Luvat

Myönnämme lupia sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön, koostamme luvanmukaiset aineistot tietoturvallisesti ja esikäsittelemme ne kansalaisten tietosuojasta huolehtien.

Lupiin liittyvät usein kysytyt kysymykset löydät tämän sivun lopusta.

Mihin käyttötarkoituksiin lupa voidaan myöntää?

Lupa voidaan myöntää toisiolaissa määriteltyihin tarkoituksiin, jotka on listattu alla. Yksilötasoinen aineisto toimitetaan tietoturvalliseen käyttöympäristöön analysoitavaksi, tilastotasoinen aineisto voidaan toimittaa suoraan hakijalle.

Toisiolain nojalla tietoja voidaan käyttää ilman erillistä lupaa myös tietojohtamiseen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjaukseen ja -valvontaan.

Mitä aineistoja Findatan kautta on saatavilla?

Kauttamme saatavat aineistot ovat peräisin sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjiltä. Lisäksi myönnämme lupia valmisaineistoihimme, jotka ovat esikäsiteltyjä aineistokokonaisuuksia eri teemoista.

Huomioithan, että emme voi myöntää lupia kaikkien lain piirissä olevien rekisterinpitäjien kaikkiin aineistoihin. Tarkemmat aineistorajaukset löydät toisiolaista.

Lue lisää:

• Aineistot
• Valmisaineistot
• Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (finlex.fi)

Aineistokuvaukset ja lisätiedot aineistoista

Rekisterinpitäjät tarjoavat neuvontaa koskien omia aineistojaan ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Jos tarvitset lisätietoja tietyn rekisterinpitäjän aineistoista tai aineistossa olevista muuttujista, ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjään. Tietoa toisiolain piirissä olevista aineistoista löytyy myös Aineistokatalogi.fi-palvelusta.

Voit sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa. Ilmoitathan hakemuksessasi meille silloin henkilön, jonka kanssa asiasta on sovittu.

Lue lisää:

• Linkkejä rekisterinpitäjien verkkosivuille ja aineistokuvauksiin
• Aineistokatalogi.fi

Julkiset rekisterinpitäjät voivat valtuuttaa Findatan myöntämään puolestaan toisiolaissa säädetyt luvat. Käsittelemme tällöin rekisterinpitäjän puolesta myös sellaiset tietolupa- ja muutoshakemukset, jotka koskevat vain kyseisen rekisterinpitäjän omien rekisterien tietoja. Katso listaus Findatalle siirretyistä lupatoimivalloista alta.

Julkiset sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjät jakautuvat toisiolain mukaan kahteen eri ryhmään. Alla tarkempi erittely näistä ryhmistä ja eroista toimivaltojen suhteen.

Toisiolakia ei sovelleta Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin, joten ne eivät kuulu Findatan toimivaltaan. Voit tarkistaa interventionaalisten kliinisten lääketutkimusten ja non-interventiotutkimusten määritelmät Fimean määräyksestä 8/2019. Fimea antaa neuvontaa siitä, onko tutkimus katsottava kliiniseksi lääketutkimukseksi.

• Fimean määräys 8/2019 (PDF-tiedosto, 196 kt).
• Fimean verkkosivut (fimea.fi)

Asiointipalveluun kirjautuminen

Lähetä tietopyyntöhakemus Findatan asiointipalvelussa Suomi.fi-tunnistuksen tai Haka-kirjautumisen avulla.

Kirjauduthan aina käyttäen samaa tunnistautumistapaa, jotta näet lähettämäsi hakemukset ja saamasi päätökset. Lisätietoa kirjautumisesta löydät sivulta Kirjaudu palveluihin.

Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Findatan neuvontaan: info@findata.fi

Hakemuslomakkeen valitseminen ja täyttäminen

Valitse tarvitsemasi hakemus:

• Tietolupahakemus, kun tarvitset yksilötasoista aineistoa. Tietoluvan mukaista aineistoa on mahdollista analysoida vain auditoidussa, tietoturvallisessa käyttöympäristössä.
• Tietopyyntö, kun tarvitset tilastotasoista aineistoa. Tietopyynnöllä saatava tilastoaineisto toimitetaan suoraan hakijalle.
• Muutoshakemus, kun haet muutosta voimassa olevaan tietolupaan.

Täytä hakemuslomake huolellisesti. Hakemuksessa olevat puutteet johtavat lisätietopyyntöön ja hakemuksen palauttamiseen.

Jos et tiedä mitä johonkin lomakkeen kenttään pitäisi täyttää, kysy ajoissa apua oman organisaation sisältä tai neuvonnastamme osoitteesta info@findata.fi.

Jos haluat täydentää jo lähettämääsi hakemusta, pyydä meitä palauttamaan hakemuksesi lähettämällä sähköposti osoitteeseen info@findata.fi. Kirjoita viestin otsikoksi ”Hakemuksen palautus” ja hakemuksesi diaarinumero (esim. Hakemuksen palautus THL/XXXX/14.0X.00/202X).

Katso myös:

Henkilötietojen siirto EU-/ETA-maiden ulkopuolelle

Henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on lähtökohtaisesti henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä.

Aineiston käsittelijän affiliaatio rekisterinpitäjään voi vaikuttaa asiaan. Jos henkilötietojen käsittelijä on työsuhteessa EU/ETA-alueella olevaan rekisterinpitäjään, ulkomailta tapahtuvaa käsittelyä ei voida pitää henkilötietojen siirtona ja hän voi käsitellä aineistoa myös EU/ETA-alueen ulkopuolelta.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa dataa on mahdollista siirtää Euroopan talousalueen sisällä samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä. Euroopan talousalueeseen kuuluvia ETA-maita ovat EU-maat sekä Norja, Liechtenstein, Islanti.

Mikäli tietoja halutaan siirtää tai käsitellä edellä mainittujen maiden ulkopuolella eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, siihen on oltava tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen oikeusperuste.

Oikeusperusteet on lueteltu alla. Riittää, että yhden siirtoperusteen edellytykset täyttyvät.

Katso lisätietoja tietojen siirrosta Iso-Britanniaan brexitin vuoksi tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).

Lupamaksut ja muut kustannukset

Tietolupahakemuksia, tietopyyntöjä ja muutoshakemuksia koskevista päätöksistä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Palveluidemme kokonaishinta muodostuu seuraavista tekijöistä:

1. Findatan tietolupaa, muutoslupaa tai tietopyyntöä koskeva päätösmaksu.
2. Rekisterinpitäjien kustannukset aineiston poimimisesta ja toimittamisesta, kunkin rekisterinpitäjän omien säännösten mukaisesti.
3. Findatan tuntiperusteinen maksu aineiston yhdistelystä, esikäsittelystä, pseudonymisoinnista ja/tai anonymisoinnista.

Findatan päätösmaksut ja aineistonkäsittelyn hinnat perustuvat STM:n maksuasetukseen ja ne ovat julkisoikeudellisia suoritteita, joista ei peritä arvonlisäveroa.

Toimitamme hakijalle hyväksyttäväksi Findatan arvion aineistonkäsittelyn kustannuksista sekä rekisterinpitäjiltä saadun arvion tarvittavan aineiston poiminnan enimmäiskustannuksista. Aineiston lopullinen hinta varmistuu kuitenkin vasta aineiston luovutuksen jälkeen.

Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.

Lue lisää: Hinnasto

Miten Findata käsittelee hakemukset?

1. Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin ennen hakemuksen lähettämistä
   • Rekisterinpitäjät antavat lisätietoja omista aineistoistaan.
   • Pyydä rekisterinpitäjiltä kustannusarvio ja selvitys poiminnan toteutettavuudesta.
   • Käytä poimintakuvauslomaketta (lataa Word-tiedosto, 57kt).
   • Jos haet tilastomuotoista aineistoa tietopyynnöllä, kuvaa tilaston muodostaminen taulukointisuunnitelmassa (lataa Excel-tiedosto, 19 kt).
   • Jos sovit mahdollisia erityisjärjestelyitä rekisterinpitäjän kanssa, ilmoita niistä hakemuksen Lisätiedot-osiossa.
     • Esim: Jos tutkimusryhmään kuuluva kliinikko tekee poiminnan maksutta, ilmoita kenen kanssa asiasta on sovittu ja millä ehdoilla.
2. Hakija lähettää hakemuksen Findatalle
   • Lähetä hakemus tai pyydetyt lisätiedot asiointipalvelumme kautta: asiointi.findata.fi.
   • Jos kyse on vain lisätietojen toimittamisesta, tarkennukset voi tapauskohtaisesti lähettää myös sähköpostitse.
3. Findata esitarkastaa hakemuksen ja kutsuu hakijan etätapaamiseen
   • Tarkistamme hakemukset noin viikon kuluessa niiden saapumisesta.
   • Kutsumme hakijan etätapaamiseen, jossa käsittelemme hakemuksen sisältöä ja kysymme tarvittaessa tarkentavia kysymyksiä.
   • Hakija täydentää hakemusta tarvittaessa.
4. Findata vahvistaa enimmäiskustannusarviot ja lisätiedot rekisterinpitäjiltä
   • Kun poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
   • Rekisterinpitäjillä on 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön.
   • Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
5. Findata lähettää rekisterinpitäjien poimintojen ja Findatan aineistonkäsittelyn kustannusarviot hakijalle hyväksyttäväksi
   • Kun olemme vastaanottaneet rekisterinpitäjien kustannusarviot, arvioimme aineistonkäsittelyyn menevän työajan ja sen enimmäiskustannukset.
   • Toimitamme lopullisen poimintakuvauksen ja enimmäiskustannusarviot hakijalle hyväksyttäväksi.
   • Molemmat tulee hyväksyä, jotta lupa voidaan myöntää.
   • Poimintaehtoja ei voi muuttaa hyväksymisen jälkeen. Jälkikäteen tehtävät muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
6. Findata tekee päätöksen
   • Tietoluvat ovat aina määräaikaisia.
   • Jos aineistoa tarvitsee säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen säännölliset päivitykset, ilmoita tästä hakemuksessa.

Miten Findata koostaa aineistot?

7. Findata lähettää aineistopyynnöt rekisterinpitäjille, jotka poimivat aineiston
   • Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille, joilla on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
   • Poiminta voi sisältää useita vaiheita, kuten:
     • Kohdejoukon poiminta
     • Verrokkihenkilöiden poiminta
     • Aineiston poiminta
   • Jos poiminta etenee vaiheittain, kukin vaihe voi kestää 30 arkipäivää, jolloin kokonaiskesto voi olla jopa 90 arkipäivää.
8. Findata esikäsittelee aineiston
   • Tarkistamme, koostamme ja pseudonymisoimme aineistot tai muodostamme tietopyynnön mukaisen tilaston.
9. Findata luovuttaa aineiston luvansaajalle
   • Toimitamme valmiin aineiston sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön CSV-muodossa.
   • Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto.
   • Aineisto voidaan toimittaa muihin käyttöympäristöihin, jos se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
   • Tavoiteaika aineiston toimitukselle on 60 arkipäivää päätöksestä.
     • Aikataulu voi venyä, jos kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta tehdään useassa vaiheessa, rekisterinpitäjien toimitukset viivästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
10. Luvansaaja tarkistaa aineiston
    • Luvansaajalla on kolme kuukautta aikaa tarkistaa aineisto ja ilmoittaa mahdollisista huomautuksista.
    • Tarkista aineisto huolellisesti mahdollisimman pian, sillä virheet voivat kertautua:
      • Esimerkiksi, jos kohdejoukko on muodostettu väärin, muut rekisterinpitäjät voivat joutua tekemään omat poimintansa uudelleen.
    • Jos huomaat puutteita tai virheitä:
      • Lähetä viesti osoitteeseen data@findata.fi
      • Kuvaa viestissä mahdollisimman tarkasti, miten aineistosi poikkeaa poimintakuvauksessa kuvatusta aineistosta.
11. Findatan aineistojen säilytys ja poistaminen
    • Poistamme aineiston järjestelmistämme neljän kuukauden kuluttua luovutuksesta.
    • Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, jotta aineisto voidaan tarvittaessa tuottaa uudelleen.
    • Tietoluvat ovat aina määräaikaisia.
      • Jos aineistoa tarvitsee säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen säännölliset päivitykset, ilmoita tästä hakemuksessa.

