Vakioehdot

Kapselin käyttäjät sitoutuvat noudattamaan sitä koskevia vakioehtoja, jotka löydät alta. Vakioehdot koskevat aineiston vientiä, käyttöä, säilytyspalvelua ja ulos ottamista Kapselista.

Alla olevat ehdot ovat voimassa 1.2.2025 alkaen. Jos haluat peruuttaa tai tehdä muutoksia Kapseli-tilaukseen, tee se asiointipalvelussamme tai lähetä viesti osoitteeseen kapseli@findata.fi. Lataa aiemmat vakioehdot tästä (PDF, 132 kt).

Tietoturvallista Kapseli®-käyttöympäristöä sekä aineiston säilytyspalvelua koskevat vakioehdot

Nämä ehdot koskevat Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findatan (jäljempänä ”Findata”) sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä koskevan lain (552/2019, jäljempänä ”toisiolaki”) 20 §:n 1 momentissa tarkoitetun tietoturvallisen käyttöympäristön (jäljempänä ”Kapseli”) käyttöä sekä aineiston säilytyspalvelua. Findata ylläpitää näitä palveluja toisiolain ja näiden ehtojen mukaisesti.

Näissä ehdoissa tarkoitetussa henkilötietojen käsittelyssä henkilötiedon käsittelijänä toimii Findata. Rekisterinpitäjänä toimii se taho, joka on viranomaisen tietolupapäätöksessä tai muussa aineistoa koskevassa dokumentissa todettu tai ilmoitettu rekisterinpitäjäksi (jäljempänä Tilaaja).

Findatalla on oikeus muuttaa näitä ehtoja siitä etukäteen ilmoittamalla. Muutoksista ilmoitetaan Findatan internetsivuilla sekä erikseen Tilaajalle. Findatalla on oikeus tehdä näihin ehtoihin vähäisiä tai teknisluonteisia muutoksia ilman etukäteisilmoitusta. Hintoja ja laskutusta koskevien ehtojen päivittämisestä katso kohta Hinnat ja laskutus.

Tilaus

1. Sen, joka on tietolupapäätöksen mukaan velvollinen käyttämään Kapselia tai joka haluaa käyttää Kapselia tai aineiston säilytyspalvelua, on tehtävä asiasta erillinen tilaus Findatalle. Tilaus tehdään  vahvasti tunnistautuneena Findatan verkkosivuilta löytyvän ohjeen mukaan.
2. Findatalla on oikeus harkintansa mukaan  hyväksyä tai hylätä tilaus. Tilaus hylätään, jos sille ei ole laillista perustetta tai se on Findataa sitovien sopimusehtojen taikka näiden ehtojen vastainen.
3. Findata ilmoittaa Tilaajalle, kun tilaus on hyväksytty. Palvelujen käyttö on maksullista, Katso jäljempänä kohta Hinnat ja laskutus.

Kapselissa käsiteltävä aineisto

4. Kapselissa voidaan käsitellä sellaista aineistoa, jota koskevan lupapäätöksen on tehnyt Findata ja/tai muuta aineistoa. Jotta muuta aineistoa voidaan viedä Kapseliin, tulee Tilaajalla olla aineiston käsittelyyn asianmukaiset luvat tai muu laillinen käsittelyperuste. Findatalla on oikeus kieltäytyä aineiston viennistä Kapseliin, jos Findata katsoo, ettei aineiston käsittelemiselle ole laillista perustetta tai, jos aineiston vienti aiheuttaisi perusteettoman tietoturvariskin.

