Laissa ei ole erikseen rajattu, kuka voi hakea lupaa. Findata ei kuitenkaan myönnä lupia kenelle tahansa tai mihin tahansa, vaan vain toisiolaissa määriteltyihin käyttötarkoituksiin ja sellaisiin hankkeisiin, jotka täyttävät luvan saamisen edellytykset.
Lupien myöntämistä edeltää aina hakemuskäsittely ja huolellinen lupaharkinta. Lupa voidaan myöntää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen myötä vain välttämättömiin tietoihin niin sanotun minimointiperiaatteen mukaisesti.
Luvat ovat hallintopäätöksiä, joissa on kaksivaiheinen prosessi: hakemuksen käsittelijä toimii päätöksen esittelijänä ja Findatan johtaja tai hänen sijaisensa päätöksen hyväksyjänä. Esitettyjä päätöksiä ei välttämättä hyväksytä suoraan sellaisenaan, vaan toisinaan ne palautetaan valmisteluun.