Vi beviljar tillstånd för sekundär användning av social- och hälsodata, kombinerar tillståndsenliga material på ett datasäkert sätt och förbehandlar dem med hänsyn till medborgarnas dataskydd.
Tänk på dessa innan du skickar in din ansökan
Välj rätt typ av ansökan
Det finns olika typer av ansökningar för olika informationsbehov, välj:
- Ansökan om dataanvändningstillstånd när du behöver material på individnivå
- Begäran om uppgifter när du behöver statistiskt material
Ändringsansökan när du ansöker om ändring på ett gällande dataanvändningstillstånd
Beskriv och begränsa materialet
Definiera materialet som ska sökas på variabelnivån och andra principer för dataminimering. Använd Materialkatalogen och de personuppgiftsansvarigas rådgivningstjänster.
- Var och hur hämtar jag målgruppen? Är begränsningen tillräckligt specifik?
- Ska jag hämta jämförelsepersoner/släktingar? Hur definierar jag dem?
- Från vilka register hämtas materialet?
- Vilka variabler tas med i urvalet?
Övrigt material som ska samköras
- Är övrigt material beskrivet i ansökan?
- Är tillståndet för övriga material i kraft eller pågår tillståndsprocessen?
Utred behörigheten
Findata ansvarar för ansökan och tillståndsbeslutet närhelst uppgifter samlas från personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården. Den behöriga myndighetens bedömning måste därför beakta alla uppgifter som rör ansökan.
Findata beviljar i fortsättningen tillstånd för sekundär användning av social- och hälsouppgifter när
- uppgifter kombineras från flera personuppgiftsansvariga
- registeruppgifterna kommer från privata serviceanordnare inom social- och hälsovården eller
- det är frågan om uppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna.
Kontrollera i ansökningshjälpen till vilken myndighet du ska skicka ansökan: Ansökningshjälp
Före ansökan
För vilka användningsändamål kan tillstånd beviljas?
Tillstånd kan beviljas för de ändamål som anges i lagen och som anges nedan. Material på individnivå lämnas in i en datasäker användningsmiljö för analys, statistiskt material kan lämnas in till sökanden.
Med stöd av lagen om sekundär användning kan uppgifterna utan särskilda tillstånd också användas för informationsledning samt för styrning och övervakning av myndigheter inom social- och hälsovården.
Material på individnivå
- undervisning
- vetenskaplig forskning
- statistikföring
- myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter
Dessutom kan personuppgiftsansvariga med stöd av lagen om sekundär användning använda sina egna material för datahanteringen utan Findatas tillstånd.
Statistiskt material
- utvecklings- och innovationsverksamhet
- undervisning
- vetenskaplig forskning
- informationsledning (jämförelsematerial)
- statistikföring
- myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter
Observera att lagen om sekundär användning i princip tillämpas på registerundersökningar. En registerundersökning är en undersökning som utnyttjar registeruppgifter eller nationella register som i allmänhet samlats in för andra ändamål. Lagen om sekundär användning tillämpas till exempel inte på kliniska läkemedelsundersökningar som anmäls till Fimea eller medicinska undersökningar som omfattas av forskningslagen.
För vilka material kan tillstånd beviljas?
Det material du får via oss kommer från personuppgiftsansvariga inom social- och hälsovården, om vilka du hittar mer information på sidan Material.
Observera att vi inte kan bevilja tillstånd för allt material från alla personuppgiftsansvariga som omfattas av lagstiftningen. Mer information om materialbegränsningen finns i lagen om sekundär användning (finlex.fi).
Se de personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning
- Verksamhetsenheter inom social- och hälsovården
- Institutet för hälsa och välfärd (ej uppgifter som samlas in för statistiska ändamål)
- Folkpensionsanstalten (förmåner och recept)
- Uppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna
- Pensionsskyddscentralen (arbets- och inkomstuppgifter, förmåner och grunderna till dem)
- Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården Valvira
- Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea
- Arbetshälsoinstitutet (arbetsrelaterade sjukdomar och exponeringsmätningar)
- Regionförvaltningsverken (social- och hälsovårdsärenden)
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (personers basuppgifter, familjeförhållanden, bostadsorter och byggnadsuppgifter)
- Statistikcentralen (till den del uppgifter som avses i lagen om utredande om dödsorsak behövs).
Beskrivning och mer information om material
De personuppgiftsansvariga erbjuder i enlighet med lagen om sekundär användning rådgivningstjänst för sitt eget material och är de bästa experterna på detta. Om du behöver mer information om en viss personuppgiftsansvariges material eller om variabler i materialet ska du kontakta den personuppgiftsansvariga direkt.
Du kan också komma överens om att hämtningen genomförs på ett visst sätt direkt med den personuppgiftsansvariga. Meddela då i din ansökan den person som du har avtalat detta med.
Den nationella Materialkatalogen på webbsidan aineistokatalogi.fi innehåller en del av beskrivningarna av material som omfattas av lagen om sekundär användning.
