Material

Om du vill sammanföra datamaterial som beviljats av andra personuppgiftsansvariga med datamaterial som du ansöker om från Findata, ska du skicka en ansökan om dataanvändningstillstånd eller en dataförfrågan via Findatas e-tjänst.

Observera innan du skickar ansökan

• Dataanvändningstillstånden för de datamaterial som ska sammanföras ska ha beviljats för samma projekt och vara giltiga vid tidpunkten för behandlingen av materialet.
• Tillstånden från olika organisationer ska motsvara varandra när det gäller exempelvis personer som behandlar materialet, driftmiljö samt sammanförande och behandling av datamaterialen.

Om du ansöker inom ramen för den decentraliserade tillståndsmodellen

• Om du vill ändra projektets dataanvändningstillstånd efter att de har beviljats (t.ex. ändra vilka personer som behandlar materialet), ska du ansöka om ändring av dataanvändningstillstånd separat hos varje organisation som har beviljat tillstånd.
• Om ändringar görs i dataanvändningstillstånd som beviljats av andra organisationer eller om ytterligare datamaterial ansöks om, ska en ansökan om ändring av dataanvändningstillstånd lämnas in till Findata för sammanförandet av datamaterialen.

Ange följande i ansökan

• Uppgifter om de datamaterial som ska sammanföras
  • Till exempel i vilket format datamaterialen är, samt för vilken målgrupp de har sammanställts eller kommer att sammanställas.
• Om tillstånd från en annan organisation redan har beviljats
  • diarienummer, tillståndsmyndighet och datum för tillståndet.
• Om tillstånd från en annan organisation fortfarande är under behandling
  • från vilken eller vilka organisationer tillstånd söks och när ansökningsprocessen inleddes.
• Om det datamaterial som ska sammanföras har samlats in med den registrerades samtycke
  • informationsbladet till de registrerade och mallarna för samtycke.
• Om det datamaterial som ska sammanföras ingår i den decentraliserade tillståndsmodellen
  • hur sammanställningen av datamaterialet och arbetsgången har planerats.

Om du har ett giltigt dataanvändningstillstånd från Findata och vill sammanföra det med datamaterial som omfattas av ett tillstånd från en annan personuppgiftsansvarig, ska du ansöka om ändring av dataanvändningstillstånd via Findatas e-tjänst.

Välj ändringstypen ”Kombinering av uppgifter som har beviljats tidigare med uppgifter som beviljats av Findata”.

Observera följande när du fyller i ansökan:

• Beskriv de datamaterial som ska sammanföras.
• Lägg till förhandsuppgifter om de datamaterial som ska sammanföras i tabellen.
• Ange den rättsliga grunden för användningen av uppgifter som inte omfattas av lagen om sekundär användning.
• Bifoga inte datamaterialen till ansökan. Findata ger anvisningar om hur de ska överföras på ett informationssäkert sätt.

Observera innan du gör beställningen

• Beställaren ska vara samma aktör som har fått det dataanvändningstillstånd eller beslut om dataförfrågan som behandlingen av datamaterialet gäller.
• De dataanvändningstillstånd eller beslut om dataförfrågan som beställningen gäller ska vara giltiga vid tidpunkten för beställningen.
• Beställningen och behandlingen av datamaterial faktureras enligt den arbetstid som har använts och enligt den gällande prislistan.
  • Du kan begära en uppskattad kostnadsberäkning i samband med behandlingen eller kontakta Findata innan du skickar beställningen: data@findata.fi.
  • Mer information: Prislista

Så här gör du en beställning

1. Fyll i beställningsblanketten för behandling av datamaterial i Findatas e-tjänst.
2. Bifoga följande dokument (på engelska):
   • Bilaga: Data processing request (Word fil, 39 kb)
     • Beskriv tydligt hur uttaget genomförs stegvis och vilken behandling av datamaterial som behövs.
   • Dataanvändningstillstånd eller beslut om dataförfrågan samt deras bilagor.
   • Om det gäller en dataförfrågan:
     • Tabelleringsplan
     • Övriga kompletterande uppgifter som gäller anonymisering
     • Använd Findatas mall som underlag (på engelska): Tabelleringsplan (Excel-fil, 19 kb)
3. Svara på eventuella begäranden om ytterligare information från Findata.
   • Vi kontaktar dig när beställningen har tagits upp till behandling.
   • Vid behov begär vi ytterligare information från kontaktpersonen för beställningen.

