Hakemuskäsittelyprosessin voi jakaa viiteen eri vaiheeseen, joita mahdollisesti edeltää hakijan oma-aloitteinen yhteydenotto rekisterinpitäjien suuntaan. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, mikäli tarvitsee lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen muodostamiseen.
- Hakija voi myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjien kanssa. Jos rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kanssa on esimerkiksi sovittu, että tutkimusryhmään kuuluva kliinikko poimii aineiston ilmaiseksi, hakemuksen Lisätiedot-osiossa tulee ilmoittaa kenen kanssa asia on sovittu ja miten.
- Hakija toimittaa Findatalle hakemuksen tai pyydetyt lisätiedot asiointipalvelussa osoitteessa asiointi.findata.fi
- Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen tarkennukset voi toimittaa myös sähköpostitse.
- Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
- Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen täydennettäväksi tai esitämme hakijalle lisäselvityspyynnön.
- Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
- Pyynnön tarkoituksena on selvittää pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
- Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
- Tässä vaiheessa selvitämme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu meidän omista aineistonkäsittelykustannuksista.
- Kun kaikki kustannusarviot on saatu, hakijalle esitetään lopullinen poimintakuvaus ja enimmäiskustannusarvio hyväksyttäväksi.
- Hakijan on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
- Huomioi, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
- Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.
- Huomioi, että tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
