Dataanvändningstillstånd

Dataanvändningstillstånd är ett tidsbundet myndighetstillstånd för behandling av konfidentiellt personuppgiftsmaterial på individnivå.

Bekanta dig även med huvudsidan Tillstånd innan du ansöker om dataanvändningstillstånd, där hittar du nyttig information innan ansökan, för ansökan samt efter ansökan.

Allmänt om ansökan för dataanvändningstillstånd

Bekanta dig med de allmänna principerna för ansökan, t.ex. vad som är sekretessbelagt och vad som är offentliga uppgifter. Läs mer Allmänt om ansökan för dataanvändningstillstånd

Logga in i e-tjänsten

Här hittar du information om hur du loggar in i e-tjänsten och hur du väljer ansökningsblankett. Läs mer Logga in i e-tjänsten

Anvisning om hur du fyller i ansökan för dataanvändningstillstånd

Se anvisningarna i punkt 10 om hur du fyller i ansökan och kriterierna för en handläggbar ansökan. Läs mer Anvisning om hur du fyller i ansökan för dataanvändningstillstånd

Behandling av material

Läs mera om behandlingen av material efter beviljande av dataanvändningstillstånd. Läs mer Behandling av material

Kostnadsinformation

Se uppdaterad prislista för dataanvändningstillstånd. Läs mer Kostnadsinformation

Ansökningshjälp

Säkerställ rätt adress för ansökan för dataanvändningstillstånd. Läs mer Ansökningshjälp

Tänk på dessa innan du skickar in din ansökan

Välj rätt typ av ansökan

Det finns olika typer av ansökningar för olika informationsbehov, välj:

  • Ansökan om dataanvändningstillstånd när du behöver material på individnivå
  • Begäran om uppgifter när du behöver statistiskt material

Ändringsansökan när du ansöker om ändring på ett gällande dataanvändningstillstånd

Beskriv och begränsa materialet

Definiera materialet som ska sökas på variabelnivån och andra principer för dataminimering. Använd Materialkatalogen och de personuppgiftsansvarigas rådgivningstjänster.

  • Var och hur hämtar jag målgruppen? Är begränsningen tillräckligt specifik?
  • Ska jag hämta jämförelsepersoner/släktingar? Hur definierar jag dem?
  • Från vilka register hämtas materialet?
  • Vilka variabler tas med i urvalet? 

Övrigt material som ska samköras

  • Är övrigt material beskrivet i ansökan?
  • Är tillståndet för övriga material i kraft eller pågår tillståndsprocessen?
Utred behörigheten

Findata ansvarar för ansökan och tillståndsbeslutet närhelst uppgifter samlas från personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården. Den behöriga myndighetens bedömning måste därför beakta alla uppgifter som rör ansökan.

Findata beviljar i fortsättningen tillstånd för sekundär användning av social- och hälsouppgifter när

  • uppgifter kombineras från flera personuppgiftsansvariga
  • registeruppgifterna kommer från privata serviceanordnare inom social- och hälsovården eller
  • det är frågan om uppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna.

Kontrollera i ansökningshjälpen till vilken myndighet du ska skicka ansökan: Ansökningshjälp

Allmänt om ansökan för dataanvändningstillstånd

Ansökan för dataanvändningstillstånd med bilagor är sekretessbelagda. Vi förmedlar de nödvändiga uppgifterna för urvalet av materialet och bildandet av målgruppen till den personuppgiftsansvarige, samt uppgifter om den sökande instansen och den sökandes kontaktuppgifter.

Myndighetsbeslut är i regel offentliga. Vi publicerar följande information om projekt som fått ett godkänt dataanvändningstillstånd på vår webbplats:

  • beslutsdatum
  • tillståndets giltighetstid
  • tillståndshavare (organisation)
  • projektets namn
  • en kort beskrivning av uppgifternas användningsändamål
  • användningsändamål enligt lagen om sekundär användning.

Denna offentliga information kan också delas på andra kommunikationskanaler förutom på webbplatsen.

Efter beviljandet av dataanvändningstillståndet plockas materialet av olika personuppgiftsansvariga och levereras på ett datasäkert sätt till Findata. Vi förbehandlar, pseudonymiserar samt vid behov kombinerar och anonymiserar materialet.

I praktiken tas de direkta identifieringarna bort från uppgifterna och en pseudonym genereras som gör det möjligt att skilja olika personer från varandra och kombinera uppgifter på personnivå från olika filer.

