Palvelut ja ohjeet

Tietoa lupakäsittelyn eri vaiheista ja rekisterinpitäjien roolista löydät Luvat-sivultamme.

Rekisterinpitäjien ohjeet poimittujen aineistojen toimittamiseen löydät Aineistojen toimittaminen Findataan -sivulta.

Toisiolain alaisia aineistoja on mahdollista yhdistää muihin tietoihin, kuten itse kerättyyn aineistoon tai jonkin muun luvan perusteella saatuun aineistoon. Lähtökohtaisesti yhdistämisen tekee aina Findata tai tilastoviranomainen.

Mikäli haluat myöhemmin yhdistää aineistoja Findatan kautta saamiisi aineistoihin, toimita yhdistettävistä tiedoista muutoshakemus. Lisätietoa sivulta Muutosluvat.

Jos haet Findatan luvittamaan aineistoon yhdistettäväksi tutkittavan suostumuksella hankittua aineistoa, tulee tutkittavan tiedote- ja suostumusmallien olla hakemuksen liitteenä.

Jos aineistot on saatu muiden toimijoiden luvilla, ilmoita hakemuksessa seuraavat tiedot:

• Luvan diaarinumero, luvan myöntäjä, lupapäivämäärä.
• Jos lupaprosessi on käynnissä, taho jolta lupaa haetaan ja lupaprosessin aloituspäivämäärä.
• Lyhyt kuvaus muiden aineistojen tietosisällöistä.
• Älä liitä muiden aineistojen lupia hakemukseen. Hakemuskäsittelijä pyytää niitä tarvittaessa erikseen.

Haettujen tietojen toimitusnopeuteen vaikuttaa moni asia. Hakemusten käsittelyssä on tällä hetkellä ruuhkaa, joten hakemus on jonossa ennen kuin se otetaan varsinaiseen käsittelyyn. Hakemuskäsittely kestää noin 1–3 kuukautta, jonka jälkeen rekisterinpitäjillä on 30 arkipäivää toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.

Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta. Koska kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa, nämä kolme vaihetta voivat kestää yhteensä 3 x 30 = 90 arkipäivää.

Lue lisää kohdasta Miten hakemuksen käsittely etenee

Kun kattavat rekisteritiedot ovat helpommin tutkijoiden ja palvelujen järjestäjien käytettävissä, tutkimus ja tiedolla johtaminen tehostuu ja

• ihmisille voidaan tuottaa parempia palveluja, tehokkaampia lääkkeitä, terveyttä edistäviä ja hoitoa tukevia sovelluksia ja terveysteknologiaa
• prosesseja ja palvelujärjestelmiä voidaan kehittää tehokkaammiksi ja paremmin asiakkaiden tarpeita vastaaviksi
• voidaan kehittää ketterämpiä välineitä valvontaan ja esimerkiksi lääkkeiden haittavaikutusten tutkimiseen.

Siten kansalaiset saavat entistä parempaa ja vaikuttavampaa hoitoa ja hoivaa ja hyvinvointi- ja terveyserot kaventuvat.

Findatan Kapseli-käyttöympäristöön on mahdollista tuoda omia ohjelmistoja Findatan kautta. Ohjelmistoon on löydyttävä virallinen lisenssi ja asennusohje, ja ennen asennusta ohjelmiston tietoturvallisuus ja yhteensopivuus käyttöympäristön kanssa arvioidaan. Asennuksen suorittaa käyttöympäristön ylläpitäjä ja asennuksesta peritään maksu työmääräpohjaisesti.

Muiden palveluntarjoajien tietoturvallisten käyttöympäristöjen ohjelmistoista vastaavat kyseiset palveluntarjoajat.

Tiedonhyödyntämissuunnitelmalla tarkoitetaan toisiolaissa tutkimussuunnitelmaa, hankesuunnitelmaa ja vastaavaa suunnitelmaa, josta ilmenevät lupahakemuksessa tarkoitettujen tietojen käyttötarkoitus, niiden rekisterinpitäjä ja käsittelijät, käsittelyn oikeudellinen peruste sekä tietojen käsittelyn tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät olennaiset seikat kattaen koko tietojen elinkaaren mukaan lukien tietojen säilytys sekä hävittäminen tai arkistointi.

Tiedonhyödyntämissuunnitelman olennaiset seikat on huomioitu Findatan hakemuslomakkeissa.

