Myönnämme lupia sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön, koostamme luvanmukaiset aineistot tietoturvallisesti ja esikäsittelemme ne kansalaisten tietosuojasta huolehtien.
Lupiin liittyvät usein kysytyt kysymykset löydät tämän sivun lopusta.
Muista nämä, ennen kuin lähetät hakemuksen
Selvitä toimivalta
Findata vastaa hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään. Toimivaltaista viranomaista arvioitaessa tulee siis huomioida kaikki hakemukseen liittyvät toisiolain alaiset tiedot.
Käsittelemme
- Tietolupahakemuksia, kun hakemus koskee
- usean julkisen sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjän tietoja
- yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän rekisteritietoja
- Kanta-palveluihin tallennettuja asiakastietoja
- Tietopyyntöjä, kun hakemus kohdistuu toisiolain alaisen rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjien sosiaali- tai terveystietoihin
- Muutoshakemuksia, kun muutos koskee usean eri julkisen rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa
Katso hakemusapurista, mille viranomaiselle hakemus pitää lähettää: Hakemusapuri
Kuvaa ja rajaa aineisto
Määrittele haettava aineisto muuttujatasolla ja muista tietojen minimointiperiaate. Hyödynnä Aineistokatalogia ja rekisterinpitäjien neuvontapalveluja. Poimintakuvauslomake on ladattavissa osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomake.
- Mistä ja miten kohdejoukko poimitaan? Onhan rajaus riittävän tarkka?
- Poimitaanko verrokkeja/sukulaisia? Miten heidät määritellään?
- Mistä rekistereistä aineisto poimitaan?
- Mitä muuttujia poimintaan otetaan mukaan?
Muut yhdistettävät aineistot
- Onhan muut aineistot kuvattu hakemukselle?
- Onhan muiden aineistojen luvat voimassa tai lupaprosessi käynnissä?
Valitse oikea hakemustyyppi
Eri tietotarpeisiin on eri hakemustyypit, valitse:
- Tietolupahakemus, kun tarvitset yksilötasoista aineistoa
- Tietopyyntö, kun tarvitset tilastotasoista aineistoa
- Muutoshakemus, kun haet muutosta voimassa olevaan tietolupaan
Ennen hakemista
Mihin käyttötarkoituksiin lupa voidaan myöntää?
Lupa voidaan myöntää laissa määriteltyihin tarkoituksiin, jotka on listattu alla. Yksilötasoinen aineisto toimitetaan tietoturvalliseen käyttöympäristöön analysoitavaksi, tilastotasoinen aineisto voidaan toimittaa hakijalle.
Toisiolain nojalla tietoja voidaan käyttää ilman erillisiä lupia myös tietojohtamiseen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjaukseen ja -valvontaan.
Yksilötasoinen aineisto
- opetus
- tieteellinen tutkimus
- tilastointi
- viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä
Lisäksi rekisterinpitäjät voivat käyttää omia aineistojaan toisiolain nojalla tietojohtamiseen ilman erillistä tietolupaa.
Tilastotasoinen aineisto
- kehittämis- ja innovaatiotoiminta
- opetus
- tieteellinen tutkimus
- tietojohtaminen (vertailuaineisto)
- tilastointi
- sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjaus ja -valvonta sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä
Huomioithan, että toisiolakia sovelletaan lähtökohtaisesti rekisteritutkimuksiin. Rekisteritutkimus on tutkimusta, jossa käytetään hyväksi yleensä muuhun tarkoitukseen kerättyjä rekisteritietoja tai kansallisia rekistereitä. Toisiolakia ei esimerkiksi sovelleta Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin tai tutkimuslain alaisiin lääketieteellisiin tutkimuksiin.
Mihin aineistoihin lupa voidaan myöntää?
Kauttamme saatavat aineistot ovat peräisin sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjiltä, joista löydät lisää tietoa Aineistot-sivulta.
Huomioithan, että emme voi myöntää lupia kaikkien lain piirissä olevien rekisterinpitäjien kaikkiin aineistoihin. Tarkemmat aineistorajaukset löydät toisiolaista.
Katso toisiolain piiriin kuuluvat rekisterinpitäjät
- Aluehallintovirastot (AVI)
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
- Eläketurvakeskus (ETK)
- Kansaneläkelaitos Kela
- Kanta-palveluihin tallennetut tiedot
- Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
- Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntarjoajat, sekä julkiset että yksityiset
- Sosiaali- ja terveysministeriö
- Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
- Tilastokeskus
- Työterveyslaitos (TTL)
Aineistojen kuvaukset ja lisätiedot
Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Mikäli tarvitset lisätietoja tietyn rekisterinpitäjän aineistoista tai aineistossa olevista muuttujista, ota yhteyttä suoraan kyseiseen rekisterinpitäjään.
Voit myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa. Ilmoitathan hakemuksessasi meille silloin henkilön, kenen kanssa asia on sovittu.
Kansallinen Aineistokatalogi osoitteessa aineistokatalogi.fi sisältää osan toisiolain piirissä olevien aineistojen kuvauksista.
Miltä viranomaiselta lupa haetaan?
Findata vastaa tietolupa- ja muutoshakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään. Toimivaltaista viranomaista arvioitaessa tulee siis huomioida kaikki hakemukseen liittyvät toisiolain alaiset tiedot.
Lähetä hakemus Findatalle, kun se koskee
- usean julkisen sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjän tietoja
- katso poikkeukset Aineistot-sivulta kohdasta Siirtyneet lupatoimivallat
- yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän rekisteritietoja, tai
- Kanta-palveluihin tallennettuja asiakastietoja.