Vi förhandsgranskar alla ansökningar

För närvarande förhandsgranskar vi alla ansökningar om dataanvändningstillstånd innan den egentliga behandlingen. Med förhandsgranskningen strävar vi efter att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter finns i ansökan och försnabbar på så sätt behandlingen.

Sökanden kan utnyttja anvisningarna och kriterierna för förhandsgranskning nedan då hen gör ansökan om dataanvändningstillstånd, eller förhandsgranska en redan inskickad ansökan själv innan vi eventuellt tar kontakt.

Om du vill komplettera en ansökan som redan är inskickad kan du be oss returnera din ansökan genom att skicka e-post på adressen info@findata.fi. Skriv Returnering av ansökan i meddelanderubriken och diarienumret för din ansökan (t.ex. Returnering av ansökan THL/XXXX/14.0X.00/202X).

LOGGA IN I E-TJÄNSTEN

När du ska lämna in en ansökan om tillstånd ska du logga in i vår e-tjänst på adressen https://asiointi.findata.fi/ med Suomi.fi-identifikation eller Haka-inloggning. Mer information om hur du loggar in finns på sidan Logga in i tjänsten.

Logga alltid in genom att använda samma identifikationssätt så att du ser dina inskickade ansökningar och beslut.

Du kan ansöka om dataanvändningstillstånd på finska, svenska eller engelska.

Efter inloggning

  1. Gå till fliken Materialkatalog
  2. Välj ”Dataanvändningstillstånd: material på individnivå” vid ”Sök efter nya åtkomsträttigheter” genom att trycka på ”Lägg till i korgen” till höger och fortsätt genom att trycka på ”Sök
  3. Fyll i ansökningsblanketten enligt anvisningarna nedan och skicka den till oss. Det går tyvärr inte att redigera ansökan efter att den har skickats in. Om du vill komplettera en inskickad ansökan ska du skicka e-post till adressen info@findata.fi och meddela ansökans identifikation (t.ex. 2022/53). Vi returnerar din ansökan för komplettering.

Se också:

Varför syns mitt beslut inte i e-tjänsten?

Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.

Exempel: Om du har skickat ansökan som inloggad med Suomi.fi-koder, använd Suomi.fi-identifikation för att logga in. Om du däremot har använt Haka-inloggning ska du även i fortsättningen använda Haka-inloggning.

Om du fortfarande inte ser ansökningar eller beslut i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:

Varför syns inte en skickad ansökan i e-tjänsten?

Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.

Exempel: Om du har skickat ansökan som inloggad med Suomi.fi-koder, använd Suomi.fi-identifikation för att logga in. Om du däremot har använt Haka-inloggning ska du även i fortsättningen använda Haka-inloggning.

Om din ansökan fortfarande inte syns i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:

Hur kan jag komplettera min ansökan?

Det går tyvärr inte att redigera ansökan på egen hand efter att den har skickats in.

Om du vill komplettera en inskickad ansökan ska du skicka e-post till adressen info@findata.fi och meddela ansökans identifikation (t.ex. 2022/53). Vi returnerar din ansökan till dig för komplettering.

Jag kan inte logga in i Kapseli, vad hjälper?

Kontrollera före inloggningen att ditt användarnamn är registrerat och färdigt att användas. Om du inte är säker på att ditt användarnamn är färdigt att användas, kontakta Findatas kontaktperson eller Kapselis rådgivning: kapseli@findata.fi

Så här loggar du in i kapseln:

  • Installera Duo Mobile i din mobil och aktivera den (utvecklare: Duo Security Inc.). Om du redan har installerat och aktiverat appen, gå till punkt 2.
    • Installation: Hämta Duo Mobile -appen i mobiltelefonens appbutik och installera den.
    • Aktivering: Ett aktiveringsmeddelande för Duo Mobil skickas automatiskt till de mobiltelefonnummer som angetts i samband med Kapseli. Appen aktiveras genom att klicka på länken i aktiveringsmeddelandet.
  • Logga in i Kapseli på adressen https://kapseli.findata.fi med hjälp av datorns webbläsare.
    • Välj i listan på inloggningssidan det identifieringssätt som angetts vid registreringen. Logga in via de mellanfaser som identifieringen kräver.
  • Välj den användarmiljö som du tänker använda. Om du endast använder en användarmiljö, gå till nästa punkt.
    • Efter valet övergår systemet till det andra skedet av identifieringen.
  • Det andra skedet av tvåfaktorsautentisering.
  • Logga in i användarmiljön.
  • Du får ett meddelande om inloggningsförsök till Duo Mobile. Din inloggning godkänns via Duo Mobil genom att välja ”Approve”.
Restriktioner

Identifieringen och därför göra en databegäran är för närvarande endast möjlig för personer med finsk personbeteckning. Om du inte har en finsk personbeteckning, be om ett identifieringsformulär från info@findata.fi. Mer information om personbeteckningen här.