Tieteellisen tutkimuksen yleisiä kriteerejä ovat esimerkiksi seuraavat:

• tutkimus perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
• tutkimuksella on tutkimuksesta vastaava henkilö tai vastuuryhmä
• tutkimus osallistuu tieteelliseen keskusteluun eli tulokset on määrä julkaista tieteellisten periaatteiden mukaisesti esim. tiedelehdissä tai opinnäytteenä
• tutkimus tuottaa uutta tietoa tai edistää kansanterveyttä tai -hyvinvointia
• tutkimuksella on asianomaisen organisaation myöntämä tutkimuslupa, jos sellainen organisaatiossa edellytetään
• lääketieteellisellä tutkimuksella on eettisen toimikunnan myönteinen lausunto

Tieteellisen tutkimuksen asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan kuuluu esim. taustoitus, tutkimuksella tavoiteltavan tiedontarpeen määrittely, tavoitteiden ja kysymysten asettaminen, tarvittavan aineiston ja menetelmän kuvaus sekä eettisten näkökulmien huomiointi.

Findataan saapuneet hakemukset ovat salassa pidettäviä, ja Findatan tekemät päätökset ovat julkisia. Jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen oikeus saada tietoa hakemuksen sisällöstä, Findata voi tapauskohtaisesti antaa rekisterinpitäjälle tietoa poimittavista tiedoista ja kohdejoukon muodostamisesta.

Voit hakea Findatalta tietoja opinnäytetyöhön, jos olet tekemässä vähintään ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetyötä. Jos kyseessä on opinnäytetyö, nimeä hakemuksessa oppilaitos, suoritettava tutkinto, opinnäytetyön tekijä ja opinnäytetyön ohjaaja.

Opinnäytetöiden lupamaksut ovat alennettuja. Alennettu opinnäytetyön lupamaksu koskee tilanteita, jossa tuotetaan yksi opinnäytetyö. Jos hankkeessa tuotetaan useita opinnäytetöitä tai muita opinnäytetyöhön liittymättömiä tuotoksia, peritään normaalin tai laajan tietoluvan hinta. Tarkemmat tiedot Hinnasto-sivulla.

Anonymisointi tarkoittaa henkilötietojen muuttamista sellaiseen muotoon, että yksittäisen henkilön tunnistaminen estyy peruuttamattomasti. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi suorien tunnisteiden poistamista ja lisäksi aineiston karkeistamista yleiselle tasolle siten, että henkilötietoja ei voi muuttaa enää takaisin tunnistettaviksi millään tavalla.

Pseudonymisointi tarkoittaa henkilötietojen muuttamista esimerkiksi koodattuun muotoon. Tällöin nimet ja henkilötunnukset voidaan poistaa ja korvata muulla yksilöllisellä tunnisteella eli koodilla. Usein säilytetään koodiavain, jolla tietoihin voidaan palauttaa suorat henkilötiedot. Pseudonymisoidut tiedot ovat yhä henkilötietoja.

Henkilötietoja ovat sellaiset tiedot, joiden avulla yksittäinen henkilö voidaan tunnistaa joko suoraan tai epäsuorasti. Suoran tunnistamisen mahdollistavia henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi, henkilötunnus, henkilönimen mukainen sähköpostiosoite ja biometriset tunnisteet (kuten sormenjälki, kasvokuva, ääni, silmän iiris). Epäsuora tai välillinen tunnistaminen taas on mahdollista esimerkiksi sukupuolen, iän, koulutuksen tai kansallisuuden kautta. Näitä tietoja voidaan myös yhdistellä ja siten tunnistaa henkilö.

Suorien henkilötietojen poistaminen tai korvaaminen ei näin ollen välttämättä tarkoita sitä, ettei aineisto yhä sisältäisi henkilötietoja.

Erityisiä (tai arkaluontoisia) henkilötietoja ovat esim. etninen alkuperä, seksuaalinen suuntautuminen tai käyttäytyminen, terveystiedot, biometriset tiedot ja geneettiset tiedot. Erityissuojeltavia henkilötietoja ovat esim. psykiatriset, sosiaalihuollon, sukupuolitauti- ja perinnöllisyyslääketieteen tiedot.

Voit laittaa Kapseli-käyttöympäristösi tauolle, jolloin käytössä oleva konepaketti poistetaan käytöstä tauotuksen ajaksi. Ylläpidämme tauon aikana käyttöympäristöä ja siellä olevia aineistoja, mutta käyttäjillä ei ole pääsyä käyttöympäristöön.

Tauotuksen aikana Kapseli-tilauksen on oltava voimassa, mutta tilauksesta peritään vain tauotuksen kuukausiveloitus. Kapselin vakioehdot ovat voimassa myös tauotuksen ajan.

Kun tilattu tauotus päättyy, käyttäjät pääsevät jälleen kirjautumaan Kapseliin. Käytöstä aletaan jälleen laskuttaa Kapselin konepakettimaksu kuukausittain.

