineistoja hakemukseen. Kun tietolupa on myönnetty, ohjeistamme erikseen miten aineistot toimitetaan tietoturvallisesti. Löydät ohjeet myös sivulta Aineistojen toimittaminen Findataan.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Verrokki- ja/tai sukulaispoiminnan ehdot ovat selvät.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Verrokki- ja/tai sukulaispoiminnan kriteerit eivät ole selvät.

6. Poimittavat tiedot

  • Varmista, että Findatalla on toimivalta myöntää lupa hakemaasi aineistoon. Tämän sivun lopusta löydät toimivalta-apurin, josta voit tarkistaa asian: Siirry apuriin
  • Tarvitsemme luvan myöntämistä varten tarkan rekisterikohtaisen muuttujalistauksen kaikista poimittavista tiedoista. Jos tutkimusaineiston poiminta sisältää monta vaihetta, kuvaa myös poimintajärjestys. Hakemustasi ei voida käsitellä, ennen kuin muuttujakohtainen kuvaus on toimitettu kunkin hakemuksessa mainitun rekisterin osalta.
  • Tietoa rekisterien sisältämistä muuttujista löytyy muun muassa Aineistokatalogista. Aineistokatalogista näet, mihin datasetteihin / osatietojoukkoihin muuttujat kuuluvat. Ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin, mikäli tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen määrittelyyn.
  • Poimintakuvauksessa kannattaa huomioida, että
    1. poimittavat rekisterit on nimetty ymmärrettävästi
    2. poimittavat tiedot on kuvattu muuttujatasolla sekä jokaisen datasetin / osatietojoukon osalta erikseen
    3. tietojen aikarajaus on yksiselitteinen ja suunnitelman kannalta järkevä (huomioi rekisterien päivitysaikataulut)
    4. THL:n rekistereistä poimittaville tiedoille löytyy tekninen nimi kullekin muuttujalle ja
    5. monivaiheisista poiminnoista on kuvattu, missä järjestyksessä pyydetyt tiedot poimitaan.
  • Monivaiheisissa poiminnoissa emme voi taata, että tiedot saadaan 60 arkipäivän sisällä päätöksenteosta, sillä kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa tiedot.

Vinkkejä tekstiaineistojen poiminnan määrittelyyn

  1. Harkitse, onko tekstiaineisto välttämätön tutkimuksen suorittamiselle. Rakenteettoman tiedon tarpeelle tulee aina olla perustelut. Monesti vastaavanlaista tietoa voidaan poimia rakenteisessa muodossa. Peitämme tekstiaineistoista suorat tunnisteet, mikä vaikuttaa aineistojen käytettävyyteen. Tekstiaineistojen käsittely vie aikaa ja kasvattaa kustannuksia huomattavasti.
  2. Pyydä rekisterinpitäjältä näkemystä sopiviin hakusanoihin. Rekisterinpitäjä on paras arvioimaan, millä hakusanoilla saadaan parhaiten kattava tulos, joka ei sisällä ylimääräistä tietoa.
    • Esim. hakusana *paine* tuottaa kaikki painetta koskevat merkinnät, kuten verenpaine, silmänpaine ym. Jos tutkimuksen kiinnostuksen kohde on verenpaine, poimittava tekstiaineisto sisältää huomattavasti tarpeetonta tietoa.
  3. Määrittele poimittavan tekstipätkän pituus muuttujakohtaisesti. Tekstipätkän tulisi olla mahdollisimman lyhyt. Pyydä rekisterinpitäjältä näkemystä poimittavan tekstin pituudesta.
    • Esim. hakusana +/- 50 merkkiä.
  4. Huolehdi poiminnan rajauksesta. Jos poiminta voidaan rajata tietyn osaston tai hoitoalan tietoihin koko sairaanhoitopiirin tietokannan sijasta, ovat poimittavan tekstin määrä ja käsittelykustannukset huomattavasti pienemmät.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Findatalla on toimivalta käsitellä hakemus.
  • Hakemuksessa on listattu haettavat tiedot muuttujatasolla. THL:n rekistereiden osalta tekniset muuttujanimet ovat mukana.
  • Muuttujatiedot vastaavat Aineistokatalogin tietoja tai muita rekisterinpitäjän muuttujakuvauksia.
  • Jos hakemuksessa pyydetään tietojen poimintaa varsinaisen kohdejoukon lisäksi myös verrokeille ja/tai sukulaisille, hakemuksesta käy selvästi ilmi kullekin ryhmälle poimittavat tiedot.
  • Haettavat tiedot ovat poimittavissa hakemuksesta ilmenevän aikataulun mukaisesti.
  • Hakemuksesta käy ilmi, missä järjestyksessä tietoja poimitaan.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • On epäselvää, mistä rekistereistä tietoja poimitaan.
  • Muuttujatason listaus poimittavista tiedoista puuttuu.
  • THL:n muuttujalistoista puuttuvat tekniset nimet puuttuvat.
  • Poiminta-aikatauluun liittyy ongelmia eli rekisteritiedot eivät ole luovutettavissa hakijan pyytämällä aikataululla.
  • Hakemuksesta ei käy ilmi, missä järjestyksessä pyydetyt tiedot poimitaan.