Från vilken myndighet kan jag söka om tillstånd?
Findata ansvarar för ansökan och tillståndsbeslutet närhelst uppgifter samlas från personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården. Den behöriga myndighetens bedömning måste därför beakta alla uppgifter som rör ansökan.
Findata ansvarar för behandlingen av dataanvändnings- och ändringsansökan och tillståndsbeslut om ansökan gäller:
- uppgifter från flera offentliga personuppgiftsansvariga inom social- och hälsovården
- se undantag på sidan Material under Överförda tillståndsbehörigheter
- registeruppgifter för en eller flera privata social- eller hälsovårdstjänsteleverantörer, eller
- Kunduppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna.
Det är enligt lag endast möjligt att få aggregerat material på statistisknivå enligt begäran om information via Findata.
På slutet av denna sida hittar du ansökningshjälpen. Med hjälp av den kan du kontrollera till vilken myndighet ansökan om dataanvändning eller ändring ska skickas.
Lagen om sekundär användning tillämpas inte på kliniska läkemedelsundersökningar som anmäls till säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea, så de hör inte till Findatas behörighet. Definitionerna av internationella kliniska läkemedelsundersökningar och icke-interventionsundersökningar kan kontrolleras till exempel på Fimeas bestämmelse 8/2019 (fimea.fi, på finska). Vid behov ger Fimea råd om huruvida undersökningen ska betraktas som en klinisk läkemedelsundersökning.
Du kan läsa mer om behörigheten i behandlingen av dataanvändningstillstånd i lagen om sekundär användning 44 § (finlex.fi).
De offentliga personuppgiftsansvariga inom social- och hälsovården delas enligt lagen om sekundär användning in i två olika grupper. Nedan är en närmare uppdelning av grupperna och skillnaderna i behörighet.
Offentliga personuppgiftsansvariga: Grupp 1
- Regionförvaltningsverken (RFV)
- Folkpensionsanstalten (FPA)
- Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea
- Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården Valvira
- Offentliga serviceanordnare inom social- och hälsovården
- Social- och hälsovårdsministeriet
- Institutet för hälsa och välfärd (THL)
- Arbetshälsoinstitutet (TTL)
Vi ansvarar för dataanvändningstillstånd och ändringstillstånd när ansökan gäller uppgifter från minst två personuppgiftsansvariga från denna grupp.
Detta trots att en annan aktör kan anses ”äga” eller ha ”eget” material. Om till exempel sjukvårdsdistriktet för sin forskning behöver FPA:s material utöver sitt eget material gäller ansökan två personuppgiftsansvarigas material. Då är Findata den behöriga myndigheten.
Offentliga personuppgiftsansvariga: Grupp 2
- Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB): Personens basuppgifter (till exempel födelsedatum, dödsdatum, personbeteckning), familjeförhållanden, boendeuppgifter samt byggnadsuppgifter. Om du behöver ytterligare uppgifter ansvarar MDB själv för behandlingen av ansökan och beslutet om tillståndet.
- Pensionsskyddscentralen (PSC): Uppgifter om personers arbete och förtjänster, beviljade förmåner och grunder för dessa, inklusive diagnoser om invalid- och sjukpensioner. Om du behöver ytterligare uppgifter ansvarar PSC själv för behandlingen av ansökan och beslutet om tillståndet.
- Statistikcentralen: Uppgifter om fastställande av dödsorsak. Om du behöver ytterligare uppgifter ansvarar Statistikcentralen själv för behandlingen av ansökan och beslutet om tillståndet.
Vi ansvarar för de dataanvändningstillstånd och ändringstillstånd som gäller ovan nämnda uppgifter från PSC, MDB och Statistikcentralen, om ansökan utöver dem också gäller
- uppgifter från en eller flera offentliga personuppgiftsansvariga från Grupp 1
- uppgifter från en eller flera privata social- eller hälsovårdstjänsteleverantörer, eller
- uppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna.
Ansökan
Logga in i e-tjänsten
Du gör alla ansökningar med webblanketten i e-tjänsten (asiointi.findata.fi). Du loggar in i tjänsten med Suomi.fi-identifikation eller Haka-inloggning.
Logga alltid in genom att använda samma identifikationssätt så att du ser dina inskickade ansökningar och beslut.
Kontakta Findatas rådgivningstjänst vid problemsituationer: info@findata.fi
Mer information om hur du loggar in finns på sidan Logga in i tjänsten.
Varför syns mitt beslut inte i e-tjänsten?
Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.
Exempel: Om du har skickat ansökan som inloggad med Suomi.fi-koder, använd Suomi.fi-identifikation för att logga in. Om du däremot har använt Haka-inloggning ska du även i fortsättningen använda Haka-inloggning.
Om du fortfarande inte ser ansökningar eller beslut i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:
Varför syns inte en skickad ansökan i e-tjänsten?
Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.
Exempel: Om du har skickat ansökan som inloggad med Suomi.fi-koder, använd Suomi.fi-identifikation för att logga in. Om du däremot har använt Haka-inloggning ska du även i fortsättningen använda Haka-inloggning.