Tietopyynnön mukaista tilastotasoista, aggregoitua aineistoa on mahdollista saada lain mukaan vain Findatan kautta.
Tämän sivun lopusta löydät hakemusapurin. Sen avulla voit tarkistaa, mille viranomaiselle tietolupa- tai muutoshakemus pitää lähettää.
Toisiolakia ei sovelleta Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin, joten ne eivät kuulu Findatan toimivaltaan. Interventionaalisten kliinisten lääketutkimusten ja non-interventiotutkimusten määritelmät ovat tarkistettavissa esimerkiksi Fimean määräyksestä 8/2019. Tarvittaessa Fimea antaa neuvontaa siitä, onko tutkimus katsottava kliiniseksi lääketutkimukseksi.
Voit lukea lisää tietolupakäsittelyyn liittyvästä toimivallasta toisiolain 44 §:stä (laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käyttämisestä 2019/552).
Julkiset sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjät jakautuvat toisiolain mukaan kahteen eri ryhmään. Alla tarkempi erittely näistä ryhmistä ja eroista toimivaltojen suhteen.
Julkiset rekisterinpitäjät: Ryhmä 1
- Aluehallintovirastot (AVI)
- Kansaneläkelaitos Kela
- Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
- Sosiaali- ja terveydenhuollon julkiset palvelunjärjestäjät
- Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)
- Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
- Työterveyslaitos (TTL)
Vastaamme tietoluvista ja muutosluvista, kun hakemus koskee vähintään kahden tämän ryhmän rekisterinpitäjän tietoja.
Näin siitäkin huolimatta, että toisella toimijalla voitaisiin ajatella olevan aineistoa jo ”omasta takaa” tai ”omaa” aineistoa. Jos esimerkiksi sairaanhoitopiiri tarvitsee tutkimukseensa omien aineistojen lisäksi Kelan aineistoja, hakemus koskee kahden rekisterinpitäjän aineistoja. Tällöin Findata on toimivaltainen viranomainen.
Jos hakemuksessa tai tiedonhyödyntämissuunnitelmassa mainitaan haettavien tietojen lisäksi muita, haettaviin tietoihin yhdistettäviä toisiolain alaisia tietoja, hakemuksen katsotaan koskevan myös näitä yhdistettäviä tietoja.
Julkiset rekisterinpitäjät: Ryhmä 2
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV): Henkilön perustiedot (esimerkiksi syntymäaika, kuolinpäivä, henkilötunnus), perhesuhteet, asuinpaikkatiedot sekä rakennustiedot. Jos tarvitaan muita tietoja, DVV vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
- Eläketurvakeskus (ETK): Henkilöiden työ- ja ansiotiedot, myönnetyt etuudet ja niiden perusteet sisältäen työkyvyttömyyseläkkeitä koskevat diagnoosit. Jos tarvitaan muita tietoja, ETK vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
- Tilastokeskus: Tiedot kuolemansyyn selvittämiseksi. Jos tarvitaan muita tietoja, Tilastokeskus vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
Vastaamme ETK:n ja DVV:n yllä mainittuihin tietoihin kohdistuvista tietoluvista ja muutosluvista, jos tietoja yhdistetään
- yhden tai usean Ryhmä 1:n kuuluvan julkisen rekisterinpitäjän tietoihin
- yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän tietoihin, tai
- Kanta-palveluihin tallennettuihin tietoihin.
Tilastokeskuksen kuolemansyytietojen osalta Tilastokeskus käsittelee hakemuksen, jos hakemus koskee
- vain Tilastokeskuksen kuolemansyytietoja ja
- vain yhden toisiolain 6 §:n 1–8 kohdassa tarkoitetun rekisterinpitäjän tietoja.
Jos hakemus taas koskee useamman rekisterinpitäjän tietoja, Findata käsittelee hakemuksen. Esim. jos hakemus koskee (eli ao. käyttötarkoituksessa on tarkoitus käsitellä) vähintään yhden 6 §:n 1–8 kohdassa tarkoitetun rekisterinpitäjän tietoja, ETK:n ja/tai DVV:n tietoja, ja
Tilastokeskuksen tietoja, hakemus osoitetaan Findatalle.
Hakeminen
Asiointipalveluun kirjautuminen
Kaikki hakemukset Findatalle tehdään asiointipalvelussa verkkolomakkeella, jonne pääset osoitteesta asiointi.findata.fi. Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen tai Haka-kirjautumisen avulla.
Kirjauduthan aina käyttäen samaa tunnistautumistapaa, jotta näet lähettämäsi hakemukset ja saamasi päätökset.
Ongelmatilanteissa ota yhteys Findatan neuvontapalveluun: info@findata.fi
Lisätietoa kirjautumisesta löydät sivulta Kirjaudu palveluihin.
Huoltokatkot
- Findatan järjestelmissä on kuukausittainen huoltokatko kuukauden toisen tiistain jälkeisen viikon torstaina klo 4–12 välillä. Ajoitus juontuu Microsoftin Windows-päivityksistä, jotka tapahtuvat aina kuukauden toisena tiistaina.
- Palveluissa saattaa tänä aikana ilmetä häiriöitä, mutta ne korjaantuvat huoltokatkon jälkeen.