Aineiston vienti Kapseliin

5. Findata vie aineistot Kapseliin, kun tilaus on hyväksytty, aineistot ovat saapuneet Findataan rekisterinpitäjiltä ja Findata on tarkistanut sekä tarvittaessa esikäsitellyt, pseudonymisoinut tai anonymisoinut ne.
6. Kun kyse on aineistosta, johon Findata on itse myöntänyt luvan, huolehtii Findata kyseisen aineiston viennistä Kapseliin ja ilmoittaa luvansaajalle, kun aineisto on valmiina Tilaajan käsiteltäväksi.
7. Kun kyse on muusta kuin Findatan luvittamasta aineistosta, Findata antaa Tilaajalle ohjeet siitä, missä muodossa ja miten Tilaajan tulee toimittaa aineisto Findatalle Kapseliin vientiä varten. Tilaaja on velvollinen noudattamaan Findatan ohjeita. Findatan ohjeiden noudattamatta jättämisestä voi seurata tietoturvaloukkaus, josta Tilaaja on vastuussa.

Findatan tarjoamat Kapselin ohjelmistot

8. Findata asentaa uuteen Kapseliin Findatan verkkosivuilla tarkemmin kuvatun ohjelmistovalikoiman mukaiset ohjelmistot (vakio-ohjelmistot).
9. Findata toteuttaa vakio-ohjelmistoihin sellaiset päivitykset, joiden se arvioi olevan välttämättömiä erityisesti tietoturvaan liittyvistä syistä. Tilaaja voi lisäksi pyytää käytössään olevien vakio-ohjelmistojen versioiden päivittämistä Findatan verkkosivuilla annettujen ohjeiden mukaisesti.

Muiden kuin Findatan tarjoamien ohjelmistojen vienti Kapseliin

10. Tilaaja voi pyytää Findataa asentamaan Kapseliin muita kuin Findatan tarjoamia ohjelmistoja. Pyyntö tehdään Findatan verkkosivuilta löytyvän ohjeen mukaisesti.
11. Tilaaja vastaa ohjelmistojen käyttöön Kapselissa tarvittavien lisenssien olemassaolosta sekä voimassaolosta.
12. Tilaajan tulee toimittaa Findatalle ohjelmiston asennusohje sekä asennukseen ja käyttöön tarvittavat tiedot. Koska Kapselissa ei ole verkkoyhteyttä, pitää ohjelmisto voida asentaa ja ohjelmistoa voida käyttää suljetussa ympäristössä.
13. Findata arvioi ohjelmiston tietoturvallisuuden sekä yhteensopivuuden Kapselin kanssa ennen asennusta.
14. Tilaajan ohjelmistojen asennuksesta Kapseliin peritään maksu. Lisäksi tietoturvallisuuden ja yhteensopivuuden arvioinnista peritään asiantuntijatyöstä toteutuneiden työtuntien mukainen maksu.
15. Findata ei vastaa muiden kuin Findatan tarjoamien ohjelmistojen toimivuudesta tai käytöstä. Findata ei myöskään vastaa ohjelmistojen käyttöön tarvittavista lisensseistä, niiden voimassaolosta tai asennukseen tarvittavien ohjeiden olemassaolosta tai oikeellisuudesta

Kapseliin kirjautuminen

16. Kapseliin kirjaudutaan kaksivaiheisella tunnistautumisella. Findata antaa tarkemmat ohjeet Kapseliin kirjautumisesta.
17. Käyttöoikeuden saavien henkilöiden on huolehdittava kirjautumisessa käytettävien tunnistautumisvälineiden tietoturvallisesta käytöstä ja säilytyksestä.

Aineiston tarkistaminen Kapselissa ja virheistä ilmoittaminen

18. Tilaajan tulee tarkistaa, että Tilaajan käsiteltäväksi Kapseliin toimitettu aineisto on asianmukainen. Epäillystä virheellisyydestä tai poikkeavuudesta tulee ilmoittaa Findatalle viipymättä, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun Tilaaja on saanut pääsyn aineistoon.

Aineiston käsittely Kapselissa

19. Tilaaja on velvollinen käsittelemään aineistoa Kapselissa siten ja siinä tarkoituksessa kuin toisiolaki ja aineistoa koskeva tietolupa tai muu oikeusperusta edellyttää.
20. Aineiston käsittelyssä tulee huolehtia siitä, ettei salassa pidettävää tietoa välity millään tavalla sivullisille. Ainoastaan anonymisoidun tulosaineiston ottaminen ulos tietoturvallisesta käyttöympäristöstä on sallittua.

