Tjänster och instruktioner

Tjänster för kunder

Findatas kunder är de som behöver material.

Vi erbjuder våra kunder

• tillstånds- och materialtjänster
• behandling av material i en informationssäker driftmiljö med fjärråtkomst.

Vi beviljar tillstånd för åtkomst till material när

• ärendet gäller sekundär användning av social- och hälsovårdsuppgifter
  och
• uppgifterna samkörs från flera personuppgiftsansvarigas register eller när registeruppgifterna kommer från privata serviceanordnare inom social- och hälsovården.

Vi inleder vår verksamhet 2020. Under 2019 lämnas ansökan om dataanvändningstillstånd och begäran om information separat till varje personuppgiftsansvarig som förut.

Vilka uppgifter kan du begära från Findata?

När du kontaktar Findata kan du antingen lämna en begäran om information eller ansöka om dataanvändningstillstånd.

• Lämna en begäran om information om du vill ha statistiskt material.
• Ansök om dataanvändningstillstånd om du vill ha material på individnivå.

Tyvärr är begären om information endast möjliga med en finsk personlig identitetskod genom Suomi.fi-identifiering. Vi kartlägger alternativa säkra identifieringsapplikationer för våra internationella kunder.

OBS!

• Ansökningar om dataanvändningstillstånd på individnivå tas emot från den 1 april 2020.

De lagstadgade användningsändamålen för materialen är:

• vetenskaplig forskning
• statistikföring
• utvecklings- och innovationsverksamhet
• myndighetsstyrning och myndighetstillsyn
• myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter
• undervisning
• informationsledning

Statistiskt material

Du kan lämna begäran om information när du behöver statistik för ett sekundärt användningsändamål.

Obs! För utvecklings- och innovationsverksamhet utlämnas endast statistiskt material. Varje begäran om material för detta ändamål ska göras genom en begäran om information.

Vi beviljar tillstånd för utvecklings- och innovationsverksamhet som syftar till att

• främja folkhälsan eller den sociala tryggheten eller
• utveckla social- och hälsovårdstjänsterna eller servicesystemet eller
• skydda individers hälsa och välbefinnande eller skydda deras rättigheter och friheter som rör hälsa och välbefinnande.

Material på individnivå

Du kan ansöka om dataanvändningstillstånd från den 1 april 2020 när du behöver pseudonymiserade uppgifter på individnivå för

• vetenskaplig forskning och statistikföring
• läromedel till utbildningar för personal som behandlar klientuppgifter inom social- och hälsovården och personer som studerar till yrken inom social- och hälsovården
• en myndighets planerings- och utredningsuppgifter.

Behandlingen av begäran om information och ansökningar om dataanvändningstillstånd

Gör din begäran om information eller ansökan om datatillstånd i Findatas ansökningssystem.

Vi behandlar en begäran om information så snart som möjligt.

Vi fattar beslut om en ansökan om dataanvändningstillstånd inom 3 månader från det att vi har fått all information som krävs för att fatta beslutet. Om det behövs kan vi be dig att komplettera ansökan eller be den personuppgiftsansvariga om ytterligare information.

Om vi måste göra en exceptionellt omfattande behandling av uppgifter från olika personuppgiftsansvariga kan vi förlänga behandlingstiden för ansökan med högst 3 månader. Vi underrättar dig om förlängningen av tidsfristen, om grunden för förlängningen samt om den nya tidsfristen inom vilken beslutet meddelas.

Materialtjänst

Vi

• samlar in registermaterial från personuppgiftsansvariga
• samkör och pseudonymiserar eller anonymiserar material eller producerar statistiska uppgifter
• konverterar och samkör tillståndsinnehavarens eget material.

Vi lämnar ut materialen till dig inom 60 vardagar från att beslutet fattats.

Vi kan förlänga tidsfristen för utlämnande av material av vägande skäl. Då underrättar vi dig om förlängningen av tidsfristen, om grunden för förlängningen samt om den nya tidsfristen inom vilken materialet lämnas ut.

Vi lämnar ut statistiskt material som du får använda fritt.

För materialtjänsten tar vi ut en timbaserad avgift för använd arbetstid. Bestämmelser om grunden för fastställande av timpriset finns i Social- och hälsovårdsministeriets avgiftsförordning.