- Huoltokatkojen päivämäärät vuonna 2023:
- 23.2.2023
- 3.–6.3.2023 ylimääräinen käyttökatko
- 23.3.2023
- 20.4.2023
- 25.5.2023 (helatorstain takia huoltokatko siirtyy viikolla eteenpäin)
- 22.6.2023
- 20.7.2023
- 17.8.2023
- 21.9.2023
- 19.10.2023
- 23.11.2023
- 21.12.2023
Häiriöt
- Tällä hetkellä järjestelmä kirjaa hakijan ulos automaattisesti tietyn aikarajan jälkeen, eikä lomake tallennu automaattisesti. Suosittelemme tallentamaan keskeneräisen hakemuksen noin 15 minuutin väliajoin.
- Internet Explorer -selaimella saattaa esiintyä häiriöitä kirjautumisessa ja käytössä. Suosittelemme muiden selainten käyttämistä.
Rajoitukset
- Tällä hetkellä tunnistautuminen ja siten tietoluvan hakeminen / tietopyynnön tekeminen on mahdollista henkilöille, joilla on Suomen väestötietojärjestelmään kirjattu henkilötunnus. Jos sinulla ei ole Suomen väestötietojärjestelmään kirjattua henkilötunnusta, pyydä tunnistautumislomake info@findata.fi-osoitteesta.
- Tietolupahakemus-, muutoslupahakemus- ja tietopyyntöhakemuslomakkeita on päivitetty useita kertoja. Valitettavasti hakemuslomakkeiden vanhoilla versiolla tehtyjä hakemuksia ei voi suoraan kopioida uudeksi hakemukseksi. Pyydämme täyttämään uuden hakemuslomakkeen.
Hakemuslomakkeen valitseminen ja täyttäminen
Eri tietotarpeisiin on eri hakemuslomakkeet, valitse:
- Tietolupahakemus, kun tarvitset yksilötasoista aineistoa. Tietoluvan mukaista aineistoa on mahdollista analysoida vain auditoidussa, tietoturvallisessa käyttöympäristössä.
- Tietopyyntö, kun tarvitset tilastotasoista aineistoa. Tietopyynnöllä saatava tilastoaineisto toimitetaan hakijalle itselleen.
- Muutoshakemus, kun haet muutosta voimassa olevaan tietolupaan/-lupiin. Löydät tietoa siitä, mitä muutoksia muutoshakemuksella on mahdollista hakea sivulta Muutosluvat.
Täytä hakemuslomake huolellisesti. Hakemuksessa olevat puutteet johtavat lisätietopyyntöön ja hakemuksen palauttamiseen.
Löydät yksityiskohtaiset ohjeet eri hakemuslomakkeiden täyttämiseen erityyppisten lupien alasivuilta:
Jos et tiedä mitä johonkin lomakkeen kenttään pitäisi täyttää, kysy ajoissa apua oman organisaation sisältä tai neuvonnastamme:
Miten voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä?
Hakemuksen käsittelyaikaan vaikuttaa hakemuksen sisältö – erityisesti poimintakuvauksen tarkkuus, mutta myös hakemusten jonotilanne Findatassa sekä rekisterinpitäjien vastausajat.
Mikäli hakemuksen täyttämisessä on epäselvyyksiä, ole tarvittaessa yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin ja Findatan neuvontaan käsittelyn nopeuttamiseksi.
Näin voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä:
- Tarkista, onko Findata toimivaltainen viranomainen myöntämään luvan tarvitsemaasi aineistoon. Käytä sivuiltamme löytyvää hakemusapuria hyödyksi. Poikkeuksen Findatan yhden luukun palveluun tekevät Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Eläketurvakeskus (ETK) ja Tilastokeskus. Mikäli tietoja tarvitaan vain edellä mainituilta rekisterinpitäjiltä, yhdeltä tai usealta, ne vastaavat itse hakemusten käsittelystä ja lupapäätöksistä. Jos et tiedä minne hakemus tulisi lähettää, ole yhteydessä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä: info@findata.fi.
- Ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin, mikäli tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista. Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Voit myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa. Ilmoitathan hakemuksessasi meille silloin henkilön, kenen kanssa asia on sovittu. Löydät kysytyimpien rekisterinpitäjien yhteystietoja Aineistot-sivulta. Voit myös ottaa yhteyttä neuvontaamme tai hyödyntää Aineistokatalogia.
- Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkkaan ennen hakemuksen lähettämistä. Jos tutkimusaineiston poiminta sisältää monta vaihetta, kuvaa myös poimintajärjestys. Käytä poimintojen määrittelyssä Word-muotoista pohjaa, jonka voit ladata osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomake Puutteelliset määrittelyt voivat johtaa hakemuksen palauttamiseen.
- Huolehdi poimintojen ja haettavan aineiston rajauksesta. Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot on mahdollista luovuttaa. Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu.
- Täytä hakemus huolellisesti. Kiinnitä huomiota myös perustietoihin kuten luvanhakijaan, luovutettavan aineiston rekisterinpitäjään, laskutustietoihin ja mahdollisesti yhdistettäviin muihin aineistoihin.
Jos haluat täydentää jo lähettämääsi hakemusta, pyydä meitä palauttamaan hakemuksesi lähettämällä sähköposti osoitteeseen info@findata.fi. Kirjoita viestin otsikoksi Hakemuksen palautus ja hakemuksesi diaarinumero (esim. Hakemuksen palautus THL/XXXX/14.0X.00/202X).
