Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, myös aineistonkäsittelyprosessissa on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.

Infografiikka aineistonkäsittelyprosessista.
  1. Rekisterinpitäjät poimivat aineistot
    • Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi.
    • Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
    • Poiminta voi sisältää useita vaiheita, kuten:
      • Kohdejoukon poiminta
      • Verrokkihenkilöiden poiminta
      • Aineiston poiminta.
    • Jos poiminta etenee vaiheittain, kukin vaihe voi kestää 30 arkipäivää, jolloin kokonaiskesto voi olla jopa 90 arkipäivää.
  2. Findata esikäsittelee aineiston
    • Tarkistamme, koostamme ja pseudonymisoimme aineistot tai muodostamme tietopyynnön mukaisen tilaston.
  3. Findata luovuttaa aineiston luvansaajalle
    • Toimitamme valmiin aineiston sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön CSV-muodossa.
    • Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto.
    • Aineisto voidaan toimittaa muihin käyttöympäristöihin, jos se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
    • Tavoiteaika aineiston toimitukselle on 60 arkipäivää päätöksestä.
      • Aikataulu voi venyä, jos kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta tehdään useassa vaiheessa, rekisterinpitäjien toimitukset viivästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
  4. Tarkista aineisto
    • Luvansaajalla on kolme kuukautta aikaa tarkistaa aineisto ja ilmoittaa mahdollisista huomautuksista.
    • Tarkista aineisto huolellisesti mahdollisimman pian, sillä virheet voivat kertautua:
      • Esimerkiksi, jos kohdejoukko on muodostettu väärin, muut rekisterinpitäjät voivat joutua tekemään omat poimintansa uudelleen.
    • Jos huomaat puutteita tai virheitä:
      • Lähetä viesti osoitteeseen data@findata.fi.
      • Kuvaa viestissä mahdollisimman tarkasti, miten aineistosi poikkeaa poimintakuvauksessa kuvatusta aineistosta.
  5. Findatan aineistojen säilytys ja poistaminen
    • Poistamme aineiston järjestelmistämme neljän kuukauden kuluttua luovutuksesta.
    • Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, jotta aineisto voidaan tarvittaessa tuottaa uudelleen.
    • Tietoluvat ovat aina määräaikaisia.
      • Jos aineistoa tarvitsee säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen säännölliset päivitykset, ilmoita tästä hakemuksessa.