Ansökningsbehandlingen kan delas in i fem olika steg, som eventuellt föregås av sökandens initiativtagande med kontakt med personuppgiftsansvariga. Processen presenteras som text efter infografiken.
- Den sökande kontaktar personuppgiftsansvariga direkt redan innan ansökan skickas om hen behöver mer information om materialet eller variabler eller hjälp med att bilda en urvalsbeskrivning.
- Den sökande kan också komma överens om att hämtningen genomförs på ett visst sätt direkt med personuppgiftsansvariga. Om det till exempel har avtalats med personuppgiftsansvarigas kontaktperson att klinikern som hör till forskningsgruppen hämtar materialet kostnadsfritt, ska det i avsnittet Tilläggsuppgifter i ansökan anges med vem ärendet har avtalats och hur.
- Den sökande skickar ansökan eller de begärda tilläggsuppgifterna till Findata i det elektroniska ansökningssystemet på adressen https://asiointi.findata.fi.
- Om det endast är fråga om att lämna tilläggsuppgifter kan preciseringarna beroende på fallet också skickas per e-post.
- Vår ansökningshandläggare kontrollerar ansökan med bilagor och säkerställer att den innehåller alla uppgifter som behövs för behandlingen.
- Vid behov returnerar vi den bristfälliga ansökan för komplettering eller lägger fram en begäran om tilläggsutredning.
- När alla urvalsbeskrivningar är klara skickar vi begäran om tilläggsuppgifter och kostnadskalkyl till de registeransvariga vars uppgifter begärs i ansökan.
- Syftet med begäran är att utreda genomförbarheten av det begärda urvalet samt den maximala kostnadskalkylen för urvalet.
- Enligt lagen om sekundär användning har de registeransvariga 15 vardagar tid att besvara denna begäran. De registeransvariga kan vid behov be om preciseringar av begäran, varvid vi förmedlar frågorna till den sökande.
- I detta skede utreder vi också Findatas interna kostnadskalkyl, som består av våra egna materialhanteringskostnader.
- När alla kostnadskalkyler har erhållits presenteras den sökande en slutlig urvalsbeskrivning och en maximikostnadskalkyl för godkännande.
- Sökanden måste godkänna båda för att tillståndet ska kunna beviljas.
- Observera att det efter detta inte är möjligt att ändra urvalskriterierna, utan ändringar i efterhand kräver en separat ansökan.
- I Findata fattar vi ett positivt beslut om dataanvändningstillstånd eller ett beslut om begäran om information.
- Observera att dataanvändningstillstånd alltid är tidsbundna. Om det finns ett behov att spara materialet, till exempel för verifiering av en undersökning eller om det är känt att tillståndet förnyas eller att urvalet uppdateras med vissa mellanrum, ska du ange dessa behov redan i ansökan.