Vinkkejä tekstiaineistojen poiminnan määrittelyyn
- Harkitse, onko tekstiaineisto välttämätön tutkimuksen suorittamiselle. Rakenteettoman tiedon tarpeelle tulee aina olla perustelut. Monesti vastaavanlaista tietoa voidaan poimia rakenteisessa muodossa. Peitämme tekstiaineistoista suorat tunnisteet, mikä vaikuttaa aineistojen käytettävyyteen. Tekstiaineistojen käsittely vie aikaa ja kasvattaa kustannuksia huomattavasti.
- Pyydä rekisterinpitäjältä näkemystä sopiviin hakusanoihin. Rekisterinpitäjä on paras arvioimaan, millä hakusanoilla saadaan parhaiten kattava tulos, joka ei sisällä ylimääräistä tietoa.
- Esim. hakusana *paine* tuottaa kaikki painetta koskevat merkinnät, kuten verenpaine, silmänpaine ym. Jos tutkimuksen kiinnostuksen kohde on verenpaine, poimittava tekstiaineisto sisältää huomattavasti tarpeetonta tietoa.
- Määrittele poimittavan tekstipätkän pituus muuttujakohtaisesti. Tekstipätkän tulisi olla mahdollisimman lyhyt. Pyydä rekisterinpitäjältä näkemystä poimittavan tekstin pituudesta.
- Esim. hakusana +/- 50 merkkiä.
- Huolehdi poiminnan rajauksesta. Jos poiminta voidaan rajata tietyn osaston tai hoitoalan tietoihin koko sairaanhoitopiirin tietokannan sijasta, ovat poimittavan tekstin määrä ja käsittelykustannukset huomattavasti pienemmät.
Tietoa henkilötietojen siirrosta EU-/ETA-maiden ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa dataa on mahdollista siirtää Euroopan talousalueen sisällä samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä. Euroopan talousalueeseen kuuluvia ETA-maita ovat EU-maat sekä Norja, Liechtenstein, Islanti.
Mikäli tietoja halutaan siirtää tai käsitellä edellä mainittujen maiden ulkopuolella eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, siihen on oltava tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen oikeusperuste.
Oikeusperusteet on lueteltu alla. Riittää, että yhden siirtoperusteen edellytykset täyttyvät.
45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä
- Ajantasainen lista maista, joiden tietosuoja on arvioitu Euroopan komission päätöksellä riittäväksi: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_fi (aukeaa uuteen ikkunaan)
- Mikäli siirron edellytykset täyttyvät tällä perusteella, muuta toimenpidettä ei tarvita ja huomioimme tämän perusteen tietolupapäätöksessä siirtoon oikeuttavana seikkana. Tämä ns. turvallisen maan peruste on ensisijainen siirtoperuste.
- Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/siirto-tietosuojan-riittavyytta-koskevan-paatoksen-perusteella (aukeaa uuteen ikkunaan).
46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet
- Vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) ovat Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joita voi hyödyntää joko kahden rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisissä sopimuksissa.
- Tarkista vakiolausekkeet tietosuojavaltuutetun sivuilta: https://tietosuoja.fi/komission-hyvaksymat-vakiolausekkeet (aukeaa uuteen ikkunaan).
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Annamme aineistot käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut Findatalle allekirjoitetut vakiolausekkeet tiedoksi. Vakiolausekkeiden käyttö edellyttää myös lisätarkastelua tietosuojan riittävyydestä. Huomaa, että vakiolausekkeisiin ei saa tehdä omia muutoksia tai täydennyksiä, vaan ne on hyväksyttävä sellaisenaan.
47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt
- Yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules, BCR) tarkoittavat yhteisiä sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin tai yhteistä taloudellista toimintaa harjoittavien yritysten sisällä.
- Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/yritysta-koskevat-sitovat-saannot (aukeaa uuteen ikkunaan)
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Annamme aineistot käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä vasta sitten, kun hakija/luvansaaja on toimittanut Findatalle tiedoksi kyseessä olevat käytännesäännöt ja sen, että ne on asianmukaisesti hyväksytty jonkin EU-jäsenvaltion tietosuojavaltuutetun toimesta.
49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet
49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä. Tätä siirtoperustetta voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa.
- Lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/erityistilanteita-koskevat-poikkeukset (aukeaa uuteen ikkunaan)
- Tätä oikeusperustetta hyödynnettäessä luvanmukaisten aineistojen rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän on kuvattava siirtoon liittyvä arviointi ja asianmukaiset suojatoimet selosteeseen käsittelytoimista: https://tietosuoja.fi/seloste-kasittelytoimista (aukeaa uuteen ikkunaan)
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä.
Lisätietoja tietojen siirrosta Iso-Britanniaan brexitin vuoksi tietosuojavaltuutetun sivuilla: https://tietosuoja.fi/brexit (aukeaa uuteen ikkunaan).
Lupamaksut ja muut kustannukset
Tietolupahakemuksia, tietopyyntöjä ja muutoshakemuksia koskevista päätöksistä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Palveluidemme hinta muodostuu päätöstä koskevasta maksusta sekä tuntiperusteisesta maksusta, joka määräytyy aineiston yhdistämiseen ja käsittelyyn käytetystä työajasta.
Findatan maksujen lisäksi lopulliseen hintaan vaikuttavat rekisterinpitäjien omiin säännöksiin perustuvat maksut pyydettyjen aineistojen poiminnasta ja toimittamisesta.
Hakemuskäsittelyn yhteydessä pyydämme rekisterinpitäjiltä enimmäiskustannusarvion tarvittavan aineiston poiminnasta. Annamme enimmäiskustannusarvion myös Findatan aineistonkäsittelyn kustannuksista.