Kapselin käytön tauottaminen

21. Tilaajalla on oikeus tauottaa Kapselin käyttö määräajaksi. Määräaikoihin liittyvät ehdot löytyvät Findatan verkkosivuilta. Kapselin käytön tauottamisen edellytyksenä on, että tietolupa ja Kapselin tilaus ovat tauottamisen ajan voimassa.
22. Tilaajan tulee tehdä käytön tauottamisesta erillinen tilaus Findatalle. Tilaus käsitellään ehtojen 1 – 3 mukaisesti. Tauottaminen on maksullista. Hintojen määräytymisestä ja laskutuksesta katso kohta Hinnat ja laskutus.
23. Tilaajalla ei ole pääsyä Kapseliin tauotuksen aikana. Findata ylläpitää Kapselia ja siellä olevia aineistoja ja työkaluja tauotuksen ajan, jotta Tilaajan on mahdollista jatkaa aineiston käsittelyä tauotuksen päätyttyä.
24. Kapselin tauotuksen päätyttyä Tilaajalle mahdollistetaan pääsy Kapseliin.

Kapselin käytön päättyminen ja tilauksen irtisanominen ja purkaminen

25. Aineistoa saa käsitellä Kapselissa niin kauan, kuin sitä koskeva viranomaislupa tai muu aineiston käsittelyä koskeva oikeusperusta on voimassa. Lisäksi Kapselia koskevan tilauksen on oltava voimassa ja Kapselin käyttöä koskevat laskut maksettu.
26. Kapselin tilaus päättyy, kun tilauksen voimassaoloaika päättyy, Tilaaja irtisanoo tilauksen ja tilauksen irtisanomisaika päättyy tai kun tilaus puretaan. Irtisanomisaika on yksi (1) täysi kalenterikuukausi. Findatan hinnaston mukaiset maksut veloitetaan irtisanomisajan loppuun asti. Jo maksettuja maksuja ei palauteta.
27. Kun Kapselin tilaus päättyy, Tilaajan oikeus käsitellä aineistoa Kapselissa päättyy. Findata hävittää aineiston viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tilauksen päättymisestä.
28. Findatalla on oikeus purkaa tilaus ja poistaa Tilaajan käyttöoikeus, jos:
    1. Tilaaja rikkoo aineiston käsittelyä koskevia lupaehtoja, eikä ole korjannut menettelyään 14 vuorokauden kuluessa Findatan antamasta kirjallisesta huomautuksesta, tai menettelyä ei ole mahdollista korjata, tai
    2. Tilaaja jättää Kapselia koskevan laskun maksamatta, eikä ole maksanut laskua muistutuksesta huolimatta, tai
    3. Tilaaja muutoin rikkoo näitä ehtoja , eikä ole korjannut menettelyään 14 vuorokauden kuluessa Findatan antamasta kirjallisesta huomautuksesta, tai menettelyä ei ole mahdollista korjata.
29. Tilauksen purkamisen seurauksena Kapselin käyttöoikeus päättyy välittömästi.
30. Tilauksen purkamisen sijaan Findatalla on harkintansa mukaan oikeus poistaa Kapselin käyttöoikeus yksittäisiltä käyttäjiltä käyttäjäkohtaisesti, jos nämä eivät noudata aineiston käsittelyn lupaehtoja tai näitä ehtoja.