Begäran om datatillstånd, begäran om ändringstillstånd och formulär för begäran om uppgifter har uppdaterats flera gånger. Tyvärr kan applikationer gjorda med gamla versioner inte kopieras till en ny applikation. Vi ber dig fylla i ett nytt ansökningsformulär.

Datum för underhållsavbrott 2022:
  • 20.1.2022
  • 17.2.2022
  • 17.3.2022
  • 21.4.2022
  • 19.5.2022
  • 23.6.2022
  • 21.7.2022
  • 18.8.2022
  • 22.9.2022
  • 20.10.2022
  • 17.11.2022
  • 22.12.2022

ANVISNING OM HUR DU FYLLER I ANSÖKAN FÖR DATAANVÄNDNINGSTILLSTÅND

1. Uppgifter om den som ansöker om tillstånd

  • Med tillståndssökande avses den person eller organisation för vilken tillstånd för dataanvändning söks i ansökan om dataanvändningstillstånd.
  • Med kontaktperson avses den person som agerar som sökandens kontaktperson i anslutning till ansökan och svarar på förfrågningar om ansökan.
  • Meddela om förhållandet mellan kontaktpersonen och den sökande instansen i ansökan. Förhållandet kan till exempel grunda sig på ett arbets- eller tjänsteförhållande. Kontaktpersonens uppgifter kan vidarebefordras till personuppgiftsansvarige under ansökningsbehandlingen om urvalet kräver ytterligare specificering.

Mer information:

Registerföring för det material som söks

En personuppgiftsansvarig enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) avser en organisation eller enskild person som är personuppgiftsansvarig för det material som skapas. Den personuppgiftsansvariga fastställer ändamålen och metoderna för behandlingen av det material som bildas med stöd av beslutet om dataanvändningstillstånd.

Det kan finnas fler än en personuppgiftsansvarig och de personuppgiftsansvariga kan vara gemensamt personuppgiftsansvariga. Då fastställer de tillsammans ändamålen och metoderna för behandlingen av det material som bildas med stöd av beslutet om dataanvändningstillstånd. Om det är frågan om gemensamt personuppgiftsansvariga väljer du ”nej” och skriver in alla personuppgiftsansvariga i fältet för ytterligare information.

Den personuppgiftsansvariga kan vara antingen den som ansöker om tillstånd eller någon annan instans. Om sökanden agerar personuppgiftsbiträde för någon tredje parts (den personuppgiftsansvarigas) räkning, ska sökanden och den personuppgiftsansvariga ingå ett skriftligt avtal om behandling av personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen.

Tillståndssökandes FO-nummer

Ange sökandens FO-nummer. Ange 123 om den sökande är en privatperson. Om den sökande organisationen är etablerad i en annan stat inom EU/EES-området än Finland, namnge det officiella register i vilket organisationen har antecknats.

2. Faktureringsuppgifter

  • Nätfakturering är alltid den primära faktureringsmetoden. Ange fakturerande aktörens koppling till projektet i ansökan. Ologiska förhållanden mellan tillståndssökanden och faktueringsaktören (t.ex. betalaren är inte tillståndssökanden) kan vid behov klargöras i fältet Ytterligare information.
  • Fråga vid behov om mera information av den egna organisationens ekonomiförvaltning. Nätfaktureringsadresser kan också hämtas från webbplatsen Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n (TIEKE): https://verkkolaskuosoite.fi/. Uppgifterna i nätfakturaadressregistret upprätthålls av finländska nätfakturaförmedlare.
  • Momsnumret bildas av FO-numret, t.ex. 1234567-8 genom att lägga till landskoden med två bokstäver FI i början av numret och tar bort bindestrecket: t.ex. FI12345678.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Faktureringsuppgifterna har angetts korrekt.
  • Det finns inga uppenbara motsättningar mellan faktureringsuppgifterna och de uppgifter som anges i ansökan.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Enskilda oklarheter i faktureringsuppgifterna är inte grund för att återkalla ansökan. Om ansökan dock innehåller flera oklarheter eller om helheten är splittrad kan anökan returneras till den sökande.