Om din ansökan fortfarande inte syns i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:
Hur kan jag komplettera min ansökan?
Det går tyvärr inte att redigera ansökan på egen hand efter att den har skickats in.
Om du vill komplettera en inskickad ansökan ska du skicka e-post till adressen info@findata.fi och meddela ansökans identifikation (t.ex. 2022/53). Vi returnerar din ansökan till dig för komplettering.
Jag kan inte logga in i Kapseli, vad hjälper?
Kontrollera före inloggningen att ditt användarnamn är registrerat och färdigt att användas. Om du inte är säker på att ditt användarnamn är färdigt att användas, kontakta Findatas kontaktperson eller Kapselis rådgivning: kapseli@findata.fi
Så här loggar du in i kapseln:
- Installera Duo Mobile i din mobil och aktivera den (utvecklare: Duo Security Inc.). Om du redan har installerat och aktiverat appen, gå till punkt 2.
- Installation: Hämta Duo Mobile -appen i mobiltelefonens appbutik och installera den.
- Aktivering: Ett aktiveringsmeddelande för Duo Mobil skickas automatiskt till de mobiltelefonnummer som angetts i samband med Kapseli. Appen aktiveras genom att klicka på länken i aktiveringsmeddelandet.
- Logga in i Kapseli på adressen https://kapseli.findata.fi med hjälp av datorns webbläsare.
- Välj i listan på inloggningssidan det identifieringssätt som angetts vid registreringen. Logga in via de mellanfaser som identifieringen kräver.
- Välj den användarmiljö som du tänker använda. Om du endast använder en användarmiljö, gå till nästa punkt.
- Efter valet övergår systemet till det andra skedet av identifieringen.
- Det andra skedet av tvåfaktorsautentisering.
- Logga in i användarmiljön.
- Du får ett meddelande om inloggningsförsök till Duo Mobile. Din inloggning godkänns via Duo Mobil genom att välja ”Approve”.
Restriktioner
Identifieringen och därför göra en databegäran är för närvarande endast möjlig för personer med finsk personbeteckning. Om du inte har en finsk personbeteckning, be om ett identifieringsformulär från info@findata.fi. Mer information om personbeteckningen här.
Begäran om datatillstånd, begäran om ändringstillstånd och formulär för begäran om uppgifter har uppdaterats flera gånger. Tyvärr kan applikationer gjorda med gamla versioner inte kopieras till en ny applikation. Vi ber dig fylla i ett nytt ansökningsformulär.
Datum för serviceavbrott 2024:
- 18.1.2024
- 22.2.2024
- 21.3.2024
- 18.4.2024
- 23.5.2024
- 20.6.2024
- 18.7.2024
- 22.8.2024
- 19.9.2024
- 17.10.2024
- 21.11.2024
- 19.12.2024
Val och ifyllnad av ansökningsblankett
Det finns olika ansökningsblanketter för olika informationsbehov, välj:
- Ansökan om dataanvändningstillstånd när du behöver material på individnivå. Det är endast möjligt att analysera material för dataanvändningstillstånd i auditerade, datasäkra användningsmiljöer.
- Begäran om uppgifter när du behöver statistiskt material. Det statistiska material som erhålls på begäran om uppgifter skickas till sökanden själv.
- Ändringsansökan när du ansöker om ändring på ett gällande dataanvändningstillstånd. Du hittar information om vilka ändringar som är möjliga att ansöka om med en ändringsansökan på sidan Ändringsansökan.
Fyll i ansökningsblanketten noggrant. Brister i ansökan leder till en begäran om ytterligare information och att ansökan returneras.
Du hittar detaljerade anvisningar om hur du fyller i de olika ansökningsblanketterna på undersidorna för de olika typerna av tillstånd:
Om du inte vet hur du ska fylla i något av fälten i blanketten kan du söka hjälp inom din organisation eller kontakta vår rådgivning i god tid:
Hur du kan påskynda behandlingen av din ansökan
Behandlingstid påverkas av ansökningens innehåll – i synnerhet av urvalsbeskrivningens noggrannhet, men också av kön av ansökningar i Findata samt av personuppgiftsansvarigas svarstider.
Om du är osäker på hur du ska fylla i din ansökan ska du vid behov vara i direkt kontakt med personuppgiftsansvariga och Findatas rådgivning för att påskynda behandlingen.
Så här kan du påskynda behandlingen av din ansökan:
- Kontrollera att Findata är den behöriga myndigheten.
- Använd vår sida ansökningshjälp som stöd.
- Undantag till Findatas princip om ett serviceställe utgörs av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (MDB), Pensionsskyddscentralen (PSC) och Statistikcentralen. Om uppgifter endast behövs från de ovannämnda registeransvariga, en eller flera, ansvarar de själva för behandlingen av ansökningar och beslut om tillstånd.
- Om du inte vet vart du ska skicka din ansökan ska du vara i kontakt med vår rådgivning innan du skickar in din ansökan: info@findata.fi.
