Näissä vaiheissa kuvaat, keiden tietoja haet, mistä rekistereistä ja miltä ajalta. Määrittele ensin kohdejoukko (kohta 9) ja mahdolliset verrokki- ja sukulaisjoukot (kohdat 10–11), jonka jälkeen määrittele, mitä tietoja näille joukoille poimitaan (vaihe 12).
Poimintakuvaus laaditaan asiointipalvelussa valitsemalla rekisterinpitäjät ja datasetit valikoista, joiden tiedot tulevat Aineistokatalogista (aineistokatalogi.fi). Jos tietoja ei löydy, lisää ne manuaalisesti. Lisää kohdejoukot, verrokki- ja sukulaisjoukot sekä aineistopoiminnat rivi kerrallaan.
Tarkista nämä ennen kuin aloitat joukkojen määrittelyn ja aineistojen kuvauksen:
- rekisterinpitäjien, rekistereiden ja datasettien tarkat nimet Aineistokatalogista
- kohdejoukon poimintaehdot, tai tieto siitä millä luvalla joukko on aiemmin muodostettu
- verrokkien ja sukulaisten tunnistus- ja kaltaistuskriteerit
- rekisterikohtainen muuttujalistaus ja aikaväli jokaiselle joukolle
9. Kohdejoukot
Kohdejoukolla tarkoitetaan henkilöitä, joiden tietojen poimimiseen haet lupaa.
Jos muodostat uuden kohdejoukon, valitse rekisterinpitäjä ja datasetti sekä kuvaa poimintaehdot. Jos kohdejoukon koosta ei ole tietoa, arvioi koko mieluummin liian suureksi kuin pieneksi.
Jos käytät aiemmin muodostettua kohdejoukkoa, kerro millä perusteella se on muodostettu. Jos joukkoon haetaan parhaillaan lupaa muulta viranomaiselta, ilmoita tällä hetkellä saatavilla olevat tiedot. Jos joukko on muodostettu suostumuksen perusteella, suostumuksen tulee kattaa myös tietojen yhdistäminen Findatan luvittamiin tietoihin.
Nimeä joukot täsmällisesti ja käytä samoja nimiä aineistopoiminnoissa (kohta 12).
10. Verrokkijoukot ja 11. sukulaisjoukot
Täytä nämä vaiheet, jos poimit kohdejoukolle verrokkeja tai sukulaisia.
Tarvitset rekisterit, joista poiminta tehdään, kriteerit joilla henkilöt tunnistetaan, verrokkien määrän tutkimushenkilöä kohden sekä kaltaistuskriteerit.
Nimeä joukot täsmällisesti ja käytä samoja nimiä aineistopoiminnoissa (kohta 12).
12. Aineistopoiminnat ja muuttujat
Kuvaa, mitä tietoja poimitaan kullekin joukolle. Lisää oma rivi jokaiselle yhdistelmälle:
- eri rekisterinpitäjien aineistot
- saman rekisterinpitäjän eri rekisterit tai datasetit
- eri kohde-, verrokki- tai sukulaisjoukkoa koskevat aineistot
Esimerkki: jos haet tietoja kahdesta THL:n rekisteristä ja yhdestä Kelan rekisteristä sekä kohdejoukolle että verrokeille, aineistopoimintarivejä tulee kuusi.
Kerro tarvittaessa myös
- ikä- tai sukupuolirajaukset,
- aikarajaus ja sen rajausmuuttuja, esimerkiksi syntymäpäivä tai lääkkeen määräämispäivä,
- poiminnan erityiset rajaukset ja
- poimintajärjestys, jos poiminta sisältää monta vaihetta.
13. Poimintojen tarkistus
Tarkista kaikki antamasi tiedot huolellisesti. Aineisto poimitaan täsmälleen niin kuin olet sen kuvannut, ja virheet kohdejoukon kriteereissä tai muuttujissa vaikuttavat merkittävästi aineiston käytettävyyteen.
Jos huomaat virheitä, poista rivi ja luo uusi.
