Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

Findata rekisterinpitäjänä

Findatasta tulee henkilötietojen rekisterinpitäjä, kun se vastaanottaa Findatan lupapäätöksissä yksilöityjä rekisteritietoja tietojen alkuperäisiltä rekisterinpitäjiltä. Rekisterinpitäjän tulee osoittaa henkilötietojen käsittelyyn laillinen peruste.

Findatan tehtävistä säädetään toisiolaissa. Findatan laillinen käsittelyperuste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artikla 1 kohta e alakohta (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai julkisen vallan käyttämiseksi) ja tietosuojalain 4 §:n 1 momentin 2 kohta (käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi).

Findata käsittelee myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, joista käytettiin aiemmin nimitystä arkaluonteiset tiedot. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi henkilön terveystiedot. Näiden henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan g alakohtaan (käsittely on tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä) ja tietosuojalain 6 §:n 1 momentin 2 kohtaan (tietojen käsittelyyn, josta säädetään laissa tai joka johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä).

Findata ei luovuta tietoja päätöksentekoon, joka koskee yksittäisen henkilön oikeuksia, etuja tai velvoitteita. Emme luovuta tietoja siis esimerkiksi vakuutusyhtiöille yksittäisten vakuutuspäätösten tekemistä varten tai Kelalle etuuspäätösten tekemistä varten. Emme luovuta tietoja myöskään markkinointiin tai kaupallisten palveluiden tarjoamista varten.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeutesi?

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet Findatan hallussa oleviin henkilötietoihinsa. Lisätietoa oikeuksista löydät alaotsikoiden alta.

• Oikeus saada pääsy tietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Oikeus vastustaa omien tietojen käsittelyä

Oikeus saada pääsy tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös Findatan käsittelemistä henkilötiedoistaan. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada tietoa siitä:

• mistä henkilötietosi on saatu
• miksi hänen henkilötietojaan tarvitaan
• kuinka kauan hänen henkilötietojaan tarvitaan
• onko hänen henkilötietojaan luovutettu ja jos on, minne
• onko hänen henkilötietojaan siirretty EU:n ulkopuolelle ja mitä tietosuoja-asetuksen mukaista suojatointa niihin on sovellettu
• käytetäänkö tietojen käsittelyssä automaattista käsittelyä ja
• miten rekisteröity voi käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (tietosuoja-asetuksen 16 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus korjata Findatan käsittelemät virheelliset tiedot.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä tietyissä tilanteissa. Tietojen käsittelyä voidaan rajoittaa myös muiden pyyntöjen seurauksena ilman että rekisteröity pyytää sitä erikseen.

Rekisteröity voi pyytää Findataa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä, jos:

• tiedot ovat virheellisiä
• tietoja käsitellään lainvastaisesti, mutta rekisteröity ei halua, että ne poistetaan
• Findata ei enää tarvitse tietoja alkuperäiseen tarkoitukseen, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeusvaateen laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen tai
• rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä, mutta lopullista päätöstä harkitaan vielä.

Jos Findata rajoittaa tietojesi käsittelyä, ilmoitamme rajoittamisesta mahdollisuuksien mukaan kaikille niille, joille tietoja on aiemmin luovutettu.

Vastustamisoikeus (21 artikla)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, Findata ei enää käsittele hänen henkilötietojaan. Voimme kuitenkin jatkaa käsittelyä ja luovuttaa tietoja toisiolain mukaisesti, jos sille on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Lisätietoja tietosuoja-asetuksen mukaisista oikeuksistasi ja niiden käyttämisestä löydät Tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).

Oikeuksien käyttäminen Findatassa

Jos haluat käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiasi, löydät tarvittavat ohjeet tältä sivulta kohdasta Miten voit käyttää oikeuksiasi?.

Huomioithan, että voimme pääsääntöisesti toteuttaa rekisteröidyn pyynnöt vain, jos ne koskevat Findatan hallussa olevia henkilötietoja. Oikeus saada pääsy omiin tietoihin, oikeus oikaista omia tietoja sekä oikeus rajoittaa omien tietojen käsittelyä koskevat pyynnön esittämishetkellä Findatan hallussa olevaa tietoa. Sen sijaan vastustamisoikeutta koskevan pyynnön voi tehdä toistaiseksi voimassa olevana. Ylläpidämme erillistä rekisteriä niistä rekisteröidyistä, jotka ovat esittäneet sille vastustamispyynnön. Kirjaamme diaariin kaikki Findatalle tulleet rekisteröidyn pyynnöt.

Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva oikeus tulee kyseeseen vain tietyissä tilanteissa ja se voi toteutua muiden pyyntöjen seurauksena ilman, että rekisteröity pyytää käsittelyn rajoittamista. Rajoitamme esimerkiksi henkilötiedon käsittelyä siksi aikaa, kun kyseessä on henkilötietojen oikaisua koskeva pyyntö. Tietojen käsittelyn rajoittamisoikeus on voimassa myös tilanteessa, jossa Findata ei enää tarvitse kyseisiä tietoja, mutta jossa rekisteröity tarvitsee omia henkilötietojaan jonkin oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Säilytämme henkilötietoja vain sen ajan, kuin se on tarpeen aineiston muodostamiseksi ja aineiston oikeellisuuden tarkistamiseksi. Jos rekisteröity tarvitsee henkilötietojaan oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, on varminta esittää tätä koskeva pyyntö suoraan tietojen alkuperäiselle rekisterinpitäjälle, esimerkiksi terveydenhuollon toimipisteeseen.

Esimerkiksi Digi- ja Väestötietovirastolla on tiedot henkilön sukulaisuussuhteista, siviilisäädystä ja osoitteesta, sairaalalla on tiedot henkilön hoidosta ja Kelassa on tiedot henkilölle annetuista lääkeresepteistä. Löydät tietoa rekisterinpitäjistä ja rekisterien tietosisällöistä sivulta Aineistot.

Alaikäiset ja rekisteröidyn oikeudet

Toisiolain mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä alaikäisillä on samat oikeudet kuin aikuisillakin. Lähtökohtana on, että alaikäisellä, joka kykenee muodostamaan omat näkemyksensä, on oikeus vapaasti ilmaista näkemyksensä omien henkilötietojen käytön ja käsittelyn osalta.

Voiko lapsi päättää itse pyyntöjen esittämisestä?

Alaikäisten osalta ei ole mahdollista antaa tarkkoja ikärajasuosituksia siitä, minkä ikäisenä alaikäinen voi itsenäisesti päättää tietojensa käytöstä ja käsittelystä.

Jos lapsi pystyy ikä ja kehitystaso huomioiden ymmärtämään asian ja sen merkityksen, hän voi päättää itse oikeuksiensa käytöstä. Aivan pienten lasten kohdalla tämä ei luonnollisestikaan ole mahdollista, mutta mitä vanhemmasta lapsesta ja nuoresta on kyse, sitä enemmän päätösvaltaa lapsella ja nuorella on.

Huoltaja voi tehdä pyynnön lapsen puolesta – liitä mukaan todistus huoltajuudesta tai lapsen muusta laillisesta edustamisesta

Huoltaja voi tehdä alaikäisen lapsensa puolesta rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön. Jos kyseessä on yhteishuoltajuus, tulee pyynnön olla kummankin huoltajan tekemä ja allekirjoittama. Pyyntöön tulee liittää väestötietojärjestelmästä saatava todistus lapsen huoltajuudesta. Pyynnön tulee olla lapsen oletetun tahdon mukainen ja edustaa lapsen etua.

On suositeltavaa, että huoltajat keskustelevat lapsen kanssa pyynnöstä ja kuulevat lapsen mielipidettä asiassa ennen pyynnön tekemistä, vaikka lapsi ei vielä kykenisi itse päättämään asiasta. Alaikäisiä lapsia koskevat pyynnöt tulee tehdä henkilöittäin omina viesteinään Suomi.fi-palvelun kautta, jotta ne voidaan merkitä diaariin omiksi asioikseen. Löydät tarvittavat ohjeet tältä sivulta kohdasta Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Informoi lasta

Huoltajien tulee kertoa alaikäiselle lapselle hänen puolestaan tehdystä pyynnöstä viimeistään sitten, kun lapsi voi ikänsä ja kehitystasonsa perusteella ymmärtää asian. Informoiminen on tärkeää erityisesti niissä tilanteissa, joissa huoltajat ovat vastustaneet henkilötietojen käsittelyä alaikäisen puolesta. Vastustamispyynnöt ovat voimassa toistaiseksi ja pysyvät voimassa senkin jälkeen, kun alaikäinen tulee täysi-ikäiseksi.

Miten pyynnön voi peruuttaa?

Tietojen vastustamista koskevan pyynnön voi halutessaan peruuttaa. Tämä koskee jokaista vastustamispyynnön esittänyttä.

Myös alaikäinen, jonka puolesta vanhemmat ovat tehneet vastustamispyynnön, voi itse peruuttaa tehdyn vastustamispyynnön, jos hänen arvioidaan ikänsä ja kehitystasonsa puolesta ymmärtävän asian merkityksen.

Milloin oikeuksien käyttö ei ole mahdollista?

Oikeuksien käyttö ei ole mahdollista kaikissa tilanteissa. Jos kysymyksessä on tieteellinen tutkimus tai tilastointi, tutkimuksen tekijän on mahdollista poiketa rekisteröidyn oikeuksista. Tällöin tutkimushankkeen on tullut laatia erillinen vaikutustenarviointi ja toimittaa se ennen hankkeen aloittamista tietosuojavaltuutetun toimistoon. Lisäksi toisiolaki antaa luvanhakijoille mahdollisuuden rajoittaa rekisteröityjen vastustamisoikeutta opetuskäytössä, jos henkilötietojen käsittely on välttämätöntä tapauksen harvinaislaatuisuuden vuoksi.

Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä Findatassa, emme jatkossa luovuta rekisteröidyn tietoja luvansaajille. Jos tiedot on luovutettu ennen kuin rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä, tietoja ei pääsääntöisesti voida poistaa. Jos esimerkiksi yksittäisessä tutkimushankkeessa rekisteröidyn oikeuksia on kuitenkin rajoitettu, harkitsemme, voidaanko tiedot luovuttaa rekisteröidyn vastustamisesta huolimatta. Pääsääntöisesti rekisteröityjen oikeuksia ei rajoiteta ja rekisteröidyn pyynnöt toteutetaan. Rajoitamme henkilötiedon käsittelyä siksi ajaksi, kun tätä harkintaa tehdään.

Miten voit käyttää oikeuksiasi?

Voit käyttää oikeuksiasi täyttämällä alla olevan lomakkeen sen mukaisesti, mitä oikeutta haluat käyttää. Jos haluat käyttää useampaa oikeutta, täytä kaikki tarvittavat lomakkeet.

• Lomake: Oikeus saada pääsy tietoihin (PDF-tiedosto, 125 kt)
• Lomake: Oikeus tietojen oikaisemiseen (PDF-tiedosto, 190 kt)
• Lomake: Vastustamisoikeus (PDF-tiedosto, 135 kt)

Oikeuksien käyttäminen edellyttää rekisteröidyn henkilöllisyyden tarkistamista. Findatan tulee varmistua oikeuttaan käyttävän henkilön henkilöllisyydestä, jotta kohdistamme toimenpiteet oikean henkilön tietoihin.

Lähetä täytetty lomakke tai lomakkeet ensisijaisesti Suomi.fi-palvelun viestitoiminnon (suomi.fi) kautta. Lue ohjeet Suomi.fi-viestien käyttöönottoon (suomi.fi).

Tee näin:

1. Tunnistaudu Suomi.fi-palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, varmennekortilla tai mobiilivarmenteella
2. Mene kohtaan ”Kirjoita viesti”
3. Valitse viestin vastaanottajaksi ”Terveyden ja hyvinvoinnin laitos”
4. Valitse vastaanottajan palveluksi tai asiaksi ”Kirjaamo”
5. Kirjoita viestin aiheeksi ”Findata: rekisteröidyn oikeudet”
6. Listaa viestikenttään ne oikeudet, joita haluat käyttää (voit käyttää lomakkeiden nimiä)
7. Lisää täyttämäsi lomake tai lomakkeet liitetiedostoina kohtaan ”Lisää liitetiedostot tähän”
8. Paina lopuksi ”Lähetä viesti” painiketta

Viesti ohjautuu Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen kirjaamoon, josta se välitetään Findatalle käsittelyyn. Käsittelemme pyynnön pääsääntöisesti yhden kuukauden kuluessa siitä, kun pyyntö on vastaanotettu. Jos pyynnön käsittely on jostain syystä erityisen monimutkainen, voimme pidentää käsittelyaikaa enintään kolmeen kuukauteen.

Lähetämme vastauksen pyynnön toteuttamisesta tai asian ratkaisemisesta rekisteröidylle Suomi.fi-viestinä.

Mikäli haluat peruuttaa tekemäsi pyynnön, lähetä sitä koskeva vapaamuotoinen viesti Suomi.fi-palvelun kautta Findatalle.

Jos et jostain syystä pysty käyttämään Suomi.fi-palvelua, voit asioida henkilökohtaisesti Helsingissä tai Kuopiossa Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen aulapalvelussa.

On hyvä huomioida, että Findata ei ole sosiaali- ja terveystietojen alkuperäinen rekisterinpitäjä. Tämän vuoksi esimerkiksi Findatalle lähetetty pyyntö vastustaa henkilötietojen käyttöä ei estä muita toisiolain 6 §:ssä mainittuja rekisterinpitäjiä luovuttamasta tietoja toissijaiseen käyttöön.

Jos sinulla on lisää kysymyksiä oikeuksien toteuttamisesta, voit kysyä neuvoa sähköpostitse osoitteesta info@findata.fi.

Henkilötietojen käsittelyselosteet

• Henkilötietojen käsittelyseloste: Tietopyynnöt (PDF-tiedosto, 82 kt)
• Henkilötietojen käsittelyseloste: Tietoluvat (PDF-tiedosto, 85 kt)
• Henkilötietojen käsittelyseloste: Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt ja niiden yhteydessä saadut henkilötiedot (PDF-tiedosto, 68 kt)

Yhteystiedot