Tauotuksen voi tilata asiointipalvelussamme. Minimitauko on kaksi kalenterikuukautta ja maksimitauko kyseisen Kapseli-tilauksen voimassaoloaika. Tauotuksen irtisanomisaika on yksi kalenterikuukausi.

Kaikkien Kapseli-tilausten käsittelyaika on yksi kuukausi.

Hinnasto:

Varmista ennen kirjautumista, että käyttäjätunnuksesi on rekisteröity ja käyttövalmis. Jos et ole varma tunnuksesi käyttövalmiudesta, ole yhteydessä Findatan yhteyshenkilöön tai Kapselin neuvontaan: kapseli@findata.fi

Näin kirjaudut Kapseliin:

1. Asenna Duo Mobile -sovellus matkapuhelimeesi ja aktivoi se (kehittäjä: Duo Security Inc.). Jos olet jo asentanut ja aktivoinut sovelluksen, siirry kohtaan 2.
   • Asennus: hae Duo Mobile -sovellus matkapuhelimesi sovelluskaupasta ja asenna se.
   • Aktivointi: Kapseli-tilauksen yhteydessä ilmoitettuihin matkapuhelinnumeroihin lähetetään automaattisesti aktivointiviesti Duo Mobilen käyttöä varten. Sovellus aktivoidaan käyttöön klikkaamalla aktivointiviestissä olevaa linkkiä.
2. Kirjaudu Kapseliin osoitteessa https://kapseli.findata.fi käyttäen tietokoneen verkkoselainta.
   • Valitse kirjautumissivulla olevasta listasta se tunnistautumistapa, joka on ilmoitettu rekisteröitymisessäsi. Kirjaudu tunnistautumisen vaatimien välivaiheiden kautta.
3. Valitse käytettävissä olevista käyttäjäympäristöistä se, jota aiot käyttää. Jos käytössäsi on vain yksi käyttäjäympäristö, siirry seuraavaan kohtaan.
   • Valinnan jälkeen järjestelmä siirtyy tunnistautumisen toiseen vaiheeseen.
4. Kaksivaiheisen tunnistautumisen toinen vaihe.
   • Kirjaudu käyttäjäympäristöön.
   • Saat Duo Mobileen ilmoituksen kirjautumisyrityksestä. Tekemäsi kirjautuminen hyväksytään Duo Mobilen kautta valitsemalla ”Approve”.

Lähetettyä hakemusta ei valitettavasti voi enää muokata lähettämisen jälkeen omatoimisesti.

Mikäli haluat täydentää lähetettyä hakemusta, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@findata.fi ja ilmoita hakemuksen tunnus (esim. 2022/53). Palautamme hakemuksen sinulle täydentämistä varten.

Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.

Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.

Jos et edelleenkään näe hakemuksia tai saatuja päätöksiä palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan:

Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.

Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.

Jos lähettämäsi hakemus ei edelleenkään näy palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan:

Verkkolaskutus on aina ensisijainen laskutustapa. Paperilasku on mahdollinen poikkeustapauksissa. Pääsääntöisesti laskutettavat tahot ovat kuitenkin organisaatioita, jotka vastaanottavat vain verkkolaskuja. Kysy tarvittaessa lisätietoja oman organisaatiosi taloushallinnosta.

Voi olla. Selvennäthän luvanhakijan ja laskutustahon välisiä epäloogisuuksia (esim. maksaja ei ole luvanhakija) hakemuksen Lisätiedot-osiossa.

Rekisterinpitäjien poimintakustannuksia kannattaa tiedustella suoraan rekisterinpitäjiltä hyödyntäen poimintakuvauslomaketta, jonka voit ladata tästä: findata.fi/poimintakuvauslomake.

Löydät poimintojen enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita.

Löydät aineistonkäsittelyn enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita. Tietoja päivitetään neljännesvuosittain.

Findatan hinnat perustuvat Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaisen suoritteiden maksullisuudesta.

Kapseli-käyttöympäristöä lukuun ottamatta palvelujen hinnat ovat omakustannearvoon perustuvia julkisoikeudellisia suoritteita, joiden arvonlisävero on 0 %. Kapselin palvelujen hinnat ovat liiketaloudellisesti hinnoiteltuja maksullisia suoritteita, joihin lisätään arvonlisävero +24 %.

Rekisterinpitäjät määrittelevät kustannuksensa itse omien säädösten nojalla.

Tämä riippuu rekisterinpitäjästä. Rekisterinpitäjät määrittelevät poimintakustannukset omien säädösten nojalla.