Poimintavirheitä koskevan yhteistyöpöytäkirjan allekirjoittaneet rekisterinpitäjät

Findata ja kymmenen rekisterinpitäjää ovat sopineet yhteistyöpöytäkirjalla mallista, jossa poimintavirheistä johtuvan lisätyön kustannuksista ei veloiteta.

Yhteistyöpöytäkirjan ovat allekirjoittaneet seuraavat rekisterinpitäjät:

• Aluehallintovirastot
• Digi- ja väestötietovirasto
• Eläketurvakeskus
• Findata
• HUS
• Kela
• Keski-Uudenmaan hyvinvointialue Keusote
• Pirkanmaan hyvinvointialue Pirha
• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
• Tilastokeskus
• Valvira
• Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha

Lue lisää kokeilusta, johon yhteistyöpöytäkirja perustuu: Findata ja rekisterinpitäjät jakavat vastuuta uusintapoimintojen kustannuksissa

Missä aineistoja voi analysoida?

Eri luvilla saatuja aineistoja koskevat erilaiset ehdot siitä, missä niitä on lupa käyttää ja analysoida.

Tietopyyntö | Aggregoitu tilastoaineisto

• Tilastoaineistoa voi analysoida vapaasti tiedonhyödyntämissuunnitelman mukaisesti.
• Tilastoaineisto lähetetään asiakkaalle ensisijaisesti siirtopalvelu Tunnelin välityksellä.
• Tilaa tarvittaessa Tunneli-tunnukset Findatan asiointipalvelusta: asiointi.findata.fi
• Lue lisää: Aineistojen siirtäminen

Tietolupa | Yksilötasoinen aineisto

• Yksilötasoista aineistoa voi analysoida vain tietoturvallisissa ympäristöissä.
• Aineistot luovutetaan pääsääntöisesti aina Findatan tietoturvalliseen käyttöympäristöön Kapseliin.
• Toisiolaki kuitenkin mahdollistaa tietojen luovuttamisen myös muuhun käyttöympäristöön, jos se on välttämätöntä.
• Myös muulta rekisterinpitäjältä kuin Findatalta saadut aineistot luovutetaan aina toisiolaissa tarkoitettuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
• Muutosluvat ovat myös virallisesti tietolupia (tietolupien muutospäätöksiä), joten niitä koskevat pääsääntöisesti samat vaatimukset kuin tietolupia.

Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ylläpitää julkista Astori-rekisteriä sille ilmoitetuista, vaatimukset täyttävistä käyttöympäristöistä.

Lue lisää: Asiakastietolain ja toisiolain mukainen rekisteri Astori (valvira.fi).

Kliinisesti merkittävät löydökset

Toisiolain 55 § perusteella tietoluvan haltija voi ilmoittaa Findatalle kliinisesti merkittävästä löydöksestä, jonka perusteella olisi mahdollista ehkäistä tietyn potilaan terveyteen liittyvää riskiä tai parantaa merkittävästi hoidon laatua.