Aineiston säilytyspalvelu

31. Tilaaja voi Kapselin tilauksen päättymisen jälkeen säilyttää aineistoa Findatan tarjoamassa aineiston säilytyspalvelussa tilaamalla Findatalta aineiston säilytyspalvelu. Kapseli ja aineiston säilytyspalvelu eivät voi olla käytössä samanaikaisesti.
32. Aineiston säilytyspalvelu tilataan määräajaksi. Määräaikoihin liittyvät ehdot löytyvät Findatan verkkosivuilta. Aineiston käsittelyä koskevan tietoluvan tai muun lainmukaisen käsittelyperusteen on oltava voimassa koko tilauksen ajan.
33. Aineiston säilytyspalvelun tilauksen voi irtisanoa ennen määräajan päättymistä erillisellä ehtojen 1–3 mukaisella tilauksella. Tilauksen irtisanomisaika on neljä viikkoa.
34. Aineiston säilytyspalvelu tai sitä koskevan tilauksen jatkaminen tilataan ehtojen 1–3 mukaisesti vähintään neljä viikkoa ennen Kapselin tai aineiston säilytyspalvelun tilauksen päättymistä.
35. Aineiston säilytyspalvelussa säilytetään tietoluvassa tarkoitettu aineisto sekä mahdolliset tutkimukseen liittyvät muut tiedostot. Kun aineiston säilytyspalvelu otetaan käyttöön, poistetaan Tilaajan käytössä ollut Kapseli sekä mahdolliset Kapseliin viedyt muut kuin Findatan tarjoamat ohjelmistot.
36. Aineistot siirretään aineiston säilytyspalveluun tilauksen alkamispäivämäärän mukaisessa tilassa. Aineistoihin ei voi tehdä muutoksia aineiston säilytyspalvelun käyttöaikana.
37. Aineisto voidaan tarvittaessa siirtää käsiteltäväksi uuteen Kapseliin tai mahdollisen aineiston käsittelyä koskevan tietoluvan mukaiseen muuhun käyttöympäristöön. Aineiston siirtoa sekä uutta Kapselia koskeva tilaus tehdään ehtojen 1–3 mukaisesti viimeistään neljä viikkoa ennen toivottua siirtoajankohtaa.
38. Kun aineiston säilytyspalvelu otetaan käyttöön, toimitetaan Tilaajalle aineiston palauttamiseksi välttämättömät salausavain ja yksilöivä tunniste. Salausavain ja yksilöivä tunniste on suojattava sivullisten pääsyltä. Tilaajan tulee tallentaa aineiston säilytyspalveluun vietävät tiedot sellaisessa tiedostomuodossa, että niiden käsittely on mahdollista palautuksen jälkeen.
39. Aineiston säilytyspalvelun tilaus päättyy, kun tilauksen voimassaoloaika päättyy, Tilaaja irtisanoo tilauksen ja tilauksen irtisanomisaika päättyy tai kun tilaus puretaan. Irtisanomisaika on yksi (1) täysi kalenterikuukausi. Findatan hinnaston mukaiset maksut veloitetaan irtisanomisajan loppuun asti. Jo maksettuja maksuja ei palauteta.
40. Kun aineiston säilytyspalvelun tilaus päättyy, Aineiston säilytyspalvelun käyttöoikeus päättyy. Findata poistaa aineiston  viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tilauksen päättymisestä.
41. Findata voi purkaa aineiston säilytyspalvelua koskevan tilauksen jos:
    1. Tilaaja rikkoo aineiston käsittelyä koskevia lupaehtoja, eikä ole korjannut menettelyään 14 vuorokauden kuluessa Findatan antamasta kirjallisesta huomautuksesta, tai menettelyä ei ole mahdollista korjata, tai
    2. Tilaaja jättää aineiston säilytyspalvelua koskevan laskun maksamatta, eikä ole maksanut laskua muistutuksesta huolimatta, tai
    3. Tilaaja muutoin rikkoo näitä ehtoja , eikä ole korjannut menettelyään 14 vuorokauden kuluessa Findatan antamasta kirjallisesta huomautuksesta, tai menettelyä ei ole mahdollista korjata.
42. Tilauksen purkamisen seurauksena aineiston säilytyspalvelun käyttöoikeus päättyy välittömästi.
43. Aineiston säilytyspalvelu on maksullinen. Hintojen määräytymisestä ja laskutuksesta katso kohta Hinnat ja laskutus. Aineiston säilytyspalvelun käyttöönottomaksu ja ensimmäisen 12 kuukauden käyttömaksu peritään käyttöönoton yhteydessä.