- Kontakta de personuppgiftsansvariga direkt.
- De registeransvariga erbjuder rådgivningstjänst för sitt eget material och är de bästa experterna på detta.
- Du kan också komma överens om att hämtningen genomförs på ett visst sätt direkt med den personuppgiftsansvariga.
- Meddela då i din ansökan den person som du har avtalat detta med.
- Du hittar de personuppgiftsansvarigas kontaktuppgifter som det efterfrågas mest om på sidan Material. Du kan också kontakta vår rådgivning eller utnyttja Materialkatalogen.
- Definiera uppgiftsbehovet och registerspecifika materialurval noggrant
- Använd Materialkatalog (aineistokatalogi.fi).
- Använd urvalsbeskrivningsblankett (Word-fil, 51,7 kb) för att definiera urvalet
- Om det finns flera steg i urvalsprocessen beskriva också urvalssekvensen.
- Var noggrann med begränsningarna vid urval och det material som hämtas.
- Vid utlämnande av personuppgifter tillämpas principen om minimering enligt dataskyddsförordningen, dvs. endast nödvändiga uppgifter kan lämnas ut.
- Urvalet kan vara omfattande, förutsatt att informationsbehovet motiveras.
- Fyll i ansökan noggrant.
- Var också uppmärksam på grundläggande uppgifter som tillståndssökande, personuppgiftsansvarig för det material som överlåts, faktureringsuppgifter och eventuellt material som ska sammanföras.
Om du vill komplettera en ansökan som du redan har skickat kan du be oss att returnera din ansökan genom att skicka ett e-postmeddelande till info@findata.fi. Skriv i ämnesraden Retur av ansökan och diarienumret för din ansökan (t.ex. Retur av ansökan THL/XXXX/14.0X.00/202X).
Information om överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES
Behandling av personuppgifter från utlandet är överföring av personuppgifter även om uppgifterna finns i en driftsmiljö med fjärråtkomst.
Inom ramen för EU:s dataskyddsförordning är det möjligt att överföra data inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet på samma grunder som inom Finland. De länder som hör till Europeiska ekonomiska samarbetsområdets EES-länder är EU-länder samt Norge, Liechtenstein, Island.
Om man vill överföra eller behandla uppgifter utanför ovan nämnda länder, det vill säga i så kallade tredje länder, ska det finnas en rättslig grund i enlighet med kapitel V i dataskyddsförordningen.
De rättsliga grunderna anges nedan. Det räcker att förutsättningarna för en överföringsgrund uppfylls.
Undantag och skyddsåtgärder enligt 49 artikeln
Undantag och skyddsåtgärder enligt 49 artikeln, såsom att den registrerade uttryckligen har samtyckt till den föreslagna överföringen efter att först ha blivit informerad om riskerna med överföringen. Denna överföringsgrund kan endast användas i särskilda situationer.
- Mer information på dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/undantag-i-sarskilda-situationer
- Vid utnyttjandet av denna rättsliga grund ska den personuppgiftsansvariga eller personuppgiftsbiträdet för det behöriga materialet beskriva den bedömning som hänför sig till överföringen och de behövliga skyddsåtgärderna i registret över behandling: https://tietosuoja.fi/sv/register-over-behandling
- När denna överföringsgrund används beaktar vi den i beslutet om dataanvändningstillstånd.
Bindande företagsbestämmelser enligt 47 artikeln
- Bindande företagsbestämmelser (binding Corporate Rules, BCR) avser gemensamma bindande bestämmelser för överföring av personuppgifter till tredje land inom en koncern eller en grupp av företag som bedriver gemensam ekonomisk verksamhet.
- Mer information på dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/bindande-foretagsbestammelser
- När denna överföringsgrund används beaktar vi den i beslutet om dataanvändningstillstånd. Vi ställer material till förfogande utanför EU/EES-området under denna förutsättning först när sökanden/tillståndshavaren har delgivit Findata bestämmelserna i fråga och de har godkänts på behörigt sätt av dataombudsmannen i en EU-medlemsstat.
Standardiserade dataskyddsbestämmelser enligt 46 artikeln 2 punkten
- Standardiserade dataskyddsbestämmelser (standard contractual clauss, SCC) är modellavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen och som kan utnyttjas antingen i avtal mellan två personuppgiftsansvariga eller mellan en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde.
- Kontrollera de standardiserade dataskyddsbestämmelserna på dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/standardiserade-dataskyddsbestammelser-godkanda-av-kommissionen
- När denna överföringsgrund används beaktar vi den i beslutet om dataanvändningstillstånd. Vi ställer material till förfogande utanför EU/EES-området under denna förutsättning först när sökanden/tillståndshavaren har skickat de undertecknade standardiserade dataskyddsbestämmelserna till Findata för kännedom. Användningen av standardiserade dataskyddsbestämmelser förutsätter också en ytterligare granskning av huruvida dataskyddet är tillräckligt. Observera att de standardiserade dataskyddsbestämmelserna inte får ändras eller kompletteras utan måste godkännas som sådana.
