Behandling av ansökningar och material

På den här sidan beskrivs Tillståndsmyndigheten för användning av social- och hälsovårdsdata Findatas ansöknings- och materialbehandlingsprocess för dataanvändningstillstånd och begäran om information.

Handläggning av ansökan

  1. Sökanden kommer att kontakta personuppgiftsansvariga direkt innan ansökan skickas om han / hon behöver mer information om data eller variabler.
  2. Den sökande skickar ansökan eller de begärda tilläggsuppgifterna till Findata i det elektroniska ansökningssystemet på adressen https://lupa.findata.csc.fi.
    • Om det endast är fråga om att lämna tilläggsuppgifter kan preciseringarna beroende på fallet också skickas per e-post.
  3. Vår ansökningshandläggare kontrollerar ansökan med bilagor och säkerställer att den innehåller alla uppgifter som behövs för behandlingen.
    • Vid behov returnerar vi den bristfälliga ansökan till den sökande för komplettering eller lägger fram en begäran om tilläggsutredning.
  4. När alla urvalsbeskrivningar är klara skickar vi begäran om tilläggsuppgifter och kostnadskalkyl till de registeransvariga vars uppgifter begärs i ansökan.
    • Syftet med begäran är att utreda genomförbarheten av det begärda urvalet samt den maximala kostnadskalkylen för urvalet.
    • Enligt lagen om sekundär användning har de registeransvariga 15 vardagar tid att besvara denna begäran. De registeransvariga kan vid behov be om preciseringar av begäran, varvid vi förmedlar frågorna till den sökande.
    • I detta skede utreder vi också Findatas interna kostnadskalkyl, som består av våra egna materialhanteringskostnader.
  5. När alla kostnadskalkyler har erhållits presenteras den sökande en slutlig urvalsbeskrivning och en maximikostnadskalkyl för godkännande.
    • Sökanden måste godkänna båda för att tillståndet ska kunna beviljas.
    • Observera att det efter detta inte är möjligt att ändra urvalskriterierna, utan ändringar i efterhand kräver en separat ansökan.
  6. I Findata fattar vi ett positivt beslut om dataanvändningstillstånd eller ett beslut om begäran om information.

Handläggning av data

  1. Vi skickar begäran om material till de registeransvariga för att inleda urvalet.
    • Varje registeransvarig har 30 vardagar på sig att lämna in det begärda data till Findata. Beroende på projektets och urvalets karaktär kan denna fas innehålla flera på varandra följande avsnitt, till exempel 1. urval av målgrupp; 2. urval av kontrollpersoner; 3. urval av data.
  2. Vi tar de inkomna data till behandling och i enlighet med projektet granskar, sammanställer och pseudonymiserar vi data eller gör upp statistik enligt begäran om information.
  3. Det färdiga data överlåts till tillståndshavaren i en överenskommen informationssäker användningsmiljö. Findatas datasäkra miljö för fjärråtkomst är det primära alternativet.
    • Den målsatta tiden för överlåtelsen är 60 vardagar från beslutet. Observera att den målsatta tiden inte kan iakttas om målgruppen inte levereras genast efter beslutet, urvalet av material genomförs i flera faser, de registeransvarigas leveranser försenas eller materialet är komplicerat.
  4. Tillståndshavaren har 30 vardagar på sig att granska data. Under denna tid ska tillståndshavaren meddela Findata om det finns något att anmärka på i data.
  5. Vi raderar data från våra egna uppgifter 3 månader efter överlåtelsen. Vi förvarar kodnycklarna för pseudonymiserat material, med vilka data kan produceras på nytt.