Manuaalipoiminnassa eli kliinikkopoiminnassa tiedot kerätään käsin, ei tietokannasta.
Sovi poiminnoista etukäteen rekisterinpitäjän kanssa
Rekisterinpitäjä päättää, hyväksyykö se kliinikkopoiminnan toteutustavaksi, miten poiminta tehdään ja mitä se maksaa. Se vastaa myös siitä, että tiedot poimitaan lainmukaisesti, ja voi edellyttää esimerkiksi sopimusta ulkopuolisen tutkijan kanssa tai erillistä tutkimuslupaa. Findata ei ota näihin kantaa.
Ota yhteyttä rekisterinpitäjän tutkimus- tai tietopalveluihin ja poiminnan toteuttaviin henkilöihin ennen hakemuksen jättämistä, ja ilmoita hakemuksessa manuaalipoimijoiden yhteystiedot.
Varaudu vastaamaan aineistoa koskeviin kysymyksiin
Tarvitsemme sinulta käsittelyn aikana muun muassa aineistomuodot, tiedostojen rivimäärän, tiedot ei-rakenteisesta aineistosta ja tiedot mahdollisista suorista tunnisteista. Selvitä nämä jo poimintaa suunnitellessasi, niin käsittely ei viivästy.
Laadi poimintaa varten valmis pohja, esimerkiksi Excel-taulukko. Käytä yhtä välilehteä tiedostoa kohden ja varmista, että yhden potilaan tai kirjauksen tiedot ovat rivillä, eivät sarakkeissa.
Varaudu aikataulun venymiseen
Rekisterinpitäjä ei välttämättä pysty toimittamaan tietoluvan nojalla koostettavaa aineistoa 30 arkipäivän määräajassa. Mieti etukäteen vaihtoehtoja sen varalta, että poimijaksi lupautunut henkilö ei pystykään tekemään poimintaa sovitussa aikataulussa.
Käsin poimittu aineisto on usein laadultaan heikompaa kuin tietokannasta poimittu, ja sen käsittely Findatassa voi kestää tavallista pidempään.