Välitämme arviot hakijalle ennen lupapäätöksen tekemistä. Aineiston lopullinen hinta varmistuu vasta aineiston luovutuksen jälkeen. Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.
Katso tarkemmat tiedot Hinnasto-sivulta.
Hakemisen jälkeen
Miten hakemuksen käsittely etenee?
Hakemuskäsittelyn voi jakaa viiteen eri vaiheeseen, joita mahdollisesti edeltää hakijan oma-aloitteinen yhteydenotto rekisterinpitäjien suuntaan. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, mikäli tarvitsee lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen muodostamiseen. Suosittelemme hyödyntämään poimintakuvauslomaketta, jonka voi ladata osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomake
- Hakija voi myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjien kanssa. Jos rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kanssa on esimerkiksi sovittu, että tutkimusryhmään kuuluva kliinikko poimii aineiston ilmaiseksi, hakemuksen Lisätiedot-osiossa tulee ilmoittaa kenen kanssa asia on sovittu ja miten.
- Hakija toimittaa Findatalle hakemuksen tai pyydetyt lisätiedot sähköisessä hakemusjärjestelmässä osoitteessa https://asiointi.findata.fi.
- Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen tarkennukset voi toimittaa myös sähköpostitse.
- Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
- Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen täydennettäväksi tai esitämme hakijalle lisäselvityspyynnön.
- Tietolupahakemukset käydään läpi noin viikon sisällä niiden saapumisesta ja jaotellaan käsittelykelpoisiin ja täydennystä vaativiin hakemuksiin. Lisätietoa sivulla Tietoluvat.
- Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
- Pyynnön tarkoituksena on varmistaa pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
- Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
- Tässä vaiheessa selvitämme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu meidän omista aineistonkäsittelykustannuksista.
- Kun kaikki kustannusarviot on saatu, hakijalle esitetään lopullinen poimintakuvaus ja enimmäiskustannusarvio hyväksyttäväksi.
- Hakijan on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
- Huomioithan, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
- Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.
- Huomioithan, että tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Miten haettujen aineistojen koostaminen etenee?
Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, aineiston koostamisessa ja esikäsittelyssä on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta. Koska kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa, nämä kolme vaihetta voivat kestää yhteensä 3 x 30 = 90 arkipäivää.
- Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn. Hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, koostamme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön CSV-muodossa. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto. Aineisto voidaan luovuttaa muihin käyttöympäristöihin, mikäli se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Luvansaajalla on 30 arkipäivää aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
- Tarkista aineisto mahdollisimman pian huolellisesti. Poiminnassa sattuneet virheet voivat kertautua, jos esimerkiksi kohdejoukko on muodostettu väärin ja muut rekisterinpitäjät joutuvat toteuttamaan omat poimintansa sen takia uudestaan.
- Poistamme aineiston omista tiedoistamme 6 kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Missä aineistoja voi analysoida?
Aineistoja voi saada käyttöönsä erilaisin luvin. Eri luvilla saatuja aineistoja koskevat erilaiset ehdot siitä, missä niitä on lupa käyttää ja analysoida.
Tietopyynnöllä saatavaa aggregoitua tilastoaineistoa voi analysoida vapaasti tiedonhyödyntämissuunnitelman mukaisesti. Tilastoaineisto lähetetään asiakkaalle sähköisesti.
Tietolupien mukaisia, yksilötasoisia aineistoja voi analysoida vain tietoturvallisissa ympäristöissä. Aineistot luovutetaan pääsääntöisesti aina Findatan tietoturvalliseen käyttöympäristöön Kapseliin. Toisiolaki kuitenkin mahdollistaa tietojen luovuttamisen myös muuhun käyttöympäristöön, jos se on välttämätöntä. Myös muulta rekisterinpitäjältä kuin Findatalta saadut aineistot luovutetaan aina toisiolaissa tarkoitettuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
Lue lisää alta kohdasta: Findatan määräys asettaa ympäristöjen tietoturvavaatimukset.
Muutosluvat ovat myös virallisesti tietolupia (tietolupien muutospäätöksiä), joten niitä koskevat pääsääntöisesti samat vaatimukset kuin tietolupia. Lisätietoa sivulla Muutosluvat.
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ylläpitää julkista rekisteriä sille ilmoitetuista, vaatimukset täyttävistä käyttöympäristöistä. Sivuilla on tietoa myös rekisteriin ilmoittautumisesta ja rekisteröintimaksuista: Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri
Toisiolaki ja Findatan määräys asettaa vaatimukset ympäristöjen tietoturvalle
Olemme antaneet toisiolain mukaisen määräyksen, joka tarkentaa muiden palveluntarjoajien tietoturvallisille käyttöympäristöille asetettavat vaatimukset.
Määräys koskee sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä, ja sitä sovelletaan kaikkiin niihin toisiolaissa säädettyihin käyttötarkoituksiin, joihin tarvitaan tietolupa. Näitä käyttötarkoituksia ovat tieteellinen tutkimus, tilastointi, opetusaineiston valmistelu sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä.
Määräyksen mukaan tietoja voidaan luovuttaa käsiteltäväksi muussa kuin Findatan tietoturvallisessa Kapseli-käyttöympäristössä vain, jos käyttöympäristö on määräyksen vaatimusten mukainen. Lisäksi käyttöympäristön on oltava tietoturvallisuuden arviointilaitoksen arvioima ja arvioinnista tulee olla todistus. Nämä vaatimukset ovat tulleet voimaan 1.5.2022.