3. Syftet med användningen av uppgifter

  • Helhetsbilden av ansökan ska motsvara det angivna användningsändamålet enligt lagen om sekundär användning.
  • Det begärda datainnehållet ska motsvara syftet med behandlingen av personuppgifterna.
  • Som avhandling anses minst slutarbete för lägre högskoleexamen. Det reducerade beslutpriset för avhandlingen gäller endast för enskilda avhandlingar. Om en avhandling produceras som en del av ett större projekt eller om flera avhandlingar produceras i projektet är det inte fråga om en avhandling som avses i Findatas ansökan utan ett forskningsprojekt.
Vetenskaplig forskning

När användningsändamålet är vetenskaplig forskning ska du bifoga en uppdaterad forskningsplan till ansökan samt ansvars-/målorganisationens forskningstillstånd, om så krävs. Bifoga även ett utlåtande från den etiska kommittén om lagstiftningen och/eller forskningsupplägget kräver det.

Kriterier för vetenskaplig forskning (allmänt):

  • lämplig forskningsplan
  • ansvarsperson eller ansvarsgrupp
  • resultaten publiceras i vetenskapliga publikationer
  • forskningen skapar ny information.
Statistikföring

När användningsändamålet är statistik ska du ange i ansökan vilken aktör som ska genomföra statistiken och för vilket ändamål

Undervisning

När användningsändamålet är undervisning ska de sökta uppgifterna användas för att framställa undervisningsmaterial för undervisning av personal som behandlar kunduppgifter inom social- och hälsovården och av personer som studerar till en yrkesexamen inom social- och hälsovården. Obs! Identifierbara uppgifter får användas i undervisningssituationer endast om undervisningen inte kan hållas anonym på grund av att fallet i fråga är sällsynt, på grund av undervisningens natur eller av något annat motsvarande skäl. Undervisningspersonalen ska informera dem som följer undervisningen om den lagstadgade sekretessplikten och om sanktionerna för brott mot den.

Myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter

Utgångspunkten är att myndigheters planerings- och utredningsuppgifter endast kan utföras av myndigheter. Om myndigheterna inte själva ansöker om dataanvändningstillstånd ska de vara personuppgiftsansvariga för materialet. I uppdragsförhållanden är uppdragstagaren då i princip personuppgiftsbiträdet.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Beskrivningen av uppgifternas användningsändamål innehåller inte brister, motsättningar eller inkonsekvenser.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Uppgifternas användningsändamål verkar inte motsvara det beskrivna.
  • Uppgifterna i ansökan är bristfälliga eller datainnehållet verkar inte motsvara avsikten och målen för behandlingen.

Valet av avhandling har gjorts på fel grunder

4. Definition av urvalskriterierna för målgruppen

  • Beskriv bildandet av ansökningens målgrupp tillräckligt tydligt och begränsa målgruppen enligt användningsändamålet.
  • Fäst särskild uppmärksamhet på vilka register och enligt vilka kriterier målgruppen väljs ut. Till exempel kan en områdesbegränsning avse bostadsort, födelseort, arbetsort eller användningsort för tjänster.
  • Materialurvalet genomförs enligt urvalet som beskrivs i ansökan. Fel i beskrivningarna av kriterierna för mål- och referensgrupp påverkar materialets tillgänglighet avsevärt.
  • Om målgruppen redan har bildats ska du ange i ansökan med vilket dataanvändningstillstånd målgruppen har bildats och om dataanvändningstillståndet fortfarande är i kraft.

5. Definition av urvalskriterierna för jämförelsepersoner

  • Beskriv urvalet av jämförelsepersoner på ett tydligt sätt. Ange de register från vilka urvalet kommer att genomföras samt kriterierna för identifiering av jämförelsepersoner.
  • Ange antalet jämförelsepersoner som väljs ut per forskningsperson samt likställningskriterierna så noggrant som möjligt.
  • Om släktingar väljs ut till målgruppen ska de urvalet av dem beskrivas tydligt. I ansökan ska du utreda de register från vilka urvalet ska genomföras samt kriterierna för identifiering av släktingar. Ange när det är nödvändigt släktförhållandet (t.ex. biologiska föräldrar eller adoptivföräldrar).
  • Bifoga inte material till ansökan. När dataanvändningstillståndet är beviljat ger vi anvisningar om hur du överför material på ett datasäkert sätt. Du hittar också anvisningarna på sidan Överföra material till Findata (på finska).

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Villkoren för urvalet av jämförelsepersoner och/eller släktingar är tydliga.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Kriterierna för urvalet av jämförelsepersoner och/eller släktingar är otydliga.

