Käyttötarkoitus
Tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittely sekä niitä koskevien hallintopäätösten antaminen ovat Findatan lakisääteisiä tehtäviä. Otamme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt vastaan Findatan tietopyyntöjen hallintajärjestelmän kautta.
Käsittelemme hakijoiden tai hakijoina olevien yhteisöjen edustajia koskevia henkilötietoja hakemusten käsittelyn, päätöksenteon ja laskutuksen tarkoituksiin. Lisäksi käsittelemme hakijoiden tai hakijoina olevien yhteisöjen yhteystietoja palveluiden ja niiden käyttöön liittyvien asiakasviestien lähettämiseen.
Tietolupahakemuksen tai tietopyynnön tekijän tulee tunnistautua lähtökohtaisesti Suomi.fi-palvelun kautta.
Tietolupahakemukset, tietopyynnöt ja niihin annettavat Findatan ratkaisut tallennetaan asianhallintajärjestelmään viranomaisen tiedonhallintaa koskevan sääntelyn mukaisesti. Findatan käyttämää asianhallintajärjestelmää ylläpitää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL).
Tietopyyntöjen hallintajärjestelmässä säilytetään hakemusluonnoksia, jotta hakija pystyy tarvittaessa keskeyttää hakemuksen laatimisen ja palata hakemuksen pariin myöhemmin.
Emme käytä tietojen käsittelyssä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Käsiteltävät tiedot ja tietolähteet
Keräämme tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen tekijöistä ne tiedot, jotka he antavat hakemuksessa tai pyynnössä. Näitä tietoja ovat hakijan tai tämän yhteyshenkilön nimi, työtehtävä tai titteli, yhteystiedot sekä henkilötietojen käsittelyyn oikeutettujen henkilöiden nimi ja affiliaatio. Käsittelemme tietoja myös laskutusta varten. Jos hakija on yksityishenkilö, myös laskutustiedot sisältävät henkilötietoja. Lisäksi hakemus voi sisältää Findatalle kohdejoukon toimittavan henkilön nimen ja yhteystiedot.
Lisäksi ylläpidämme lokijärjestelmää, jonka avulla seuraamme ja tallennamme henkilötietoja tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyn eri vaiheista.
Tallennamme tietolupahakemuksen ja tietopyynnön lähettämisen yhteydessä hakemuksen laatijaa koskevat vahvan tunnistamisen edellyttävät henkilötiedot, jotka Suomi.fi-palvelu välittää. Suomi.fi-palvelun tallettamat henkilötiedot kuvataan palvelun tietosuojaselosteessa (suomi.fi).
Kirjaamme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt THL:n ylläpitämään asianhallintajärjestelmä Helmeen. Katso lisätietoa THL:n verkkosivuilta (thl.fi).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä vastaanottajaryhmät
Emme luovuta tietolupahakemuksissa tai tietopyynnöissä annettuja henkilötietoja säännönmukaisesti. Julkaisemme tietoja myönnetyistä tietoluvista ja tietopyynnöistä. Jos päätöksen saaja on yksityishenkilö, emme julkaise hänen nimeään.
Luovutamme tietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Lupahakemuksen ja tietopyynnön tekijän tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, koska niitä ei ole nimenomaisesti säädetty salassa pidettäväksi.
Käytämme Tieteen Tietotekniikan keskus Oy:ta (CSC) tietopyyntöjen hallintajärjestelmän teknisen ylläpito- ja kehittämistyön toteuttamiseen. CSC toimii henkilötietojen käsittelijänä Findatan puolesta.
Kirjaamme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt THL:n ylläpitämään asianhallintajärjestelmään. THL:ssä työskentelevillä henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu käsitellä Findatan asiakirjoja, on käyttöoikeus tietoihin. Findata on THL:n yhteydessä toimiva itsenäinen yksikkö.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietolupahakemukset pysyvästi, ja tietopyynnöt kymmenen vuoden ajan niiden vireilletulosta. Säilytämme tietolupaa koskevat päätökset pysyvästi ja tietopyyntöä koskevat päätökset kymmenen vuoden ajan niiden antamisesta.
Säilytämme sellaiset hakemus- ja tietopyyntöluonnokset, joita ei ole toimitettu Findatalle hakemuksen tai tietopyynnön käsittelemistä varten 180 päivän ajan viimeisimmästä muokkauksesta. Hakemukset, joita ei ole muokattu 180 päivään, poistetaan automaattisesti järjestelmästä.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle sekä kansainvälisille järjestöille
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jota alkuperäiset sosiaali- ja terveystiedot koskevat. Kun käsittelemme henkilötietoja, jotka sisältyvät tietolupahakemukseen tai tietopyyntöön, rekisteröidyllä on käytettävissään seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä (tietosuoja-asetuksen 14 artikla)
- Oikeus tutustua tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuoja-asetuksen 77 artikla)
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa toteuttamaamme henkilötietojen käsittelyä milloin tahansa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella. Tällöin emme enää saa käsitellä tähän henkilöön liittyviä tietoja, paitsi jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos tietojen käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Lue lisää oikeuksistasi rekisteröitynä.
Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyssä perustuu seuraaviin lakeihin:
- Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019) 44 § ja 45 §,
- yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta e alakohta ja
- tietosuojalaki 4 § 2 kohta.