Vaatimusten voimaantulo ei vaikuta voimassa oleviin lupiin. Jos aineistoja käsitellään aiemmin myönnetyn, voimassa olevan luvan perusteella, aineistojen käsittely voi jatkua samassa ympäristössä myös 1.5.2022 jälkeen.
Vaatimuksissa on huomioitu jo käytössä olevien ympäristöjen ratkaisut ja ne mahdollistavat teknisesti erilaisten ratkaisujen hyödyntämisen. Yksinkertaisimmillaan tietoturvallinen käyttöympäristö voi olla fyysisesti ja teknisesti suojattu tila, jossa on internetistä ja muista laitteista eristetty päätelaite tietojen analysointiin. Toisaalta myös pilvipalveluihin perustuvat tekniset ratkaisut ovat mahdollisia, kunhan palveluntarjoaja huolehtii vaatimusten mukaisesta tietoturvasta.
Lue määräyksestä lisää sivulta Käyttöympäristöjä koskeva määräys
Tulosten anonymiteetin varmistaminen
Henkilötietoaineistoa käsittelevän tulee tuottaa analyysitulokset anonyymissa muodossa, josta yksittäisen henkilön tietoja tai ominaisuuksia ei paljastu.
Varmistamme toisiolain mukaisesti tulosten anonymiteetin. Tämä koskee kaikkia aineistoja, joihin on myönnetty lupa toisiolain perusteella. Emme peri anonymiteetin varmistamisesta maksua.
Löydät kriteerit tulosten anonymiteetin varmistamiseen sekä esimerkkejä yleisimmistä analyysityypeistä sivulta Anonyymien tulosten tuottaminen.
Tulosten julkaiseminen Kapselista
Aineistojen käsittely tapahtuu Kapseli-käyttöympäristössä ja vain valmiit analyysitulokset tuodaan järjestelmän ulkopuolelle. Käyttäjä tuottaa tulokset anonyymissa muodossa ja Findata varmistaa toisiolain mukaisesti tulosten anonymiteetin.
- Tarkista julkaistavaksi tarkoitettujen tulosten anonymiteetti ohjeen avulla. Ohje löytyy sivulta Anonyymien tulosten tuottaminen
- Siirrä tulokset ja yhteenvetolomake Findatalle Kapseli-käyttöympäristön Output-aseman kautta.
- Täytä ja liitä mukaan yhteenvetolomake (Pyyntö varmistaa tulosten anonymiteetti) Yhteenvetolomake löytyy Kapselin D-asemalta zip-tiedostosta Käyttöohjeet_User_guide_04042022.zip.
- Pakkaa tulokset ja yhteenvetolomake zip-kansioon ja nimeä se seuraavasti: Tulokset_tietoluvan_diaari_käyttöympäristön_tunniste_siirtopäivämäärä (anna päivämäärä muodossa ppkkvvvv, esim. Tulokset_THL_1234_14.02.00_2020_a01_15032022).
- Luo Output-asemalle tyhjä tekstitiedosto, jonka nimi on ZZZ_READY.txt. Näin zip-kansio siirtyy automaattisesti Findatalle. Jotta siirto onnistuu, tarkista huolellisesti, että ZZZ_READY-tiedosto on nimetty oikein. Siirrot tapahtuvat tasatunnein ja 30 minuutin välein. Siirron jälkeen tiedostot poistuvat automaattisesti Output-asemalta.
- Voit halutessasi lähettää tiedon siirrosta Findatalle (data@findata.fi). Olemme yhteydessä, jos siirto ei ole tullut perille (onnistuneesta siirrosta ei tule kuittausta).
- Findata tarkastaa pyynnöt viiden arkipäivän sisällä ja toimittaa tulokset siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä käyttäjälle. Käyttäjään ollaan yhteydessä, jos tarvitaan lisätietoja.
- Jos tulostiedostot ovat erittäin laajoja, varmistamisessa voi mennä kauemminkin kuin viisi arkipäivää.
Tulosten julkaiseminen muista käyttöympäristöistä
Jos käsittelet aineistoja muussa tietoturvallisessa käyttöympäristössä kuin Findatan Kapselissa ja olet valmis julkaisemaan tuloksia, toimi alla olevien ohjeiden mukaisesti.
- Lataa yhteenvetolomake ja täytä pyydetyt tiedot
- Yhteenvetolomake – tulosten anonymiteetin varmistus (Word-tiedosto, 40 kt)
- Lomake englanniksi: Summary form – verifying anonymity of results (Word file, 41 kB)
- Pakkaa tulokset ja yhteenvetolomake zip-kansioon ja nimeä se seuraavasti:
- Tulokset_tietoluvan_diaari_käyttöympäristön_tunniste_siirtopäivämäärä (anna päivämäärä muodossa ppkkvvvv, esim. Tulokset_THL_1234_14.02.00_2020_a01_15032022)
- Tulokset voi toimittaa Findataan kahdella tavalla:
- Jos sinulla on olemassa oleva Nextcloud-tunnus, toimita tulokset Nextcloudin välityksellä
- Muussa tapauksessa, toimita tulokset turvasähköpostilla
HUOM! Älä lähetä tulostiedostoja Findatalle tavallisen sähköpostin liitetiedostona.
- Ota yhteys Findataan osoitteeseen data@findata.fi.
- Kirjoita viestin otsikoksi: Tulosten anonymiteetin varmistus
- Ilmoita viestissä, toimitatko tuloksia Nextcloudin välityksellä vai turvasähköpostilla.
