Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Findata käsittelee tietoluvan hakijoiden ja tietopyynnön tekijöiden henkilötietoja.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty.
Findata noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta, toisiolakia sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Rekisterinpitäjä
Findata – sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen
PL 30, 00301 Helsinki
info@findata.fi
Tietosuojavastaava
tietosuojavastaava@findata.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste
Tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittely sekä niitä koskevien hallintopäätösten antaminen ovat Findatan lakisääteisiä tehtäviä.
Käsittelemme hakijoiden tai hakijoina olevien yhteisöjen edustajia koskevia henkilötietoja hakemusten käsittelyn, päätöksenteon ja laskutuksen tarkoituksiin. Lisäksi käsittelemme hakijoiden tai hakijoina olevien yhteisöjen yhteystietoja palveluiden ja niiden käyttöön liittyvien asiakasviestien lähettämiseen.
Emme käytä tietojen käsittelyssä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Henkilötietojen käsittely tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyssä perustuu seuraaviin lakeihin:
- Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019) 6 a §, 6 b § ja 45 §,
- yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta a alakohta ja e alakohta sekä
- tietosuojalaki (1050/2018) 4 § 2 kohta.
Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet
Keräämme tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen tekijöistä ne tiedot, jotka he antavat tietolupahakemuksessa tai tietopyynnössä. Näitä tietoja ovat hakijan tai tämän yhteyshenkilön nimi, työtehtävä tai titteli, yhteystiedot sekä henkilötietojen käsittelyyn oikeutettujen henkilöiden nimi ja affiliaatio. Käsittelemme tietoja myös laskutusta varten. Jos hakija on yksityishenkilö, myös laskutustiedot sisältävät henkilötietoja. Lisäksi hakemus voi sisältää Findatalle kohdejoukon toimittavan henkilön nimen ja yhteystiedot.
Lisäksi ylläpidämme lokijärjestelmää, jonka avulla seuraamme ja tallennamme henkilötietoja tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyn eri vaiheista.
Tallennamme tietolupahakemuksen ja tietopyynnön lähettämisen yhteydessä hakemuksen laatijaa koskevat vahvan tunnistamisen edellyttävät henkilötiedot, jotka Suomi.fi-palvelu välittää. Suomi.fi-palvelun tallettamat henkilötiedot kuvataan palvelun tietosuojaselosteessa (suomi.fi).
Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen vastaanottajaryhmät
Emme luovuta tietolupahakemuksissa tai tietopyynnöissä annettuja henkilötietoja säännönmukaisesti. Julkaisemme tietoja myönnetyistä tietoluvista ja tietopyynnöistä. Jos päätöksen saaja on yksityishenkilö, emme julkaise hänen nimeään.
Luovutamme tietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tietolupahakemuksen ja tietopyynnön tekijän tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, koska niitä ei ole nimenomaisesti säädetty salassa pidettäväksi.
Käytämme Tieteen Tietotekniikan keskus Oy:tä (CSC) tietopyyntöjen hallintajärjestelmän teknisen ylläpito- ja kehittämistyön toteuttamiseen. CSC toimii henkilötietojen käsittelijänä Findatan lukuun.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme tietolupahakemukset pysyvästi, ja tietopyynnöt kymmenen vuoden ajan niiden vireilletulosta. Säilytämme tietolupaa koskevat päätökset pysyvästi ja tietopyyntöä koskevat päätökset kymmenen vuoden ajan niiden antamisesta.
Säilytämme sellaiset hakemus- ja tietopyyntöluonnokset, joita ei ole toimitettu Findatalle hakemuksen tai tietopyynnön käsittelemistä varten 180 päivän ajan viimeisimmästä muokkauksesta. Hakemukset, joita ei ole muokattu 180 päivään, poistetaan automaattisesti järjestelmästä.
Henkilötietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille
Emme siirrä henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
Rekisteröidyn oikeudet
Tässä tietosuojaselosteessa rekisteröidyllä tarkoitetaan tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen tekijöitä. Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista ylempää tältä sivulta kohdasta ”Rekisteröidyn oikeudet”.