7. Muut yhdistettävät aineistot

Hakemuslomakkeellaa on kysymys: ”Haluatko, että Findata yhdistää nyt haettaviin rekisteritietoihin myös hallussasi olevaa aineistoa tai muualta saatavaa aineistoa?” 

Vastaa kysymykseen Kyllä, mikäli Findatalta nyt haettava aineisto tullaan yhdistämään muuhun aineistoon. Esimerkki: Jos haet aineiston laajennusta tai toimitat kohdejoukon tiedot, vastaa kysymykseen kyllä.

  • Luettele tiedot kaikkien Findatan luvittamaan aineistoon yhdistettävien aineistojen osalta.
  • Huomioithan, että muiden tietolupien tulee olla myönnetty samalle hankkeelle sekä voimassa aineiston käsittelyhetkellä.
  • Jos kohdejoukko on poimittu aiemmin myönnetyllä luvalla, ilmoita lupa muiden aineistojen lupien ohella.
  • Mikäli haluat myöhemmin yhdistää aineistoja Findatan luvittamiin tietoihin, toimita yhdistettävistä tiedoista muutoshakemus.
  • Jos Findatan luvittamaan aineistoon haetaan yhdistettäväksi tutkittavan suostumuksella hankittua aineistoa, tulee tutkittavan tiedote- ja suostumusmallien olla hakemuksen liitteenä.
  • Muiden toimijoiden luvittamista aineistoista tulee hakemuksessa ilmoittaa seuraavat tiedot:
    • Luvan diaarinumero, luvan myöntäjä ja päivämäärä. Huomioithan, että muiden lupien tulee olla voimassa aineiston käsittelyhetkellä. Jos luvalla on voimassaoloaika, ilmoita myös se.
    • Jos lupaprosessi on käynnissä, taho jolta lupaa haetaan ja lupaprosessin aloituspäivämäärä.
    • Lyhyt kuvaus muiden aineistojen tietosisällöistä.
    • Hakemuskäsittelijä pyytää muiden aineistojen lupadokumentit tarvittaessa erikseen.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Hakemuksesta käy ilmi kaikki edellä listatut seikat.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Hakemuksesta ei käy selvästi ilmi, mihin muihin aineistoihin Findatalta haettua aineistoa ollaan yhdistämässä (vaikka syntyy kuva, että näin ollaan tekemässä).
  • Ei ole selvää, mihin lupiin muiden aineistojen käyttö perustuu tai ovatko nämä luvat edelleen voimassa.
  • Findatan kautta saataviin aineistoihin yhdistettäviä tietoja on kerätty suostumuksella, mutta tiedote- ja suostumusmalleja ei ole hakemuksen liitteenä.
  • Suostumus on toimitettu, mutta se on vanha, eikä siinä mainita lainkaan, että suostumuksella kerättyjä tietoja yhdistetään tietolupahakemuksella haettaviin rekisteritietoihin.