6. Uppgifter som hämtas

  • Se till att Findata har behörighet att bevilja tillstånd för det material du ansöker om. På slutet av denna sida finns en behörighetshjälp där du kan kontrollera saken: Gå till hjälpen
  • För beviljande av tillstånd behöver vi en exakt registerbaserad förteckning över variabler över alla uppgifter som hämtas. Din ansökan kan inte behandlas innan beskrivningen av förteckningen över variabler har skickats in för varje register som anges i ansökan.
  • Information om de variabler som finns i registren finns bland annat i Materialkatalogen (https://aineistokatalogi.fi/). Ta direkt kontakt med personuppgiftsansvariga om du behöver mer information om materialet eller variablerna eller hjälp med att definiera urvalsbeskrivningen.
  • I urvalsbeskrivningen ska du fästa uppmärksamhet på att
    • de register som hämtas är tydligt namngivna
    • de uppgifter som hämtas är beskrivna på variabelnivå
    • uppgifternas tidsbegränsning är entydigt och stämmer överens med planen (observera registrens uppdateringsschema).
    • uppgifter som hämtas från THL:s register har ett tekniskt namn för varje variabel och
    • att det för hämtningar i fler steg beskrivs i vilken ordning de begärda uppgifterna hämtas.
  • Vi kan inte garantera att uppgifter som hämtas i fler steg fås inom 60 vardagar från beslutet eftersom varje personuppgiftsansvarig har 30 vardagar att lämna ut uppgifterna.
REGISTRETS NAMNXX
BEGRÄNSNINGARMålgrupp: XX
Urvalsperiod: XX
Övriga begränsningar: XX
VARIABLER SOM SKA HÄMTASXX
ANNAT ATT OBSERVERAXX
Exempel i tabellen Registerbaserade förteckningar över variabler och begränsningar i samband med urval

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Findata har behörighet att behandla ansökan.
  • Uppgifterna som hämtas är förtecknade i ansökan på variabelnivå. Uppgifter från THL:s register har ett tekniskt namn för varje variabel.
  • Uppgifterna för variabler motsvarar uppgifterna i Materialkatalogen eller andra variabelbeskrivningar från den personuppgiftsansvariga.
  • Om det i ansökan begärs att uppgifter inte enbart ska hämtas för den egentliga målgruppen utan också för jämförelsepersoner och/eller släktingar, ska det tydligt framgå i ansökan vilka uppgifter som ska hämtas för varje grupp.
  • De uppgifters som söks kan hämtas enligt tidsplanen som framgår i ansökan.
  • Det framgår i ansökan i vilken ordning uppgifterna hämtas.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Det är oklart från vilka register uppgifterna hämtas.
  • En förteckning över variabler saknas.
  • Det tekniska namnen i THL:s variabellistor saknas.
  • Det är problem med tidtabellen för hämtningen av uppgifter, dvs. registeruppgifterna kan inte överlämnas under den tid den sökande angett
  • Det framgår inte i ansökan i vilken ordning uppgifterna hämtas.

7. Övrigt material som ska samköras

  • Gör en förteckning över uppgifterna för allt material som ska samköras med det material som Findata gett tillstånd till.
  • Observera att övriga dataanvändningstillstånd måste ha beviljats för samma projekt samt vara giltiga vid tidpunkten för behandlingen av materialet.
  • Om målgruppen har hämtats med tidigare beviljade tillstånd ska du ange tillståndet tillsammans med övriga tillstånd i materialet.
  • Om du senare vill samköra material med det material Findata gett tillstånd till ska du göra ett ändringstillstånd om de material du vill samköra.
  • Om du ansöker om material som erhålls med samtycke från den som undersöks för att samköra det med det material som Findata har gett tillstånd till, ska de informations- och samtyckesmodeller som undersöks bifogas till ansökan.
  • Ange följande uppgifter i ansökan för material som andra aktörer gett tillstånd till:
    • Tillståndets diarienummer, tillståndsgivare, tillståndets datum.
    • Om tillståndsförfarandet pågår, den myndighet som tillståndet ansöks från och datumet då tillståndsförfarandet inleds.
    • Kort beskrivning av innehållet i annans material.
    • Bifoga inte tillståndsmaterial till denna ansökan. Ansökningshandläggaren ber om dem separat.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Alla ovanstående kriterier framgår i ansökan.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Det framgår inte tydligt i ansökan vilka övriga material materialet från Findata ska samköras med (även om det framkommer att så görs).
  • Det är inte klart vilka tillstånd de övriga materialen baserar sig på eller om dessa tillstånd är i kraft.
  • De uppgifter som samkörs med de material som finns tillgängliga via Findata har samlats in med samtycke, men informations- och samtyckesmodellerna har inte bifogats i ansökan.
  • Samtycket har lämnats in, men det är föråldrat och det nämns inte alls att de uppgifter som samlats in med samtycke samkörs med de registeruppgifter som söks med dataanvändningstillstånd.

