Viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävää voi toteuttaa lähtökohtaisesti vain viranomainen.
Jos viranomainen ei ole itse tietolupahakemuksen hakija, viranomaisen tulee olla aineiston rekisterinpitäjä. Toimeksiantosuhteissa toimeksisaaja katsotaan yleensä henkilötietojen käsittelijäksi.