Käyttötarkoitus
Tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittely sekä niitä koskevien hallintopäätösten antaminen ovat Findatan lakisääteisiä tehtäviä. Otamme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt vastaan Findatan ylläpitämän järjestelmän kautta.
Käsittelemme hakijoiden tai hakijoina olevien yhteisöjen edustajia koskevia henkilötietoja hakemusten käsittelyssä ja päätösten antamisessa. Hakemuksen tai tietopyynnön tekijän tulee tunnistautua lähtökohtaisesti Suomi.fi-palvelun kautta.
Hakijan valmiit hakemukset ja tietopyynnöt tallennetaan asianhallintajärjestelmään viranomaisen tiedonhallintaa koskevan sääntelyn mukaisesti. Findatan käyttämää asianhallintajärjestelmää ylläpitää Terveyden ja hyvinvoinnin laitos.
Hakemusjärjestelmässä säilytetään hakemusluonnoksia, jotta hakija pystyy tarvittaessa keskeyttää hakemuksen laatimisen ja palata hakemuksen pariin myöhemmin.
Emme käytä tietojen käsittelyssä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Käsiteltävät tiedot ja tietolähteet
Keräämme tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen vireille saattajista tiedot, jotka he antavat hakemuksessa tai pyynnössä. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, työtehtävä tai titteli sekä yhteystiedot.
Lisäksi ylläpidämme lokijärjestelmää, jonka avulla seuraamme ja tallennamme henkilötietoja tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyn eri vaiheista. Lokijärjestelmän avulla talletamme tietolupahakemuksen ja tietopyynnön lähettämisen yhteydessä hakemuksen laatijaa koskevat vahvan tunnistamisen edellyttävät henkilötiedot, jotka Suomi.fi-palvelu välittää.
Suomi.fi-palvelun tallettamat henkilötiedot kuvataan palvelun tietosuojaselosteessa (suomi.fi).
Tietojen säännönmukaiset luovutukset sekä vastaanottajaryhmät
Emme luovuta tietolupahakemuksissa tai tietopyynnöissä annettuja henkilötietoja säännönmukaisesti. Julkaisemme tiedot myönnetyistä tietoluvista ja tietopyynnöistä. Jos luvanhakija tai tietopyynnön esittäjä on yksityishenkilö, emme julkaise nimeä. Siirry tarkastelemaan myönnettyjä lupia.
Luovutamme tietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (finlex.fi) mukaisesti. Lupahakemuksen ja tietopyynnön tekijän tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, koska niitä ei ole nimenomaisesti säädetty salassa pidettäväksi.
Kirjaamme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ylläpitämään asianhallintajärjestelmään. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksessa työskentelevillä henkilöillä, joiden työtehtäviin kuuluu käsitellä Findatan asiakirjoja, on käyttöoikeus tietoihin. Findata on Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen yhteydessä toimiva itsenäinen yksikkö.
Tietojen säilytysaika
Säilytämme tietolupahakemukset ja tietopyynnöt kymmenen vuoden ajan niiden vireilletulosta. Säilytämme tietolupaa ja tietopyyntöä koskevat päätökset kymmenen vuoden ajan niiden antamisesta.
Säilytämme hakemusluonnokset hakemusjärjestelmässä 180 päivän ajan viimeisimmästä muokkauksesta.
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle sekä kansainvälisille järjestöille
Emme siirrä tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jota alkuperäiset sosiaali- ja terveystiedot koskevat. Kun käsittelemme henkilötietoja, jotka sisältyvät tietolupahakemukseen tai tietopyyntöön, rekisteröidyllä on käytettävissään seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä (tietosuoja-asetuksen 14 artikla)
- Oikeus tutustua tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)
- Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (tietosuoja-asetuksen 18 artikla)
- Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä (tietosuoja-asetuksen 21 artikla)
Lue lisää oikeuksistasi rekisteröitynä.
Käsittelyperuste
Henkilötietojen käsittely tietolupahakemusten ja tietopyyntöjen käsittelyssä perustuu seuraaviin lakeihin:
- Laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä (552/2019) 44 § ja 45 §,
- yleinen tietosuoja-asetus 6 artikla 1 kohta e alakohta ja
- tietosuojalaki 4 § 2 kohta.