Henkilötiedon käsittely: rekisterinpitäjän ja henkilötiedon käsittelijän velvollisuudet

44. Siltä osin kuin Kapseliin tai Aineiston säilytyspalveluun toimitettu aineisto sisältää henkilötietoja, noudatetaan seuraavia ehtoja. Findata ylläpitää Kapselia sekä Aineiston säilytyspalvelua toisiolain 20 §:n mukaisesti.  Findata toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi. Tarpeellisten toimenpiteiden määrittämisessä otetaan huomioon riskiä vastaava turvallisuustaso EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaisesti.  Aineistoa käsittelevät Findatan työntekijät noudattavat lakisääteisiä vaitiolo- ja salassapitovelvollisuuksia. Findatan henkilöstö on allekirjoittanut erillisen salassapitositoumuksen. Henkilöstölle on lisäksi tehty Suojelupoliisin perusmuotoinen turvallisuusselvitys.
45. Findata käyttää Tieteen Tietotekniikan keskus Oy:ta (CSC) palveluntuottajana Kapselin sekä Aineiston säilytyspalvelun teknisen ylläpito- ja kehittämistyön toteuttamiseen. CSC toimii henkilötietojen käsittelijänä Findatan lukuun.  CSC:n henkilöstölle on tehty Suojelupoliisin perusmuotoinen turvallisuusselvitys. CSC on antanut käyttöoikeudet palveluihin vain niille henkilöille, joille se on välttämätöntä työtehtävien hoitamiseksi. Käyttäessään CSC:tä henkilötietojen käsittelijänä Findata noudattaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklan 2 ja 4 kohdassa tarkoitettuja toisen henkilötietojen käsittelijän käytön edellytyksiä.
46. Rekisterinpitäjä vastaa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen III luvun mukaisten rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta Kapselissa tai Aineiston säilytyspalvelussa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta. Rekisterinpitäjä vastaa näitä oikeuksia koskeviin pyyntöihin. Findata auttaa rekisterinpitäjää henkilötietojen käsittelijänä asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä mahdollisuuksien mukaan täyttämään rekisterinpitäjän velvollisuuden vastata EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin rekisteröityjen oikeuksia koskeviin pyyntöihin.
47. Findata auttaa rekisterinpitäjää varmistamaan, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 32–36 artikloissa säädettyjä käsittelyn turvallisuutta, tietoturvaloukkauksia sekä tietosuojaa koskevaa vaikutustenarviointia ja siihen liittyvää ennakkokuulemista koskevia velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonne ja Findatan saatavilla olevat tiedot. Findata antaa rekisterinpitäjälle kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 28 artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten ja osallistuu osaltaan tarvittaessa asiaa koskeviin auditointeihin ja selvityksiin.

Hinnat ja laskutus

48. Findata perii Tilaajalta Kapselin käytöstä, käytön määräaikaisesta tauottamisesta sekä aineiston säilytyspalvelusta hinnastonsa mukaiset maksut. Hinnat ilmoitetaan Findatan verkkosivuilla.
49. Findata vahvistaa hinnat määräajoin. Findata pidättää oikeuden hintojen muutoksiin. Hintojen muutoksista ilmoitetaan viimeistään kuukautta ennen uusien hintojen käyttöönottoa.