Efter att beställningen har godkänts

4. Vi meddelar när beställningen har godkänts.
5. Vi skickar begäran om datamaterial till de personuppgiftsansvariga som ansvarar för att leverera datamaterialen inom 30 vardagar.
   • Vi håller dig med i kommunikationen så att du vid behov kan komma överens med de personuppgiftsansvariga om tidtabeller och detaljer för uttagen.
   • Beställaren ansvarar för att de personuppgiftsansvariga levererar datamaterialen inom utsatt tid.
6. När alla datamaterial har levererats till Findata behandlar och lämnar vi ut dem inom 30 vardagar.
   • Tidsfristen kan förlängas om det är fråga om ett exceptionellt omfattande eller krävande behandlingsarbete.
7. Kontrollera att datamaterialet du har fått motsvarar det beviljade tillståndet.
   • Anmäl eventuella fel inom tre månader från det att Findata har lämnat ut datamaterialen.

Föreskrift om driftmiljöer

Findata har utfärdat en föreskrift enligt lagen om sekundär användning som närmare anger de krav som ställs på andra tjänsteleverantörers informationssäkra driftmiljöer.

Föreskriften gäller sekundär användning av social- och hälsouppgifter och tillämpas på alla de användningsändamål enligt lagen om sekundär användning för vilka ett dataanvändningstillstånd krävs. Dessa användningsändamål är vetenskaplig forskning, statistikföring, framställning av undervisningsmaterial samt myndigheters planerings- och utredningsuppgifter.

Uppgifter får lämnas ut för behandling i en annan informationssäker driftmiljö än Findatas driftmiljö Kapseli endast om driftmiljön uppfyller kraven i föreskriften. Driftmiljön ska dessutom ha bedömts av ett organ för bedömning av informationssäkerhet och ett intyg över bedömningen ska finnas.

Kraven påverkar inte dataanvändningstillstånd som beviljades innan de trädde i kraft. Om datamaterial behandlas med stöd av ett sådant tidigare beviljat och fortfarande giltigt tillstånd kan behandlingen fortsätta i samma driftmiljö.

Kraven har utformats med hänsyn till lösningar som redan används och gör det möjligt att använda olika typer av tekniska lösningar. I sin enklaste form kan en informationssäker driftmiljö bestå av ett fysiskt och tekniskt skyddat utrymme med en terminal som är isolerad från internet och andra enheter för analys av uppgifter. Även molnbaserade lösningar är möjliga, förutsatt att tjänsteleverantören säkerställer att kraven på informationssäkerhet uppfylls.

Läs mer: Föreskrift om driftmiljöer

Enligt 51 d § i lagen om sekundär användning kan Findata av särskilda skäl bevilja ett dataanvändningstillstånd för utlämnande av ett anonymiserat datamaterial utanför en informationssäker driftmiljö.

Ett dataanvändningstillstånd för ett anonymiserat datamaterial kan beviljas om följande tre förutsättningar är uppfyllda:

1. datamaterialet av motiverade skäl inte kan behandlas i en informationssäker driftmiljö,
2. riskerna som hänför sig till datamaterialet är små, och
3. datamaterialet kan anonymiseras på ett tillförlitligt sätt.

Den sökande ska i ansökan motivera varför datamaterialet inte kan behandlas i en informationssäker driftmiljö enligt lagen om sekundär användning. Ansökan ska också innehålla tillräckliga uppgifter för att Findata ska kunna bedöma om förutsättningarna är uppfyllda.

Om ansökan inte uppfyller förutsättningarna behandlas den som en vanlig ansökan om dataanvändningstillstånd. Datamaterialet lämnas då ut till en informationssäker driftmiljö enligt 20 § i lagen om sekundär användning.

Så ansöker du om tillstånd för behandling av ett anonymiserat datamaterial

1. Ansök om dataanvändningstillstånd i Findatas e-tjänst med den ordinarie ansökningsblanketten för dataanvändningstillstånd.
2. Ange i ansökan att du ansöker om utlämnande av ett anonymiserat datamaterial med stöd av 51 d § i lagen om sekundär användning.
3. Fyll i och bifoga blanketten för tilläggsuppgifter.
   • Blankett för tilläggsuppgifter (på engelska): Anonymised datasets (Word file, 41 kb)
4. Beskriv i blanketten:
   • varför datamaterialet inte kan behandlas i en informationssäker driftmiljö,
   • på vilka grunder riskerna som hänför sig till datamaterialet bedöms vara små, och
   • hur datamaterialet kan anonymiseras på ett tillförlitligt sätt.
5. Du kan också bifoga en separat anonymiseringsplan till ansökan.
6. Findata bedömer ansökan och begär vid behov ytterligare uppgifter.
7. När tillståndet har beviljats lämnar Findata ut datamaterialet till tillståndshavaren via e-post eller den informationssäkra överföringstjänsten Tunneli.