8. Aineiston käsittely

  • Yksilötasoista aineistoa käsitellään toisiolain mukaan lähtökohtaisesti pseudonymisoituna tietoturvallisessa käyttöympäristössä. Findatan Kapseli-käyttöympäristö on ensisijainen vaihtoehto.
  • Muuta käyttöympäristöä voidaan käyttää harkinnanvaraisesti vain painavasta, perustellusta syystä. Huomioithan, että 1.5.2022 alkaen muiden käsittely-ympäristöjen tulee olla auditoituja Findatan antamien määräysten mukaisesti.
    • Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ylläpitää julkista rekisteriä sille ilmoitetuista, vaatimukset täyttävistä käyttöympäristöistä. Lue lisää Valviran sivuilta: Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri. Sivuilta löydät tietoa myös rekisteriin ilmoittautumisesta ja rekisteröintimaksuista.
  • Lähtökohtaisesti toimitamme yhdistetyn aineiston käyttöösi niin pian kuin mahdollista. Kerro, jos toivot saavasi aineiston käyttöösi tiettynä päivänä.
  • Tietolupa myönnetään määräaikaisena aineiston käyttöajan mukaisesti. Anonyymit tulokset on tuotava ulos käyttöympäristöstä käyttöajan sisällä. Käyttöaikaa voidaan tarvittaessa pidentää tietoluvan muutoshakemuksella. Aineisto tulee hävittää viipymättä sen jälkeen, kun tietolupapäätöksen voimassaoloaika on päättynyt.
  • Poistamme aineiston Kapselista tietoluvan umpeutumisen jälkeen, ellei toisin sovita. Findata säilyttää pseudonymisointiavaimen ja aineiston muodostamiseen käytetyt poimintaehdot ja dokumentaation siten, että aineisto on tarvittaessa mahdollista tuottaa uudelleen niin kauan kuin on tarpeen. Säilytäthän alkuperäisen tietoluvan diaarinumeron.
  • Huomioithan, että henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä. Lue lisää siirtoperusteista ja henkilötietojen siirroista Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/. Ole tarvittaessa yhteydessä organisaatiosi tietosuojavastaavaan.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Hakemuksesta käy ilmi, että aineistoa halutaan käsitellä Findatan Kapselissa tai muu ympäristö on selvästi kuvattu ja tarve perusteltu hakemuksessa.
  • Muissa edellä listatuista asioista ei ole huomauttamista.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Hakemuksesta saa kuvan, että data halutaan luovutettavaksi johonkin muuhun ympäristöön kuin Findatan Kapseliin, mutta tämän välttämättömyydelle ei ole annettu päteviä perusteluita.
  • Aineiston muodostamisprosessi ei ole toteutettavissa ja toteuttamistapaa ei perustella (esimerkiksi tutkijat suunnittelevat, että rekisterinpitäjät lähettävät tiedon suoraan tutkijalle, tai tutkijat aikovat itse yhdistää ja/tai pseudonymisoida aineiston).

9. Tiedonhyödyntämissuunnitelma

  • Nimeä käsittelijät ja heidän organisaatiot. Nämä henkilöt saavat käyttöoikeuden käsitellä aineistoja. Jos haluat myöhemmin muuttaa tai lisätä käsittelijöitä, lähetä Findatalle tietoluvan muutoshakemus. Muutoshakemus on maksullinen.
  • Kerro, mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeudellinen peruste Findatalta saatavan aineiston osalta. Lue lisää käsittelyperusteista esim. Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi/.
  • Huomioi erityisiä henkilötietoja koskevan kysymyksen kohdalla, että lähes kaikki Findatan lupatoimivallan alla olevat aineistot ovat erityisiä henkilötietoja. Erityisten henkilötietojen käsittelylle tarvitaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeudellinen peruste.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Tarvittavat liitteet on toimitettu.
  • Hankkeen rahoitus on tiedossa.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Liitteitä puuttuu.
  • Rahoituksen saaminen hankkeelle on epäselvää tai epävarmaa.
  • Hakija hakee tietolupaa arkaluonteisten tietojen käyttöön, mutta ilmoittaa, että haettavat tiedot eivät ole arkaluonteisia.
  • Tiedonhyödyntämissuunnitelmassa on ilmiselviä puutteita.

10. Lisätiedot ja liitteet

  • Voit täsmentää tässä kohdassa kaikkia hakemuksen aiempia kohtia, esimerkiksi laskutusta tai toivottua käyttöympäristöä.
  • Jos olet keskustellut hakemuksesta ennakkoon Findatan työntekijän kanssa, ilmoita työntekijän nimi.
  • Jos olet keskustellut hakemuksesta tai poiminnasta ennakkoon rekisterinpitäjien yhteyshenkilöiden kanssa, ilmoita henkilöiden nimet tässä. Mikäli olet sopinut esim. poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla, ilmoita myös kenen kanssa olet asiasta sopinut.
  • Lisää mahdolliset liitteet.
  • Älä liitä aineistoja hakemukseen.

Käsittelykelpoisen hakemuksen kriteerit:

  • Tarvittavat liitteet on toimitettu.
  • Hakemuksessa on esitetty kaikki tarvittavat seikat.
  • Hakemuskäsittelyssä voidaan edetä kustannusarviopyyntöön joko suoraan tai todennäköisesti pienin, tarkentavin lisäselvityksin.

Palautettavan hakemuksen kriteerit:

  • Tarvittavia liitteitä ei ole toimitettu.
  • Hakemuksesta käy ilmi, että hakija on ollut tai on yhteydessä rekisterinpitäjiin ennen hakemuskäsittelyä, mutta rekisterinpitäjien yhteyshenkilöitä ei ole ilmoitettu. Esim. hakija on sopinut poiminnan tietynlaisesta toteuttamisesta rekisterinpitäjän edustajan kanssa, mutta ei käy ilmi kenen kanssa asia on sovittu.