I denna dataskyddsbeskrivning redogörs för hur Findata behandlar personuppgifter om sökande av dataanvändningstillstånd och personer som gör begäranden om information.
Med ”personuppgifter” avses alla uppgifter om den registrerade som direkt eller indirekt kan identifiera honom eller henne, i enlighet med definitionen i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) (”dataskyddsförordningen”).
Findata följer vid behandling av personuppgifter dataskyddsförordningen, lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården samt annan tillämplig dataskyddslagstiftning och god informationshanteringssed.
Personuppgiftsansvarig
Kontaktuppgifter:
Findata – Tillståndsmyndigheten för social- och hälsodata
PB 30, 00301 Helsingfors
info@findata.fi
Dataskyddsombud
tietosuojavastaava@findata.fi
Ändamålen med behandlingen av personuppgifter och den rättsliga grunden för behandlingen
Till Findatas lagstadgade uppgifter hör att behandla ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information samt att fatta förvaltningsbeslut om dessa.
Vi behandlar sökandens personuppgifter eller personuppgifterna för representanterna som agerar som sökanden för samfund för att behandla ansökningarna, fatta beslut om ansökningarna och för att fakturera för ansökningarna. Dessutom behandlar vi de sökandes kontaktuppgifter eller kontaktuppgifterna för samfund som agerar som sökande för att skicka kundmeddelanden om tjänsterna och deras användning.
Vi använder inte automatiskt beslutsfattande eller profilering vid behandlingen av uppgifter.
Behandlingen av personuppgifter vid behandling av ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information grundar sig på följande lagar:
- 6 a §, 6 b § och 45 § i lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (552/2019),
- artiklar 6.1 a och 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen och
- 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).
Personuppgifter som behandlas samt informationskällor
Vi samlar in de uppgifter om dem som gör ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information som de lämnar ut i ansökan eller begäran. Dessa uppgifter är den sökandes eller dennes kontaktpersons namn, arbetsuppgift eller titel, kontaktuppgifter samt namn och affiliering för de personer som har rätt att behandla personuppgifter. Vi behandlar även uppgifterna för fakturering. Om sökanden är en privatperson innehåller också faktureringsuppgifterna personuppgifter. Dessutom kan ansökan innehålla namnet på och kontaktuppgifterna till den person som skickar målgruppen till Findata.
Vi upprätthåller därtill ett loggsystem med hjälp av vilket vi följer upp och sparar personuppgifter om de olika skedena i behandlingen av ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information.
I samband med att ansökan om dataanvändningstillstånd och begäran om information skickas, sparar vi personuppgifter som kräver stark autentisering och som Suomi.fi-tjänsten förmedlar.
Personuppgifter som sparats i Suomi.fi-tjänsten beskrivs i tjänstens dataskyddsbeskrivning (suomi.fi).
Regelmässigt utlämnande av personuppgifter och personuppgifternas mottagargrupper
Vi lämnar inte enligt reglerna ut personuppgifter som lämnats i ansökningar om dataanvändningstillstånd eller begäranden om information. Vi publicerar information om beviljade dataanvändningstillstånd och begäranden om information. Om mottagaren av beslutet är en privatperson, publicerar vi inte hens namn.
Vi lämnar ut uppgifter till den som begär om dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) och den allmänna dataskyddsförordningen. Uppgifterna i tillståndsansökan och begäran om information är i regel offentliga, eftersom de inte uttryckligen är sekretessbelagda.
Vi använder IT-centret för vetenskap (CSC) för att genomföra det tekniska underhålls- och utvecklingsarbetet för det informationssystem (Myndighetens informationssäkra driftmiljö) som vi använder vid hantering av informationsförfrågningar. CSC fungerar som personuppgiftsbiträde för Findatas räkning.
Förvaringstid för personuppgifter
Vi sparar ansökningarna om dataanvändningstillstånd permanent och begäranden om information i tio år efter att de anhängiggjorts. Vi sparar besluten om dataanvändningstillstånd permanent och besluten om begäranden om information i tio år efter att de har getts.
Vi sparar sådana utkast till ansökningar och begäran om information som inte har skickats till Findata för behandling i 180 dagar efter den senaste redigeringen. Ansökningar som inte har redigerats på 180 dagar raderas automatiskt från systemet.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES samt till internationella organisationer
Vi överför inte personuppgiftsmaterial utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.
Den registrerades rättigheter
Med registrerad avses sökande av dataanvändningstillstånd och personer som gör begäranden om information. Läs mer om den registrerades rättigheter längre upp på denna sida under rubriken ”Den registrerades rättigheter”.