Observera att ett anonymiserat datamaterial inte har samma användbarhet som ett material som innehåller personuppgifter. Om datamaterialet inte kan anonymiseras på ett tillförlitligt sätt lämnas det ut till en informationssäker driftmiljö. Därför ska du också i ansökan ange till vilken driftmiljö datamaterialet ska lämnas ut i en sådan situation.

Du ansöker om tillstånd genom att fylla i ansökan om dataanvändningstillstånd. I ansökningsblanketten finns ett särskilt val där du kan ange att du ansöker om en annan säker driftmiljö.

Observera att ett datamaterial som lämnas ut till en annan säker driftmiljö behandlas av den mottagande organisationen i egenskap av självständigt personuppgiftsansvarig. Den mottagande organisationen ansvarar därmed för att behandlingen av personuppgifterna sker i enlighet med gällande lagstiftning.

Den sökande ska kontakta den organisation som den framtida personuppgiftsansvariga har bemyndigat för att samla in de uppgifter som krävs i ansökningsprocessen för en annan säker driftmiljö. Brister eller fel i ansökan kan leda till att bedömningen utfaller negativt.

Ansökan om en annan säker driftmiljö som en del av ansökningsprocessen för dataanvändningstillstånd består av två steg.

Steg A: Bedömning av förutsättningarna för ansökan och ställningen som personuppgiftsansvarig

• I steg A bedöms om förutsättningarna enligt lagen om sekundär användning och EU:s allmänna dataskyddsförordning (EU) 2016/679 är uppfyllda för att lämna ut datamaterialet till en annan säker driftmiljö i en situation där mottagaren av materialet blir självständigt personuppgiftsansvarig.
• När du ansöker om en annan säker driftmiljö ska du bifoga den ifyllda och undertecknade blanketten för steg A samt de bilagor som efterfrågas till ansökan om dataanvändningstillstånd.
• Findata bedömer uppgifterna i blanketten, begär vid behov ytterligare information och meddelar den sökande resultatet av bedömningen. Om förutsättningarna i steg A inte uppfylls kan den sökande i stället ansöka om en informationssäker driftmiljö enligt 20 § i lagen om sekundär användning.
• Ladda ner blankett A (på engelska): Form A (PDF, 2.13 Mt)

Steg B: Bedömning av driftmiljöns informationssäkerhet och dataskydd

• I steg B bedöms om den föreslagna andra säkra driftmiljön uppfyller kraven på informationssäkerhet och dataskydd enligt lagen om sekundär användning och EU:s allmänna dataskyddsförordning, så att skyddet av personuppgifter och de registrerades rättigheter säkerställs under behandlingen.
• Om Findata godkänner steg A ombeds den sökande att lämna in den ifyllda och undertecknade blanketten för steg B. Blanketten lämnas in enligt de anvisningar som Findatas handläggare ger.
• Findata bedömer uppgifterna i blanketten, begär vid behov ytterligare information och meddelar den sökande resultatet av bedömningen. Om förutsättningarna enligt bedömningen i steg B inte uppfylls kan den sökande i stället ansöka om en informationssäker driftmiljö enligt 20 § i lagen om sekundär användning.
• Ladda ner blankett B (på engelska): Form B (PDF, 302 kB)

De detaljerade uppgifter som efterfrågas i blanketterna A och B grundar sig på Findatas lagstadgade skyldighet att göra denna bedömning. Motiveringarna och anvisningarna finns i blanketterna.

Att observera

• Handläggningstiden för ansökan om dataanvändningstillstånd kan bli längre om handläggningen kräver en särskilt omfattande bedömning.
• De handläggningsåtgärder som Findata utför inom ramen för denna bedömning är avgiftsbelagda enligt Findatas gällande prislista, som baserar sig på förordningen om avgifter.
• Findata ansvarar inte för de kostnader som ansökningsprocessen medför för den sökande.