7. Aineiston käsittely (käyttöympäristö)
Määrittele, missä käyttöympäristössä tietoja käsitellään ja kuka tietoja käsittelee.
Yksilötasoista aineistoa käsitellään ensisijaisesti toisiolain mukaisessa tietoturvallisessa käyttöympäristössä. Auditoidut ympäristöt löydät Lupa- ja valvontaviraston Astori-rekisteristä (lvv.fi).
Listaa kaikki henkilöt, jotka tulevat käsittelemään aineistoa ja heidän organisaationsa. Käsittelijöiden muuttaminen myöhemmin vaatii erillisen muutosluvan, joten käy lista huolellisesti läpi ennen hakemuksen lähettämistä.
Ota huomioon myös aineiston säilytysaika. Jos aineistoa on tarve säilyttää analysoinnin jälkeen, tietoluvan tulee olla voimassa koko säilytysajan.
Jos valitsemasi käyttöympäristö on Findatan Kapseli-ympäristö, tee Kapseli-tilaus Findatan vanhassa asiointipalvelussa (asiointi.findata.fi).
8. Tietosuoja-asiat
Lähes kaikki Findatan luvittamat aineistot ovat erityisiä henkilötietoja, mikä asettaa vaatimuksia käsittelyperusteelle.
Tässä vaiheessa kysytään muun muassa käsittelyn oikeudellinen peruste, miten minimointiperiaate on otettu huomioon, miten kohdejoukkoa on informoitu, ja siirretäänkö henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Huomioi, että henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on tietojen siirtämistä, vaikka aineisto olisi etäkäyttöympäristössä. Ota tarvittaessa yhteyttä oman organisaatiosi tietosuojavastaavaan täyttäessäsi osiota.
Käytä apuna Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita:
- Henkilötietojen siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle (tietosuoja.fi)
- Tietojen minimointi (tietosuoja.fi)
- Rekisteröidyn informointi (tietosuoja.fi)
- Vaikutusten arviointi (tietosuoja.fi)
- Erityisten henkilötietoryhmien käsittely (tietosuoja.fi)
- Henkilötietojen käsittelyperusteet (tietosuoja.fi)
Opi lisää tutkijan tietosuojavaatimuksista oppimisportaalistamme: Tutkijan tietosuoja