Kommissionens beslut om adekvat skydd i enlighet med 45 artikeln
- Uppdaterad förteckning över länder vars dataskydd har bedömts som adekvat genom Europeiska kommissionens beslut: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_fi
- Om förutsättningarna för överföringen uppfylls på denna grund behövs ingen annan åtgärd och vi beaktar denna grund som en faktor som berättigar till överföring i beslutet om dataanvändningstillstånd. Denna s.k. grund på basis av adekvat skyddsnivå är den primära överföringsgrunden.
- Mer information på dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/overforing-pa-grundval-av-ett-beslut-om-adekvat-skyddsniva
Se information om överföring av uppgifter till Storbritannien på grund av brexit (tietosuoja.fi)
Tillståndsavgifter och andra kostnader
Vi uppbär en avgift för dataanvändningstillstånd, begäran om uppgifter och ändringstillstånd samt för behandling av material. Priset för våra tjänster består av en avgift för beslutet samt en timavgift som bestäms enligt den arbetstid som använts för att sammanställa och behandla materialet.
Utöver Findatas avgifter påverkas det slutliga priset av de personuppgiftsansvarigas egna lagstadgade avgifter för hämtning och leverans av de material som har begärts.
I samband med ansökningsbehandlingen ber vi personuppgiftsansvariga om en uppskattning av de maximala kostnaderna för att hämta nödvändigt material. Vi tillhandahåller också en uppskattning av de maximala kostnaderna för behandling av Findatas material.
Vi vidarebefordrar uppskattningarna till sökanden innan tillståndsbeslut fattas. Det slutliga priset på materialet fastställs först efter att materialet har utlämnats. För beslut som har förfallit och negativa beslut debiteras en separat handläggningsavgift.
Se närmare information på sidan Prislista.
Efter ansökan
Hur framskrider behandlingen av ansökan?
Ansökningsbehandlingen kan delas in i fem olika steg, som eventuellt föregås av sökandens initiativtagande med kontakt med personuppgiftsansvariga.
- Kontakta personuppgiftsansvariga direkt redan innan du skickar ansökan om du behöver mer information om materialet eller variabler eller hjälp med att bilda en urvalsbeskrivning.
- Du kan också komma överens om att hämtningen genomförs på ett visst sätt direkt med personuppgiftsansvariga. Om det till exempel har avtalats med personuppgiftsansvarigas kontaktperson att klinikern som hör till forskningsgruppen hämtar materialet kostnadsfritt, ska det i avsnittet Tilläggsuppgifter i ansökan anges med vem ärendet har avtalats och hur.
- Skicka ansökan eller de begärda tilläggsuppgifterna till Findata i vår e-tjänst (asiointi.findata.fi).
- Om det endast är fråga om att lämna tilläggsuppgifter kan preciseringarna beroende på fallet också skickas per e-post.
- Vår ansökningshandläggare kontrollerar ansökan med bilagor och säkerställer att den innehåller alla uppgifter som behövs för behandlingen.
- Vid behov returnerar vi den bristfälliga ansökan för komplettering eller lägger fram en begäran om tilläggsutredning.
- Dataanvändningstillståndsansökningar granskas inom ungefär en vecka efter mottagandet och delas in i sådana som kan behandlas och sådana som måste kompletteras.
- När alla urvalsbeskrivningar är klara skickar vi begäran om tilläggsuppgifter och kostnadskalkyl till de registeransvariga vars uppgifter begärs i ansökan.
- Syftet med begäran är att utreda genomförbarheten av det begärda urvalet samt den maximala kostnadskalkylen för urvalet.
- Enligt lagen om sekundär användning har de registeransvariga 15 vardagar tid att besvara denna begäran. De registeransvariga kan vid behov be om preciseringar av begäran, varvid vi förmedlar frågorna till den sökande.
- I detta skede utreder vi också Findatas interna kostnadskalkyl, som består av våra egna materialhanteringskostnader.
- När alla kostnadskalkyler har erhållits presenterar vi den slutlig urvalsbeskrivning och en maximikostnadskalkyl för godkännande.
- Du måste godkänna båda för att tillståndet ska kunna beviljas.
- Observera att det efter detta inte är möjligt att ändra urvalskriterierna, utan ändringar i efterhand kräver en separat ansökan.
- I Findata fattar vi ett positivt beslut om dataanvändningstillstånd eller ett beslut om begäran om information.
- Observera att dataanvändningstillstånd alltid är tidsbundna. Om det finns ett behov att spara materialet, till exempel för verifiering av en undersökning eller om det är känt att tillståndet förnyas eller att urvalet uppdateras med vissa mellanrum, ska du ange dessa behov redan i ansökan.
Hur framskrider sammanställningen av det begärda materialet?
När vi har beviljat dataanvändningstillstånd eller beslut om begäran om uppgifter är det fem olika steg i sammanställningen och förbehandlingen av materialet. Processen presenteras som text efter infografiken.
