Tekstiaineiston eli rakenteettoman tiedon käsittely vie aikaa ja kasvattaa kustannuksia huomattavasti. Peitämme tekstiaineistoista suorat tunnisteet, mikä vaikuttaa aineiston käytettävyyteen.
- Harkitse ensin, onko tekstiaineisto välttämätön. Vastaavaa tietoa voidaan usein poimia rakenteisessa muodossa. Rakenteettoman tiedon tarve on aina perusteltava.
- Pyydä rekisterinpitäjältä näkemys hakusanoista. Rekisterinpitäjä osaa parhaiten arvioida, millä hakusanoilla tulos on kattava mutta ei sisällä ylimääräistä.
- Esimerkiksi hakusana paine tuottaa kaikki painetta koskevat merkinnät, kuten verenpaineen ja silmänpaineen. Jos tutkit verenpainetta, poimittu aineisto sisältää tällöin paljon tarpeetonta tietoa.
- Määrittele poimittavan tekstipätkän pituus muuttujakohtaisesti.
- Pidä pätkä mahdollisimman lyhyenä, esimerkiksi hakusana ja 50 merkkiä sen molemmin puolin.
- Pyydä rekisterinpitäjältä näkemys sopivasta pituudesta.
- Rajaa poiminta.
- Jos poiminta voidaan rajata tietyn osaston tai hoitoalan tietoihin koko organisaation tietokannan sijasta, tekstin määrä ja käsittelykustannukset ovat huomattavasti pienemmät.