8. Behandling av material

  • Material på individnivå behandlas enligt lagen om enskilda personer i princip pseudonymiserat i en datasäker driftmiljö. Findatas driftmiljö Kapseli är det primära alternativet.
  • Övriga driftmiljöer kan efter övervägande endast användas enligt väsentliga och motiverade skäl. Observera att från och med den 1 maj 2022 måste andra behandlingsmiljöer auditeras i enlighet med Findatas förordning.
  • I princip får du det samkörda materialet så snart som möjligt. Meddela om du vill få materialet något visst datum.
  • Dataanvändningstillståndet beviljas för en viss tid enligt materialets användningstid. Dataanvändningstillstånd kan beviljas i huvudsak för högst fem år i taget. Anonyma resultat ska föras ut ur driftsmiljön inom användningstiden. Användningstiden kan vid behov förlängas med en ansökan om ändring av dataanvändningstillståndet. Uppgifter som lämnats ut ska förstöras utan dröjsmål efter det att giltighetstiden för beslutet om dataanvändningstillstånd har löpt ut, om man inte i beslutet om dataanvändningstillstånd har beviljats tillstånd att förvara materialet en viss tid. När förvaringstiden löper ut ska uppgifterna förstöras.
  • Vi tar bort materialet från Kapseli efter att dataanvändningstillståndet löpt ut, om inget annat överenskommits. Findata förvarar de urvalsvillkor och den dokumentation som använts för att skapa en pseudonymiseringsnyckel och material så att materialet vid behov kan produceras på nytt så länge som det behövs. Spara det ursprungliga dataanvändningstillståndets diarienummer.
  • Observera att behandling av personuppgifter från utlandet är överföring av personuppgifter även om uppgifterna finns i en driftsmiljö med fjärråtkomst. Läs mer om överföringsgrunderna och överföring av personuppgifter på Dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/. Kontakta vid behov dataskyddsombudet i din organisation.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • Det framkommer i ansökan att man vill behandla materialet i Findatas datasäkra miljö för fjärråtkomst eller i en annan miljö som tydligt är beskriven och behovet beskrivs i ansökan.
  • Det finns inga anmärkningar på de övriga punkterna som nämns ovan.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Ansökan ger en bild av att man vill överlåta data till någon annan miljö än Findatas Kapseli, men behövllga åtgärder för detta behov har inte uppgetts.
  • Processen för att skapa materialet är inte genomförbart och genomförandet motiveras inte (t.ex. forskare planerar att personuppgiftsansvariga skickar uppgifterna direkt till forskaren, eller forskare planerar själva att samköra och/eller pseudonymisera materialet).
  • Om uppgifterna söks för en annan driftsmiljö som inte har auditerats ska sökanden fylla i kriteriumblanketten för driftsmiljön. Du kan på förhand be om blanketten via e-post info@findata.fi.

9. Plan för användning av uppgifter

  • Namnge handläggarna och deras organisation. Dessa personer får rätt att hantera material. Om du senare vill ändra eller lägga till handläggare ska du skicka en ansökan om ändring av dataanvändningstillstånd till Findata. En avgift uppbärs för ändringstillståndet.
  • Meddela vad den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är för material som fås från Findata. Läs mer om behandlingsgrunderna på t.ex. Dataombudsmannens webbplats: https://tietosuoja.fi/.
  • Observera i fråga om särskilda personuppgifter att nästan allt material som omfattas av Findatas tillståndsbehörigheter är särskilda personuppgifter. För behandling av särskilda personuppgifter krävs en rättslig grund enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • De nödvändiga bilagorna har lämnats in.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • Bilagorna saknas.
  • Den sökande ansöker om dataanvändningstillstånd för att använda känsliga uppgifter, men anger att de uppgifter som hämtas inte är känsliga.
  • Klara brister i planen för användningen av uppgifter.