Kapseli driftmiljö med fjärråtkomst

Vi tillhandahåller Kapseli – en informationssäker miljö för behandling av pseudonymiserat material på individnivå. Där får du tillgång till de viktigaste statistikprogrammen som du behöver för att analysera materialet.

Du får användarnamn och lösenord till driftmiljön med fjärråtkomst efter att vi

• har godkänt din tillståndsansökan
• sammanställt materialet från den personuppgiftsansvariga och
• ingått avtal med dig om användning av driftmiljön.

Användningen av driftmiljön är avgiftsbelagd. Bestämmelser om grunden för fastställande av priserna finns i Social- och hälsovårdsministeriets avgiftsförordning.

Vi kan också överföra material till någon annan än Findatas informationssäkra driftmiljö. Det kan vi dock bara göra om det finns nödvändiga motiv och om den andra driftmiljön uppfyller Findatas krav på informationssäkerhet.

Tillståndsmyndigheten för användning av social- och hälsovårdsdata Findata erbjuder personuppgiftsansvariga, dvs. de som förvaltar material, stöd för uppgörandet av materialbeskrivningar, en anonymiseringstjänst och en tjänst för behandling av tillstånd på den personuppgiftsansvarigas vägnar.

Tjänster för personuppgiftsansvariga

Uppgörande av materialbeskrivningar

Vi hjälper personuppgiftsansvariga att göra upp materialbeskrivningar av datainnehållet i sina register, så att de som behöver uppgifter kan avgöra om uppgifterna lämpar sig för sekundär användning. Vårt samarbete kring materialbeskrivningar med personuppgiftsansvariga inleds 2020. Vi diskuterar målen med att förenhetliga materialbeskrivningarna med de personuppgiftsansvariga och därefter utarbetar vi anvisningar om materialbeskrivningarna. Social- och hälsovårdsministeriet kommer att utfärda en förordning om materialbeskrivningar.

Anonymiseringstjänst

Om en ansökan om uppgifter för sekundär användning endast gäller en personuppgiftsansvarig, ansvarar den personuppgiftsansvariga själv för att behandla ansökan om dataanvändningstillstånd och fatta beslut om tillstånd.

Om materialet ska lämnas ut anonymiserat till tillståndsinnehavaren anonymiserar vi materialet åt den personuppgiftsansvariga och ser till att tillståndsinnehavaren får åtkomst till det. Den personuppgiftsansvariga tillhandahåller det beviljade dataanvändningstillståndet och materialet som tillståndet gäller till Findata via en informationssäker dataöverföring.

Anonymiseringstjänsten inleds under 2020.

Den personuppgiftsansvariga ansvarar själv för behandlingen av ansökningar om dataanvändningstillstånd och tillståndsbeslut om ansökan om uppgifter för sekundär användning endast gäller en av följande personuppgiftsansvariga:

• offentliga serviceanordnare inom social- och hälsovården
• Institutet för hälsa och välfärd
• Folkpensionsanstalten (förmåner och recept)
• Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården Valvira
• regionförvaltningsverken (social- och hälsovårdsärenden)
• Arbetshälsoinstitutet (arbetsrelaterade sjukdomar, exponeringsmätningar, patientregister)
• Säkerhets- och utvecklingscentret för läkemedelsområdet Fimea
• Social- och hälsovårdsministeriet.

Behandling av tillstånd åt personuppgiftsansvariga

Tidigare nämnda personuppgiftsansvariga kan ge Findata fullmakt att på deras vägnar producera andra tjänster än de rådgivnings- och materialtjänster som de ska ordna enligt lagen om sekundär användning. Då behandlar vi på den personuppgiftsansvarigas vägnar även ansökningar om dataanvändningstillstånd som bara gäller datainnehållet i den personuppgiftsansvarigas egna register.

För närvarande har följande kontrollörer av data delegerat behörighetsjurisdiktion till Findata:

• Institutet för hälsa och välfärd THL, med undantag för sin interna tillståndshantering, de uppgifter som den samlar in som en statistisk myndighet och tillståndshanteringen för frisläppande av prover och data som överförts till THLs biobank
• Raumo sociala tjänster och hälsovård
• Björneborg Perusturvakeskus