Palvelujen tarjoamisen rajoitukset ja Findatan vastuunrajoitukset

50. Findatalla on oikeus keskeyttää pääsy Kapseliin tilapäisesti, jos se on tarpeen Kapselin toiminnan ylläpitämiseksi tai turvaamiseksi, palveluun tehtävien teknisten muutosten takia tai muusta tärkeästä syystä.
51. Findata ilmoittaa palvelujen keskeytyksistä etukäteen, jos keskeytyksen tarve ja ajankohta ovat Findatan tiedossa etukäteen.
52. Kapselin käyttö voidaan joutua keskeyttämään ilman etukäteen annettua ilmoitusta, jos keskeytys johtuu toimenpiteistä, joiden toteuttaminen välittömästi tai ilman aiheetonta viivytystä on Findatan arvion mukaan välttämätöntä. Tällaisista keskeytyksistä ilmoitetaan Kapselin käyttäjille mahdollisimman pian keskeytyksen alkamisen jälkeen.
53. Huoltokatkojen yhteydessä voidaan tehdä tilapäisiä muutoksia Kapseleissa oleviin kansiorakenteisiin tai aineistojen sijaintiin.
54. Findata ei vastaa sen käyttämien palveluntuottajien tai kolmansien osapuolien ohjelmistojen, tietojärjestelmien tai tietoliikenneyhteyksien häiriöiden tai vikojen aiheuttamista vahingoista ja viivästymistä.
55. Findata ei vastaa palvelujen käytöstä käyttäjille, heidän palveluissa käsittelemälleen aineistolle tai muulle omaisuudelle aiheutuvista välillisistä vahingoista, eikä käyttökatkojen tai käyttörajoitusten aiheuttamista vahingoista ja viivästyksistä. Findatan korvausvastuu rajoittuu korkeintaan Tilaajan Findatalle vahingon tapahtumisvuonna suorittamien käyttömaksujen määrään.
56. Findata ei vastaa millään tavalla muiden kuin Findatan tarjoamien Kapseliin vietyjen ohjelmistojen toimivuudesta tai niissä mahdollisesti esiintyvistä häiriöistä tai vioista taikka niiden käytöstä Tilaajalle aiheutuvista vahingoista tai viivästymisistä.
57. Tilaaja vastaa itse käyttämiensä laitteiden ja tietoliikenneyhteyksien toimivuudesta, ja niissä mahdollisesti esiintyvien häiriöiden tai vikojen Tilaajalle aiheuttamista vahingoista ja viivästymisistä.
58. Tilaaja vastaa Kapselissa käyttämiensä Findatan tarjoamien vakio-ohjelmistojen tarkoituksenmukaisesta käytöstä. Findata ei anna ohjelmistojen käyttäjätukea.
59. Findatan velvollisuus hyvittää Kapselin käytöstä perittyjä maksuja.
    1. Findatan hyvitysvelvollisuus syntyy vain, kun
       1. Kapselin käyttö on kokonaan estynyt Findatan tai sen käyttämän palveluntuottajan vastuulla olevista syistä, ja
       2. Käyttö on estynyt muusta kuin etukäteen ilmoitetusta syystä kalenterikuukauden aikana vähintään 72 tunnin ajan.
    2. Hyvityksen määräytyminen
       1. Välillisiä vahinkoja tai haittoja ei korvata.
       2. Hyvityksen määrä lasketaan toteutuneiden yhteenlaskettujen täysien 24 tunnin jaksojen perusteella. Hyvitystä maksetaan tätä vastaava osuus palvelun kuukausiveloituksesta.
       3. Kaikista käytön estävistä häiriöistä tulee tehdä vikailmoitus välittömästi, kun vika on havaittu, jotta se huomioidaan hyvityksen määräytymisessä.
       4. Findata käsittelee vikailmoitukset ja hyväksyy erillisellä ilmoituksella hyvitykseen oikeuttavat häiriöt.
    3. Hyvityksen hakeminen
       1. Hyvitystä haetaan kahden viikon kuluessa sen kalenterikuukauden päättymistä, jolloin käytön estävä häiriö on esiintynyt, ellei Findata yksittäistapauksessa anna muita ohjeita. Hyvitystä haetaan Findatan antamien ohjeiden mukaisesti.

Lisätiedot