10. Mer information och bilagor

  • Här kan du specificera alla tidigare punkter i ansökan, till exempel fakturering.
  • Om du har diskuterat om ansökan på förhand med en anställd på Findata ska du uppge den anställdas namn.
  • Om du har diskuterat ansökan eller urvalet på förhand med den personuppgiftsansvarigas kontaktpersoner ska du ange deras namn här. Om du har kommit överens t.ex. om urvalet på ett visst sätt ska du också meddela med vem du har kommit överens med detta om.
  • Bifoga eventuella bilagor.
  • Bifoga inte material till ansökan.

Kriterier för behandlingsbar ansökan:

  • De nödvändiga bilagorna har lämnats in.
  • Alla nödvändiga faktorer anges i ansökan.
  • Vid behandlingen av ansökan kan man gå vidare till begäran om kostnadsberäkning antingen direkt eller sannolikt med de minsta, preciserande tilläggsutredningarna.

Kriterier för återkallelse av ansökan:

  • De nödvändiga bilagorna har inte lämnats in.
  • Det framgår i ansökan att sökanden har varit eller är i kontakt med den personuppgiftsansvariga innan ansökan behandlas, men att kontaktpersonerna för den personuppgiftsansvariga inte har angetts. T.ex. har den sökande kommit överens om ett visst sätt att genomföra urvalet med en företrädare för den personuppgiftsansvariga, men det framgår inte med vem ärendet har avtalats.

Innan vi fattar ett beslut om ansökan måste du som sökande godkänna den maximala kostnadsberäkningen för kostnaderna för uppgifternas urval och förbehandling.

Se också:

Hur framskrider behandlingen av ansökan?

Ansökningsbehandlingen kan delas in i fem olika steg, som eventuellt föregås av sökandens initiativtagande med kontakt med personuppgiftsansvariga. Processen presenteras som text efter infografiken.

  1. Den sökande kontaktar personuppgiftsansvariga direkt redan innan ansökan skickas om hen behöver mer information om materialet eller variabler eller hjälp med att bilda en urvalsbeskrivning.
    • Den sökande kan också komma överens om att hämtningen genomförs på ett visst sätt direkt med personuppgiftsansvariga. Om det till exempel har avtalats med personuppgiftsansvarigas kontaktperson att klinikern som hör till forskningsgruppen hämtar materialet kostnadsfritt, ska det i avsnittet Tilläggsuppgifter i ansökan anges med vem ärendet har avtalats och hur.
  2. Den sökande skickar ansökan eller de begärda tilläggsuppgifterna till Findata i det elektroniska ansökningssystemet på adressen https://asiointi.findata.fi.
    • Om det endast är fråga om att lämna tilläggsuppgifter kan preciseringarna beroende på fallet också skickas per e-post.
  3. Vår ansökningshandläggare kontrollerar ansökan med bilagor och säkerställer att den innehåller alla uppgifter som behövs för behandlingen.
    • Vid behov returnerar vi den bristfälliga ansökan för komplettering eller lägger fram en begäran om tilläggsutredning.
  4. När alla urvalsbeskrivningar är klara skickar vi begäran om tilläggsuppgifter och kostnadskalkyl till de registeransvariga vars uppgifter begärs i ansökan.
    • Syftet med begäran är att utreda genomförbarheten av det begärda urvalet samt den maximala kostnadskalkylen för urvalet.
    • Enligt lagen om sekundär användning har de registeransvariga 15 vardagar tid att besvara denna begäran. De registeransvariga kan vid behov be om preciseringar av begäran, varvid vi förmedlar frågorna till den sökande.
    • I detta skede utreder vi också Findatas interna kostnadskalkyl, som består av våra egna materialhanteringskostnader.
  5. När alla kostnadskalkyler har erhållits presenteras den sökande en slutlig urvalsbeskrivning och en maximikostnadskalkyl för godkännande.
    • Sökanden måste godkänna båda för att tillståndet ska kunna beviljas.
    • Observera att det efter detta inte är möjligt att ändra urvalskriterierna, utan ändringar i efterhand kräver en separat ansökan.
  6. I Findata fattar vi ett positivt beslut om dataanvändningstillstånd eller ett beslut om begäran om information.
    • Observera att dataanvändningstillstånd alltid är tidsbundna. Om det finns ett behov att spara materialet, till exempel för verifiering av en undersökning eller om det är känt att tillståndet förnyas eller att urvalet uppdateras med vissa mellanrum, ska du ange dessa behov redan i ansökan.