Kyllä voit, jos se sopii rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjällä on oikeus määritellä itsenäisesti, millä tavalla se poiminnan suorittaa, ja sillä on halutessaan oikeus käyttää tietojen poiminnassa oman organisaationsa ulkopuolista henkilötietojen käsittelijää.

Käsittelijän käyttäminen edellyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimuksen (DPA) tekemistä henkilötietojen käsittelijän kanssa. Rekisterinpitäjä vastaa viime kädessä itse henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Henkilötietojen käsittelijä taas vastaa siitä, että se noudattaa DPA-sopimuksen ehtoja ja rekisterinpitäjän ohjeita.

Poimitut aineistot on toimitettava Findataan tietoturvallisesti siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä, jonka jälkeen yhdistämme ja esikäsittelemme ne.

Ensisijaisella käytöllä tarkoitetaan käyttötarkoitusta, jonka vuoksi tiedot on alun perin tallennettu asiakas- ja/tai potilasrekisteriin. Ensisijainen käyttötarkoitus voi olla esimerkiksi potilaan tutkiminen, hoitaminen ja kuntoutus tai vastaavasti sosiaalihuollon asiakkaan saama palvelu tai Kansaneläkelaitoksen etuuskäsittely.

Toissijaisella käytöllä tarkoitetaan samojen tietojen käyttöä muissa kuin ensisijaisissa käyttötarkoituksissa. Lain mukaiset toissijaiset käyttötarkoitukset ovat tieteellinen tutkimus, tilastointi, kehittämis- ja innovaatiotoiminta, opetus, tietojohtaminen, viranomaisohjaus ja -valvonta sekä viranomaisten suunnittelu- ja selvitystehtävät.

Eri käyttötarkoituksia koskevat erilaiset säädökset. Kehittämis- ja innovaatiotoimintaan on mahdollista saada ainoastaan aggregoitua tilastotietoa, josta yksilöitä ei voi tunnistaa.

Jokaisella on oikeus omiin henkilötietoihin, joihin kuuluu myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Olemme koonneet ohjeet vastustamisoikeuden käytöstä sivulle Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely.

On hyvä huomioida, että Findata ei ole sosiaali- ja terveystietojen alkuperäinen rekisterinpitäjä. Täten esimerkiksi Findatalle lähetetty pyyntö vastustaa henkilötietojen käyttöä ei estä sitä, etteikö kyseisiä tietoja voitaisi silti luovuttaa toissijaiseen käyttöön jonkin toisiolain 6 §:ssä mainitun rekisterinpitäjän toimesta.

Valitettavasti Suomessa ei ole keskitettyä järjestelmää, jolla tietojen toisiokäytön voisi kieltää kerralla kaikkia tahoja sitovasti. Voit tehdä vastustamispyynnön suoraan muille toisiolain 6 §:ssä tarkoitetuille toimijoille: sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunjärjestäjille, sosiaali- ja terveysministeriölle, Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL), Kansaneläkelaitokselle (Kela), Valviralle, aluehallintovirastoille, Työterveyslaitokselle, Fimealle, Tilastokeskukselle, Eläketurvakeskukselle ja Digi- ja väestötietovirastolle.

Ei myydä. Findata on sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen, joka myöntää määräaikaisia lupia sote-tietojen toissijaiseen silloin, kun laissa säädetyt luvan edellytyksen täyttyvät.

Tietosuoja-asetus edellyttää, että EU-alueella tiedot liikkuvat vapaasti. Laki on kuitenkin laadittu siten, että tietoja käsitellään pääsääntöisesti sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaisen keskitetyssä tietoturvallisessa käyttöympäristössä, jonne käyttöoikeuden saavat vain käyttöluvan saaneet henkilöt. Luvansaaja voi olla muuallakin kuin Suomessa. Tietoturvallinen käyttöympäristö on keskeinen tekninen keino turvata myös henkilötietojen suojaa.

Mikäli se on välttämätöntä, tietoja voidaan luovuttaa luvansaajan osoittamaan muuhun, tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Muun ympäristön tulee kuitenkin täyttää Findatan antaman määräyksen kriteerit, sen tulee auditoitu määräystä vasten ja auditoinnista saatavan todistuksen tulee olla voimassa. Valvira ylläpitää Toini-rekisteriä, joTietoja saisi tällöinkin käyttää vain siinä tarkoituksessa, jossa ne on luvansaajalle luovutettu. EU:n tietosuoja-asetus määrittelee sen, millä edellytyksillä tietoja voidaan luovuttaa EU:n ulkopuolelle.

Sosiaali- ja terveystietoja ei saa käyttää markkinointiin tai yksilöllisten kaupallisten palveluiden, kuten esimerkiksi vakuutusmaksujen määrittelemiseen.