Findata toimittaa tiedot eteenpäin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen nimetyille asiantuntijoille, jotka arvioivat tiedon merkittävyyden ja sen pohjalta toteutettavissa olevien toimenpiteiden odotettavissa olevan hyödyn.

Jos löydöksen katsotaan olevan merkittävä ja henkilö voisi hyötyä olemassa olevasta hoidosta, THL:stä tieto luovutetaan kyseisen henkilön hoidosta vastaavalle hyvinvointialueelle.

Hyvinvointialueen työntekijä ottaa yhteyttä henkilöön, jota löydös koskee, jollei henkilö ole kieltänyt kliinisesti merkittävän löydöksen perusteella tehtävää yhteydenottoa.

55 §:n perusteella tehdyt yhteydenotot voi kieltää. Kiellon voi tehdä missä tahansa julkista terveydenhuoltoa tuottavassa toimintayksikössä tai Omakannan uudessa versiossa tahdonilmaisupalvelun kautta. Yhteydenottokieltoa ei voi tehdä Findatan, Kelan tai THL:n kautta.

Tulosten anonymiteetin varmistaminen

Henkilötietoaineistoa käsittelevän tulee tuottaa analyysitulokset anonyymissa muodossa, josta yksittäisen henkilön tietoja tai ominaisuuksia ei paljastu.

Varmistamme toisiolain mukaisesti tulosten anonymiteetin. Tämä koskee kaikkia aineistoja, joihin on myönnetty lupa toisiolain perusteella. Emme peri anonymiteetin varmistamisesta maksua.

Löydät kriteerit tulosten anonymiteetin varmistamiseen sekä esimerkkejä yleisimmistä analyysityypeistä sivulta Anonyymien tulosten tuottaminen.

Tulosten julkaiseminen

Julkaisemisella tarkoitetaan tässä yhteydessä tiedon tuomista julkisuuteen ja sen levittämistä ympäröivään yhteiskuntaan. Julkaisemiseksi katsotaan tulosten esitteleminen oman työryhmän ulkopuolelle.

Julkaiseminen voi tapahtua tieteellisessä tai muussa lehdessä, opinnäytetyössä, oppi- tai käsikirjassa, konferenssi tms. esityksessä tai abstraktissa, raportissa, selvityksessä tai jossain muodossa internetissä.

Ilmoita julkaistuista tuloksista Findatalle

Alla olevalla lomakkeella voit ilmoittaa artikkeleista ja julkaisuista, joissa on hyödynnetty Findatalta haettua aineistoa. Yksi tieteellisen tutkimuksen käyttötarkoituksen kriteereistä luvan myöntämiselle on, että tulokset julkaistaan tieteellisinä julkaisuina. Lomakkeella voi ilmoittaa myös muihin käyttötarkoituksiin haettujen aineistojen julkaisuista.

Viittausohje

Jos Findata on myöntänyt hankkeelle tietoluvan tai tehnyt tietopyyntöpäätöksen, viittaa julkaisuissa Findataan seuraavasti: ”Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata” tai ”Finnish Social and Health Data Permit Authority Findata”.

• Noudata tieteellisen julkaisusarjan kirjoitusohjeita.
• Suosittelemme, että Findataan viitataan sen lakisääteisten tehtävien mukaisesti. Tietoluvissa näitä ovat esimerkiksi pseudonymisointi ja tulosten anonymiteetin varmistaminen, tietopyynnöissä aineistojen yhdistäminen, aggregointi ja anonymisointi.
• Findataan voi viitata tekstissä, taulukoissa, kuvissa, lupaluetteloissa, kiitoksissa ja viiteluettelossa.
• Sisällytä viittauksiin mahdollisuuksien mukaan tietoluvan tai tietopyynnön diaarinumero(t).

Julkaistuja tutkimuksia Findatan luvittamasta rekisteriaineistosta

Usein kysytyt kysymykset

Varmista, mille viranomaiselle hakemus kuuluu