- Vi skickar begäran om material till de registeransvariga för att inleda urvalet. Varje registeransvarig har 30 vardagar på sig att lämna in det begärda materialet till Findata.
- Beroende på projektets och urvalets karaktär kan denna fas innehålla flera på varandra följande avsnitt, till exempel 1. urval av målgrupp; 2. urval av kontrollpersoner; 3. urval av material.
- Vi tar emot inkommande material för behandling. I enlighet med projektet granskar, sammanställer och pseudonymiserar vi materialen eller gör upp statistik enligt begäran om information.
- Det färdiga materialet överlåts till tillståndshavaren i en överenskommen informationssäker användningsmiljö. Findatas datasäkra miljö för fjärråtkomst Kapseli är enligt lag alltid det primära alternativet. Materialet kan överlåtas till andra användningsmiljöer om det är nödvändigt för genomförandet av projektet.
- Den målsatta tiden för överlåtelsen är 60 vardagar från beslutet. Den målsatta tiden kan inte iakttas om målgruppen inte levereras genast efter beslutet, urvalet av material genomförs i flera faser, de registeransvarigas leveranser försenas eller materialet är särskilt komplicerat.
- Tillståndshavaren har tre månader på sig att granska materialet. Under denna tid ska tillståndshavaren meddela Findata om det finns något att anmärka på i materialet.
- Kontrollera materialet noggrant så snart som möjligt. Fel som inträffar vid urvalet kan upprepas om till exempel målgruppen har bildats felaktigt och andra personuppgiftsansvariga därför måste utföra sina egna urval på nytt.
- Vi raderar materialet från våra egna uppgifter fyra månader efter överlåtelsen. Vi förvarar kodnycklarna för pseudonymiserat material, med vilka materialet kan produceras på nytt.
- Dataanvändningstillstånd är alltid tidsbundna. Om det finns ett behov att spara materialet, till exempel för verifiering av en undersökning eller om det är känt att tillståndet förnyas eller att urvalet uppdateras med vissa mellanrum, ska du ange dessa behov redan i ansökan.
Gör så här om du upptäcker brister eller fel i dina uppgifter
- När du har fått det material som omfattas av ett dataanvändningstillstånd eller en begäran om uppgifter, kontrollera det så snart som möjligt, men senast inom tre månader.
- Om du upptäcker brister eller fel ska du skicka ett meddelande till Findata på data@findata.fi.
- I meddelandet ska du så exakt som möjligt förklara hur dina uppgifter skiljer sig från de uppgifter som beskrivs i urvalsbeskrivningen.
Urval enligt en datatillstånd eller begäran om uppgifter görs alltid på grund av urvalsbeskrivningen.
Om den urvalsbeskrivning som du har lämnat är ofullständig kan du komplettera urvalet genom att lämna in en ansöka om ändringstillstånd eller en ny datatillstånd till Findata.
De maximala prisuppskattningar som ges baseras på den urvalsbeskrivning du har tillhandahållit. Om urvalet behöver kompletteras kommer en ny maximal prisuppskattning att skickas in med det nya tillståndet.
Var kan materialen analyseras?
Uppgifter kan hämtas med olika typer av tillstånd. För uppgifter som inhämtats med olika tillstånd gäller olika villkor för hur de får användas och analyseras.
Det aggregerade statistiska materialet som erhålls på begäran om information skickas till kunden och kan analyseras fritt enligt planen för användningen av uppgifter. Statistikuppgifterna skickas till kunden i första hand via Nextcloud-överföringstjänsten. Vid behov beställer du Nextcloud-legitimation från vår e-tjänst.
Material på individnivå som överensstämmer med dataanvändningstillståndet kan endast analyseras i en datasäker miljö. Material överlåts i regel alltid till Findatas datasäkra användningsmiljö Kapseli. Lagen om sekundär användning gör det dock möjligt att lämna ut uppgifter även till andra driftmiljöer om det är nödvändigt.
Om en enskild personuppgiftsansvarig som omfattas av lagen om sekundär användning har fattat ett beslut om dataanvändningstillstånd för sitt eget material, ska även detta datamaterial alltid överlåtas till en sådan informationssäker driftmiljö som avses i lagen om sekundär användning.
Ändringstillstånd är även officiella dataanvändningstillstånd (ändringsbeslut för dataanvändningstillstånd) och samma krav gäller för dem som för dataanvändningstillstånd. Ett undantag är ändringar i personuppgiftsbiträden.
Findatas förordning fastställer informationssäkerhetskrav i driftmiljöer
Vi har utfärdat en föreskrift i enlighet med lagen om sekundär användning som beskriver de krav som ska ställas på andra tjänsteleverantörers informationssäkra driftmiljöer.
Föreskriften gäller sekundär användning av social- och hälsovårdsuppgifter och tillämpas på alla de användningsändamål som föreskrivs i lagen om sekundär användning och för vilka dataanvändningstillstånd behövs. Dessa användningsändamål är vetenskaplig forskning, statistikföring, undervisning samt myndighetens planerings- och utredningsuppgifter. I fråga om undervisningen gäller föreskriften framställning av undervisningsmaterial, inte den egentliga undervisningen.