BEHANDLING AV MATERIAL EFTER BEVILJAT DATAANVÄNDNINGSTILLSTÅND

Efter beviljandet av dataanvändningstillståndet plockas kundens uppgifter av olika personuppgiftsansvariga och levereras på ett datasäkert sätt till Findata.

Vid Findata förbehandlas och pseudonymiseras dessa material som samlats in från personuppgiftsansvariga och vid behov samkörs och anonymiseras de. I praktiken tas de direkta identifieringarna bort från uppgifterna och samtidigt genereras en pseudonym som gör det möjligt att skilja olika personer från varandra och kombinera uppgifter på personnivå från olika filer.

Samkörningen av uppgifter avser endast en samkörning med personbeteckning och genomförs endast då samkörningen inte kräver till exempel harmonisering av klassificeringarna.

Efter behandlingen av materialet överförs materialet till kunden för behandling i en datasäker driftsmiljö.

Se också:

Hur framskrider sammanställningen av det begärda materialet?

KOSTNADSINFORMATION

Vi debiterar en beslutsavgift för dataanvändningstillstånd enligt prislistan. Förutom beslutsavgiften debiterar vi en timbaserad avgift för Findatas materialbehandling.

Det totala priset påverkas även av e personuppgiftsansvarigas kostnader för urval och leverans av material enligt varje personuppgiftsansvarigs egna bestämmelser

Materialet överförs för analys i första hand alltid till Findatas driftsmiljö Kapseli som även är avgiftbelagd. Mer information på sidan Kapseli.

Du hittar mera information om betalningar på sidan Prislista.

Se även sidan Genomsnittliga kostnadsberäkningar (på finska)

Vi förnyar vår hemsida. Det nya innehållet nedan är ännu inte översatt för det begärda språket.

Data permit fees

Price categoryCriteriaPrice
Data permit for a thesisA data permit related to a thesis for an applicant who is domiciled in Finland or another EU or EEA country.

If the project produces several theses or other outputs not related to the thesis, this is a normal or extensive information permit.
250,00 EUR
VAT +0%
Normal data permitThe application concerns the data of 1 to 15 data controllers and the applicant is established in an EU or EEA country.

If the sampling description is modified at the initiative of the applicant in the middle of the application processing process after receiving the cost estimates, this is an extensive data permit, cf. below.
1 000,00 EUR
VAT+0 %
Extensive data permitWhen one or more of the following is met:
– The application concerns the data of more than 15 data controllers
– The sampling description is modified at the initiative of the applicant after receiving the cost estimates, ie more than one round of cost estimates is required from one or more controllers
– The applicant is established outside the EU or EEA.
3 000,00 EUR
VAT +0 %

Findata’s hourly based fees

Price categoryCriteriaPrice
Data processingHourly fee for data combining, pre-processing, pseudonymisation and anonymisation.115,00 EUR/hour
VAT +0 %
Costs of processing a lapsed applicationIf the application for a data permit or data request is canceled or not completed after the start of the processing, we will charge a proportion of the workload.72,00 EUR/hour
VAT +0 %

ANSÖKNINGSHJÄLP

Select the controllers from which the data will be retrieved

Apply permit from the controller in question. The exception is those controllers who have delegated jurisdiction to Findata.

Apply permit (s) from the controllers in question.

Findata is responsible for data permits of the Finnish Center for Pensions and the Finnish Digital Agency and / or Statistics Finland if the data are combined with

  • data of other public organizations under the Act on Secondary Use of Health and Social Data
  • data stored on Kanta services or
  • to the register data of a private social or health care service provider.

Apply permit from Findata.

Findata is responsible for processing and making decisions concerning data permit and amendment applications, when the application applies to data from numerous public social and health sector controllers.

Apply permit from Findata.

Findata is responsible for processing and making decisions concerning data permit and amendment applications, when the application applies to:

  • data from numerous public social and health sector controllers
  • register data from one or numerous private social welfare and health care service organisers, or
  • customer data saved in the Kanta Services.

Apply permit from Findata.

Finnish Institute for Health and Welfare (THL) and The Regional Administrative Agencies (AVI) have delegated the jurisdiction to Findata.

As far as THL is concerned, the delegation of jurisdiction does not apply to its

  • internal permit management
  • data collected as a statistical authority
    nor
  • the transfer of samples and data transferred to THL Biopankki.

Apply permit from Findata.

Findata is responsible for processing and making decisions concerning data permit and amendment applications, when the application applies to:

  • data from numerous public social and health sector controllers
  • register data from one or numerous private social welfare and health care service organisers, or
  • customer data saved in the Kanta Services.