- Jos toimitat tuloksia Nextcloudin välityksellä, kirjoita viestiin tietoluvan diaarinumero ja Nextcloud-tunnuksesi. Saat Findatalta kansion nimen, johon voit toimittaa tulokset ja yhteenvetolomakkeen sisältävän zip-kansion.
- Jos toimitat tuloksia turvasähköpostilla, saat Findatalta turvasähköpostin, johon vastaamalla voit toimittaa tulokset ja yhteenvetolomakkeen sisältävän zip-kansion.
- Jos tulosten anonymiteetin osalta on huomautettavaa, olemme yhteydessä seitsemän arkipäivän sisällä tulosten toimittamisesta.
- Jos et kuule meistä seitsemän arkipäivän sisällä tulosten toimituksesta, voit edetä tulosten julkaisun osalta.
Usein kysytyt kysymykset
Miten Findatan lupakäsittely toimii? Miten rekisterinpitäjä liittyy siihen?
Tietoa lupakäsittelyn eri vaiheista ja rekisterinpitäjien roolista löydät Luvat-sivultamme.
Miten haen tietoja Findatalta?
Ohjeet tietojen hakemiseen löydät Luvat-sivultamme. Vastaamme tietolupa- ja muutoshakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään.
Kuinka pian saan haetut tiedot käyttööni?
Haettujen tietojen toimitusnopeuteen vaikuttaa moni asia. Hakemusten käsittelyssä on tällä hetkellä ruuhkaa, joten hakemus on jonossa ennen kuin se otetaan varsinaiseen käsittelyyn. Hakemuskäsittely kestää noin 1–3 kuukautta, jonka jälkeen rekisterinpitäjillä on 30 arkipäivää toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta. Koska kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa, nämä kolme vaihetta voivat kestää yhteensä 3 x 30 = 90 arkipäivää.
Lue lisää kohdasta Miten hakemuksen käsittely etenee
Milloin haen tietoja Findatalta?
Findata vastaa hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään. Toimivaltaista viranomaista arvioitaessa tulee siis huomioida kaikki hakemukseen liittyvät toisiolain alaiset tiedot.
Voit tarkistaa hakemusapuristamme, mille viranomaiselle hakemus tulee lähettää.
Voiko tutkija asentaa tietoturvalliseen käyttöympäristöön ohjelmistoja?
Findatan Kapseli-käyttöympäristöön on mahdollista tuoda omia ohjelmistoja Findatan kautta. Ohjelmistoon on löydyttävä virallinen lisenssi ja asennusohje, ja ennen asennusta ohjelmiston tietoturvallisuus ja yhteensopivuus käyttöympäristön kanssa arvioidaan. Asennuksen suorittaa käyttöympäristön ylläpitäjä ja asennuksesta peritään maksu työmääräpohjaisesti.
Muiden palveluntarjoajien tietoturvallisten käyttöympäristöjen ohjelmistoista vastaavat kyseiset palveluntarjoajat.
Mikä on tutkimus- tai tiedonhyödyntämissuunnitelma?
Tiedonhyödyntämissuunnitelmalla tarkoitetaan toisiolaissa tutkimussuunnitelmaa, hankesuunnitelmaa ja vastaavaa suunnitelmaa, josta ilmenevät lupahakemuksessa tarkoitettujen tietojen käyttötarkoitus, niiden rekisterinpitäjä ja käsittelijät, käsittelyn oikeudellinen peruste sekä tietojen käsittelyn tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät olennaiset seikat kattaen koko tietojen elinkaaren mukaan lukien tietojen säilytys sekä hävittäminen tai arkistointi.
Tiedonhyödyntämissuunnitelman olennaiset seikat on huomioitu Findatan hakemuslomakkeissa.
Tieteellisen tutkimuksen yleisiä kriteerejä ovat esimerkiksi seuraavat:
- tutkimus perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
- tutkimuksella on tutkimuksesta vastaava henkilö tai vastuuryhmä
- tutkimus osallistuu tieteelliseen keskusteluun eli tulokset on määrä julkaista tieteellisten periaatteiden mukaisesti esim. tiedelehdissä tai opinnäytteenä
- tutkimus tuottaa uutta tietoa tai edistää kansanterveyttä tai -hyvinvointia
- tutkimuksella on asianomaisen organisaation myöntämä tutkimuslupa, jos sellainen organisaatiossa edellytetään
- lääketieteellisellä tutkimuksella on eettisen toimikunnan myönteinen lausunto
Tieteellisen tutkimuksen asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan kuuluu esim. taustoitus, tutkimuksella tavoiteltavan tiedontarpeen määrittely, tavoitteiden ja kysymysten asettaminen, tarvittavan aineiston ja menetelmän kuvaus sekä eettisten näkökulmien huomiointi.
Miten voin varmistaa, että hakemukseni sisältö pysyy salassa?
Findataan saapuneet hakemukset ovat salassa pidettäviä, ja Findatan tekemät päätökset ovat julkisia. Jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen oikeus saada tietoa hakemuksen sisällöstä, Findata voi tapauskohtaisesti antaa rekisterinpitäjälle tietoa poimittavista tiedoista ja kohdejoukon muodostamisesta.
Voinko hakea tietoja Findatalta opinnäytetyöhön?
Voit hakea Findatalta tietoja opinnäytetyöhön, jos olet tekemässä vähintään ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetyötä. Jos kyseessä on opinnäytetyö, nimeä hakemuksessa oppilaitos, suoritettava tutkinto, opinnäytetyön tekijä ja opinnäytetyön ohjaaja.
