Lupatoimivalta sote-tietojen toissijaisessa käytössä on ollut keskitetty Findatalle huhtikuusta 2020 lähtien aina silloin, kun aineistoja tarvitaan usealta rekisterinpitäjältä tai yksityiseltä sektorilta. Vaikka varsinaisia lupahakemuksia tarvitseekin usean sijaan enää yhden, on yhteistyö eri tahojen välillä avainasemassa myös keskitetyssä mallissa.
Findata ja rekisterinpitäjät tekevät yhteistyötä toisiolain nojalla luovutettavien sote-tietojen neuvonnassa, hakemuskäsittelyssä ja aineistonkeruussa. Sekä Findata että rekisterinpitäjät neuvovat sote-rekisterien saatavuuteen ja tietosisältöihin liittyvissä asioissa.
”Syvällinen osaaminen rekisterien tiedoista ja soveltuvuudesta erilaisiin hankkeisiin on rekisterinpitäjillä. Heihin kannattaakin olla yhteydessä jo siinä vaiheessa, kun tehdään suunnitelmaa hankkeeseen tarvittavista rekisteriaineistoista”, sanoo Findatan aineistopalveluiden päällikkö Mervi Siltanen.
Findatan hakemuskäsittelyssä on pitkään ollut ruuhkaa. Viime kuukausina jonoa on kuitenkin saatu purettua ja päätöksiä on tehty enemmän kuin hakemuksia on tullut sisään.
”Tilanne on parantunut erityisesti lisärekrytointien ja syksyn lean-projektin myötä, jossa saimme hiottua hakemusten käsittelyprosessista ylimääräisiä kulmia pois”, Siltanen sanoo. ”Vieläkin on monia toteutettavia toimenpiteitä, joilla nopeuttaa käsittelyä.”
Hakemuksen käsittelyaikaan vaikuttaa moni eri vaihe
Yksittäisten hakemusten käsittelyyn kuluva aika vaikuttaa jonoon kokonaisuudessaan. Mitä sujuvammin eri toimijoilta tarvittavat tiedot saadaan, sitä nopeammin uusia hakemuksia voidaan ottaa jonosta käsittelyyn.
Rekisterinpitäjän tulee vastata hakemukseen liittyvään poiminta- ja kustannusarviopyyntöön 15 arkipäivän kuluessa. Kun hakemuksen käsittelyaika kokonaisuudessaan toisiolain mukaan on kolme kuukautta, rekisterinpitäjän vastausajalla on suuri vaikutus hakemuksen kokonaiskäsittelyaikaan.
Hakemuskäsittelyn aikana pyydetään myös luvanhakijalta lisätietoja. Hakijalta tarvittavien lisätietojen saamiseen ja käsittelyyn kuluva aika on osa hakemuskäsittelyn kokonaisaikaa.
Luvan myöntämisen jälkeen Findata pyytää lupapäätöksen mukaiset aineistot rekisterinpitäjiltä. Aineisto tulee toimittaa Findatalle 30 arkipäivän kuluessa.
”Myös tässä vaiheessa rekisterinpitäjien toimitusajalla on suora vaikutus siihen, kuinka nopeasti luvansaaja saa aineistot analysoitavakseen.”
