Rekrytoinnit ja työn uudelleen organisointi helpottamaan hakemusruuhkaa

Findatan vastaanottamien hakemusten määrä aiheuttaa edelleen viivästyksiä hakemuskäsittelyyn. Heinäkuussa lyhin käsittelyaika oli kuusi päivää, mutta jonon häntä yltää vuodenvaihteeseen asti.

”Pahoittelemme ruuhkasta aiheutuvaa haittaa. Hakemuskäsittelyn nopeuttaminen on yksi tärkeimpiä tavoitteitamme tällä hetkellä”, sanoo Findatan aineistopalveluiden päällikkö Mervi Siltanen.

Tilanteen parantamiseksi hakemuskäsittelyyn palkataan lisää työvoimaa sekä tehdään uudistuksia organisaatiossa.

”Kesän aikana Findatassa ehti jo aloittaa kolme uutta työntekijää. Syyskuun alussa aloittaa vielä neljä ja uusia paikkoja tulee hakuun syksyn mittaan”, Siltanen sanoo.

Rekrytointi ja työtehtäviin perehdytys on tähänkin asti ollut jatkuvaa. Viimeisen vuoden sisällä henkilöstön koko on lähes tuplaantunut. Tällä hetkellä findatalaisia on 22.

Nopeutta haetaan järjestelmäkehityksellä ja työtehtävien keskittämisellä

Tuoreen työvoiman lisäksi organisaatiota muokataan tehokkaammaksi. Hakemus- ja aineistonkäsittely jaetaan kahteen eri tiimiin koko palveluprosessin läpäisevän toimintatavan sijaan.

Ruuhkan takia puhelinneuvonnasta on väliaikaisesti luovuttu.

”Puhelinneuvontamme on toistaiseksi suljettu, jotta voimme keskittää mahdollisimman paljon voimavaroja itse hakemuskäsittelyyn. Neuvontamme palvelee normaaliin tapaan sähköpostitse osoitteessa info@findata.fi”, Siltanen sanoo.

Manuaalisten työvaiheiden automatisointi etenee, kun uusi asiakkuudenhallintajärjestelmä otettiin käyttöön toukokuussa. Tämän vuoden puolella uudistetaan myös verkkopalvelu. Sen tavoitteena on palvella asiakkaita paremmin verkossa ja siten vähentää neuvonnan tarvetta.

Näin voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä

Hakemuskäsittelyn kestoon vaikuttaa paitsi hakemusten määrä, myös rekisterinpitäjien resurssit tietojen toimittamisessa sekä hakemuksen sisältö.

Esitarkistamme meille jätetyt hakemukset ja pyydämme tarvittavilta osin hakijoilta täydennyksiä jo ennen kuin hakemus otetaan käsittelyyn.

Näet eri osapuolten roolit käsittelyprosessissa tältä sivulta: Hakemus- ja aineistonkäsittely. Katso myös Tutkimussuunnitelman tarkistuslista

Voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä seuraavilla tavoilla: 

  1. Täytä hakemus huolellisesti 
  2. Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkkaan ennen hakemuksen lähettämistä. Käytä tämän linkin takaa löytyvää taulukkoa poimintojen määrittelyssä. Puutteelliset määrittelyt voivat johtaa hakemuksen palauttamiseen. 
  3. Huolehdi aineiston rajauksesta. Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot on mahdollista luovuttaa. Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu. 
  4. Ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin, mikäli tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista. Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Löydät lisätietoja Aineistot-sivulta. Voit myös ottaa yhteyttä neuvontaamme tai hyödyntää Aineistokatalogia. 
  5. Tarkista tekemästämme taulukosta, onko Findata toimivaltainen viranomainen kyseiseen lupahakemukseen. Poikkeuksen Findatan ”yhden luukun palveluun” tekevät Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Eläketurvakeskus (ETK) ja Tilastokeskus. Mikäli lupien myöntämiseen liittyvät toimivallat eivät ole täysin selviä, kannattaa olla yhteydessä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä.

Katso myös