Opinnäytetöiden lupamaksut ovat alennettuja. Alennettu opinnäytetyön lupamaksu koskee tilanteita, jossa tuotetaan yksi opinnäytetyö. Jos hankkeessa tuotetaan useita opinnäytetöitä tai muita opinnäytetyöhön liittymättömiä tuotoksia, peritään normaalin tai laajan tietoluvan hinta. Tarkemmat tiedot Hinnasto-sivulla.
Miten voin täydentää lähettämääni hakemusta?
Lähetettyä hakemusta ei valitettavasti voi enää muokata lähettämisen jälkeen omatoimisesti.
Mikäli haluat täydentää lähetettyä hakemusta, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@findata.fi ja ilmoita hakemuksen tunnus (esim. 2022/53). Palautamme hakemuksen sinulle täydentämistä varten.
Miksi saamani päätös ei näy asiointipalvelussa?
Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.
Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.
Jos et edelleenkään näe hakemuksia tai saatuja päätöksiä palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan:
Miksi lähetetty hakemus ei näy asiointipalvelussa?
Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.
Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.
Jos lähettämäsi hakemus ei edelleenkään näy palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan:
Paljonko rekisterinpitäjien poimintamaksut keskimäärin ovat?
Rekisterinpitäjien poimintakustannuksia kannattaa tiedustella suoraan rekisterinpitäjiltä hyödyntäen poimintakuvauslomaketta, jonka voit ladata tästä: findata.fi/poimintakuvauslomake.
Löydät poimintojen enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita.
Paljonko Findatan aineistonkäsittelyn kustannukset keskimäärin ovat?
Löydät aineistonkäsittelyn enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita. Tietoja päivitetään neljännesvuosittain.
Miten aineiston käsittely etenee?
Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, myös aineistonkäsittelyprosessissa on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta.
- Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn. Hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, yhdistämme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto. Aineisto voidaan luovuttaa muihin käyttöympäristöihin, mikäli se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Luvansaajalla on 30 arkipäivää aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
- Tarkista aineisto mahdollisimman pian huolellisesti. Poiminnassa sattuneet virheet voivat kertautua, jos esimerkiksi kohdejoukko on muodostettu väärin ja muut rekisterinpitäjät joutuvat toteuttamaan omat poimintansa sen takia uudestaan.
- Poistamme aineiston omista tiedoistamme 3 kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Miten hakemuskäsittely etenee?
Hakemuskäsittelyprosessin voi jakaa viiteen eri vaiheeseen, joita mahdollisesti edeltää hakijan oma-aloitteinen yhteydenotto rekisterinpitäjien suuntaan. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, mikäli tarvitsee lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen muodostamiseen.
- Hakija voi myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjien kanssa. Jos rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kanssa on esimerkiksi sovittu, että tutkimusryhmään kuuluva kliinikko poimii aineiston ilmaiseksi, hakemuksen Lisätiedot-osiossa tulee ilmoittaa kenen kanssa asia on sovittu ja miten.
- Hakija toimittaa Findatalle hakemuksen tai pyydetyt lisätiedot asiointipalvelussa osoitteessa asiointi.findata.fi
- Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen tarkennukset voi toimittaa myös sähköpostitse.
- Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
- Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen täydennettäväksi tai esitämme hakijalle lisäselvityspyynnön.
- Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
- Pyynnön tarkoituksena on selvittää pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
- Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
- Tässä vaiheessa selvitämme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu meidän omista aineistonkäsittelykustannuksista.
- Kun kaikki kustannusarviot on saatu, hakijalle esitetään lopullinen poimintakuvaus ja enimmäiskustannusarvio hyväksyttäväksi.
- Hakijan on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
- Huomioithan, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
- Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.
- Huomioithan, että tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Näin voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä
Muista täyttää hakemus huolellisesti. Puutteet johtavat lisätietopyyntöön ja hakemuksen palauttamiseen. Jos et tiedä mitä johonkin kenttään pitäisi täyttää, kysy apua neuvonnastamme.
- Tarkista, onko Findata toimivaltainen viranomainen myöntämään luvan tarvitsemaasi aineistoon. Käytä toimivalta-apuria hyödyksi. Poikkeuksen Findatan yhden luukun palveluun tekevät Digi- ja väestötietovirasto DVV, Eläketurvakeskus ETK ja Tilastokeskus. Mikäli tietoja tarvitaan vain edellä mainituilta rekisterinpitäjiltä (yhdeltä tai usealta), ne vastaavat itse hakemusten käsittelystä ja lupapäätöksistä. Jos et tiedä minne hakemus tulisi lähettää, ole yhteydessä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä: info@findata.fi.
- Ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin, mikäli tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista. Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Voit myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa. Ilmoitathan hakemuksessasi meille silloin henkilön, kenen kanssa asia on sovittu. Löydät kysytyimpien rekisterinpitäjien yhteystietoja Aineistot-sivulta. Voit myös ottaa yhteyttä neuvontaamme tai hyödyntää Aineistokatalogia.
- Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkkaan ennen hakemuksen lähettämistä. Käytä poimintojen määrittelyssä oheista pohjaa: [linkki]. Puutteelliset määrittelyt voivat johtaa hakemuksen palauttamiseen.
- Huolehdi poimintojen ja haettavan aineiston rajauksesta. Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot on mahdollista luovuttaa. Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu.
- Täytä hakemus huolellisesti. Kiinnitä huomiota myös perustietoihin kuten luvanhakijaan, luovutettavan aineiston rekisterinpitäjään, laskutustietoihin ja mahdollisesti yhdistettäviin muihin aineistoihin.
