När vi har beviljat dataanvändningstillstånd eller beslut om begäran om uppgifter är det fem olika steg i sammanställningen och förbehandlingen av materialet. Processen presenteras som text efter infografiken.
- Vi skickar begäran om material till de registeransvariga för att inleda urvalet. Varje registeransvarig har 30 vardagar på sig att lämna in det begärda materialet till Findata.
- Beroende på projektets och urvalets karaktär kan denna fas innehålla flera på varandra följande avsnitt, till exempel 1. urval av målgrupp; 2. urval av kontrollpersoner; 3. urval av material.
- Vi tar emot inkommande material för behandling. I enlighet med projektet granskar, sammanställer och pseudonymiserar vi materialen eller gör upp statistik enligt begäran om information.
- Det färdiga materialet överlåts till tillståndshavaren i en överenskommen informationssäker användningsmiljö. Findatas datasäkra miljö för fjärråtkomst Kapseli är enligt lag alltid det primära alternativet. Materialet kan överlåtas till andra användningsmiljöer om det är nödvändigt för genomförandet av projektet.
- Den målsatta tiden för överlåtelsen är 60 vardagar från beslutet. Den målsatta tiden kan inte iakttas om målgruppen inte levereras genast efter beslutet, urvalet av material genomförs i flera faser, de registeransvarigas leveranser försenas eller materialet är särskilt komplicerat.
- Tillståndshavaren har tre månader på sig att granska materialet. Under denna tid ska tillståndshavaren meddela Findata om det finns något att anmärka på i materialet.
- Kontrollera materialet noggrant så snart som möjligt. Fel som inträffar vid urvalet kan upprepas om till exempel målgruppen har bildats felaktigt och andra personuppgiftsansvariga därför måste utföra sina egna urval på nytt.
- Vi raderar materialet från våra egna uppgifter fyra månader efter överlåtelsen. Vi förvarar kodnycklarna för pseudonymiserat material, med vilka materialet kan produceras på nytt.
- Dataanvändningstillstånd är alltid tidsbundna. Om det finns ett behov att spara materialet, till exempel för verifiering av en undersökning eller om det är känt att tillståndet förnyas eller att urvalet uppdateras med vissa mellanrum, ska du ange dessa behov redan i ansökan.
