Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, myös aineistonkäsittelyprosessissa on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta.
- Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn. Hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, yhdistämme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto. Aineisto voidaan luovuttaa muihin käyttöympäristöihin, mikäli se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Luvansaajalla on 30 arkipäivää aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
- Tarkista aineisto mahdollisimman pian huolellisesti. Poiminnassa sattuneet virheet voivat kertautua, jos esimerkiksi kohdejoukko on muodostettu väärin ja muut rekisterinpitäjät joutuvat toteuttamaan omat poimintansa sen takia uudestaan.
- Poistamme aineiston omista tiedoistamme 3 kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