Från och med den 1 maj 2022 är det en förutsättning att kraven i föreskriften uppfylls för att man ska kunna lämna ut uppgifter till tillståndshavaren för behandling för sekundära ändamål i en annan än Findatas informationssäkra driftmiljö Kapseli. Dessutom ska driftmiljön ha bedömts av ett bedömningsorgan för informationssäkerhet och det ska finnas ett intyg över bedömningen.
I kraven har man beaktat lösningarna i de miljöer som redan används och det gör det möjligt att utnyttja olika tekniska lösningar.
I sin enklaste form kan en informationssäker driftmiljö vara ett fysiskt och tekniskt skyddat utrymme med en terminal för dataanalys som är isolerad från internet och andra apparater. Å andra sidan är även tekniska lösningar som grundar sig på molntjänster möjliga, förutsatt att tjänsteleverantören ser till att informationssäkerheten uppfyller kraven.
Även utländska forskares driftmiljöer ska uppfylla kraven på dataskydd och informationssäkerhet enligt föreskriften. Behörigheten kan påvisas med certifikat som grundar sig på internationella auditeringar och vars överensstämmelse med kraven kontrolleras av ett bedömningsorgan som godkänts i Finland.
Läs mer om föreskriften på sidan Föreskrift gällande driftmiljö
Kliniskt betydande fynd
Enligt 55 § i lagen om sekundär användning kan en forskare kontakta Findata om de gör en kliniskt betydelsefull fynd där en hälsorelaterad risk kan förebyggas eller kvaliteten på deras vård förbättras.
Findata utreder vem fyndet gäller och skickar informationen till Institutet för hälsa och välfärds (THL) expert. Därefter bedömer THL:s utsedda experter informationens betydelse och den förväntade nyttan av åtgärderna. Om nyttan bedöms vara så uppenbar att det är viktigt att den som undersöks får vård, lämnas informationen ut till det välfärdsområde som ansvarar för patientens vård.
Kontakter med stöd av 55 § i lagen om sekundär användning kan förbjudas. Förbudet kan meddelas vid vilken verksamhetsenhet som helst som producerar offentlig hälso- och sjukvård eller från och elektroniskt via MittKanta. Ett kontaktförbud kan inte meddelas via Findata, FPA eller THL.
Säkerställande av resultatens anonymitet
Den som behandlar personuppgiftsmaterial ska producera analysresultaten i anonym form, där en enskild persons uppgifter eller egenskaper inte avslöjas.
Vi säkerställer resultatens anonymitet enligt lagen som sekundär användning. Detta gäller allt material som har beviljats tillstånd med stöd av lagen om sekundär användning. Vi tar inte ut någon avgift för att säkerställa anonymitet.
Du hittar kriterierna för granskning av resultat samt exempel på de flesta analystyperna på sidan Produktion av anonyma resultat.
Publicering av resultat
Publicering innebär i detta sammanhang att göra information tillgänglig för allmänheten och sprida den till det omgivande samhället. Publicering definieras som presentation av resultat utanför arbetsgruppen.
Publicering kan ske i form av en vetenskaplig eller annan tidskrift, en avhandling, en lärobok eller handbok, en konferenspresentation eller sammanfattning, en rapport, en undersökning eller någon form av internetpublicering.
Publicering av resultat från Kapseli
Databehandlingen sker i Kapseli-miljön och endast de slutliga analysresultaten exporteras från Kapseli. Användaren producerar resultaten i ett anonymt format och Findata säkerställer resultatens anonymitet.
- Kontrollera anonymiteten för de resultat som är avsedda för publicering med hjälp av instruktionerna på sidan Produktion av anonyma resultat
- Överför resultaten och sammanfattningsformuläret till Findata via Output (O:)-enheten i Kapseli.
- Fyll i och bifoga ett sammanfattaningsformulär för att säkerställa anonymiteten i resultaten som finns i Kapselis D-mapp från mappen ”Käyttöohjeet_User_guide_05062023”.
- Komprimera filerna och sammanfattningsformuläret till en zip-mapp och namnge den enligt följande:
- “Resultat_[diarium_av_beslut_om_tillstånd][Kapseli_ID][Leveransdatum]”, t.ex. ”Resultat_THL_1234_14.02.00_2024_a01_01012024”
- Obs: skriv datumet i formatet ddmmåååå.
- Skapa en tom textfil med namnet ZZZ_READY.txt till Output-enheten. Detta kommer att initiera en automatisk överföring av zip-mappen. Se till att dubbelkolla stavningen i filen ZZZ_READY.txt. Överföringar sker varje timme och var 30:e minut. Överförda filer raderas automatiskt från Output-enheten.
- Du kan meddela Findata om din överföring (data@findata.fi) om du vill och vi kommer att kontakta dig om vi inte får din överföring. Det kommer inte att finnas någon verifiering av att överföringen lyckades.
