Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, myös aineistonkäsittelyprosessissa on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Rekisterinpitäjät poimivat aineistot
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi.
- Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Poiminta voi sisältää useita vaiheita, kuten:
- Kohdejoukon poiminta
- Verrokkihenkilöiden poiminta
- Aineiston poiminta.
- Jos poiminta etenee vaiheittain, kukin vaihe voi kestää 30 arkipäivää, jolloin kokonaiskesto voi olla jopa 90 arkipäivää.
- Findata esikäsittelee aineiston
- Tarkistamme, koostamme ja pseudonymisoimme aineistot tai muodostamme tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Findata luovuttaa aineiston luvansaajalle
- Toimitamme valmiin aineiston sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön CSV-muodossa.
- Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto.
- Aineisto voidaan toimittaa muihin käyttöympäristöihin, jos se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika aineiston toimitukselle on 60 arkipäivää päätöksestä.
- Aikataulu voi venyä, jos kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta tehdään useassa vaiheessa, rekisterinpitäjien toimitukset viivästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Tarkista aineisto
- Luvansaajalla on kolme kuukautta aikaa tarkistaa aineisto ja ilmoittaa mahdollisista huomautuksista.
- Tarkista aineisto huolellisesti mahdollisimman pian, sillä virheet voivat kertautua:
- Esimerkiksi, jos kohdejoukko on muodostettu väärin, muut rekisterinpitäjät voivat joutua tekemään omat poimintansa uudelleen.
- Jos huomaat puutteita tai virheitä:
- Lähetä viesti osoitteeseen data@findata.fi.
- Kuvaa viestissä mahdollisimman tarkasti, miten aineistosi poikkeaa poimintakuvauksessa kuvatusta aineistosta.
- Findatan aineistojen säilytys ja poistaminen
- Poistamme aineiston järjestelmistämme neljän kuukauden kuluttua luovutuksesta.
- Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, jotta aineisto voidaan tarvittaessa tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia.
- Jos aineistoa tarvitsee säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen säännölliset päivitykset, ilmoita tästä hakemuksessa.