- Findata kommer att granska förfrågningarna inom 5 arbetsdagar och skicka resultaten via Nextcloud till tillståndshavaren. Tillståndshavaren kommer att kontaktas om vi behöver ytterligare information.
- Om du inte har ett Nextcloud-konto fyller du i formuläret ”Beställ ett nytt Nextcloud-konto” i Findatas e-tjänst (asiointi.findata.fi).
- Observera att om dina resultatfiler är mycket stora kan verifieringsprocessen överskrida den vanliga tidsgränsen på 5 dagar. Tidsgränsen gäller också endast för verifiering av anonymiteten hos resultaten, inte för import av andra filer från Kapseli (t.ex. kodfiler).
Publicering av resultat från andra säkra driftsmiljöer
Om du behandlar data i en annan säker driftsmiljö än Findatas Kapseli och är redo att publicera resultaten, följ instruktionerna nedan.
- Ladda ner sammanfattningsformuläret och fyll i den begärda informationen: Sammanfattningsblankett – verifiering av resultatens anonymitet (Word-fil, 38 kB).
- Komprimera filerna och sammanfattningsformuläret till en zip-mapp och namnge den enligt följande:
- “Results_ltat_[diarium_av_beslut_om_tillstånd][Kapseli_ID][Leveransdatum]”, t.ex. ”Resultat_THL_1234_14.02.00_2024_a01_01012024”
- Obs: skriv datumet i formatet ddmmåååå.
- Du kan leverera resultaten till Findata på två sätt:
- Om du har ett Nextcloud-konto överför du resultaten via Nextcloud
- Om du inte har ett Nextcloud-konto överför du resultaten via säker e-post
- Obs: skicka inte resultatfilerna till Findata som en bilaga till ett vanligt, icke-säkert e-postmeddelande.
- Kontakta Findata på data@findata.fi
- Namnge ämnet för ditt e-postmeddelande som ”Säkerställa anonymiteten för resultat”
- Ange i ditt e-postmeddelande om du överför resultaten via Nextcloud eller via säker e-post.
- Om du använder Nextcloud, inkludera diarienumret för datatillståndet och ditt Nextcloud-ID. Findata kommer att förse dig med namnet på den mapp där du kan överföra dina resultat och en zip-mapp som innehåller sammanfattningsformuläret.
- Om du överför dina resultat via säker e-post kommer du att få ett säkert e-postmeddelande från Findata som du kan svara på för att säkert överföra zip-mappen som innehåller dina resultat och sammanfattningsformuläret.
- För mer information om kryptering och hur du överför data via Nextcloud, se sidan Skicka material till Findata.
- Om det finns några problem med anonymiteten i resultaten kommer vi att kontakta dig inom sju arbetsdagar efter det att resultaten har skickats in.
- Om du inte hör av oss inom sju arbetsdagar efter att du har skickat in dina resultat kan du fortsätta med publiceringen av dina resultat.
Referensguide
Om Findata har beviljat ett dataanvändningstillstånd för projektet eller fattat ett beslut om begäran om uppgifter, hänvisa till Findata i publikationerna enligt följande: ”Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata” eller ”Finnish Social and Health Data Permit Authority Findata”.
- Följ skrivinstruktionerna för den vetenskapliga publiceringsserien.
- Vi rekommenderar att hänvisningar till Findata görs i enlighet med dess lagstadgade uppgifter. I dataanvändningstillstånd kan dessa exempelvis vara pseudonymisering och säkerställande av anonymiteten i resultaten, medan de i begäran om uppgifter kan vara sammanslagning av data, aggregering och anonymisering.
- Det går att hänvisa till Findata i texten, tabeller, bilder, tillståndsförteckningar, tacksektioner och referenslistor.
- Inkludera om möjligt diarienummer för dataanvändningstillstånd eller begäran om uppgifter i referenserna.
Exempel på referens i texten
”Forskningsdata erhölls från Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata med dataanvändningstillstånd THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata ansvarade för pseudonymiseringen av datan och säkerställandet av anonymiteten i resultaten.”
”The research data was obtained from Findata, the Finnish Social and Health Data Permit Authority, with data permit THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata was responsible for the pseudonymization of the data and ensuring the anonymity of the final results.”
”Statistiken har producerats av Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata genom en begäran om uppgifter THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata ansvarade för sammanslagningen av datan och framtagningen av anonymiserad statistik.”
The statistics were produced by Findata, the Finnish Social and Health Data Permit Authority, with data request THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata was responsible for data aggregation and producing the anonymized statistics.”
Exempel på referens i en tabell
Data | Källa |
---|---|
Forskningsdata | Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata, dataanvändningstillstånd THL/XXXX/14.XX.00/20XX |
Exempel på referens i referenslistan
Findata. (År). Dataanvändningstillstånd THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Tillståndsmyndigheten för social- och hälsovårdsdata Findata.
Findata. (Year). Data permit THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Finnish Social and Health Data Permit Authority Findata.