Användningsändamål
Till Findatas lagstadgade uppgifter hör att behandla ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information samt att fatta förvaltningsbeslut om dessa. Vi tar emot ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information via Findatas databashanterare för begäran om information.
Vi behandlar sökandens personuppgifter eller personuppgifterna för representanterna som agerar som sökanden för samfund för att behandla ansökningarna, fatta beslut om ansökningarna och för att fakturera ansökningarna. Dessutom behandlar vi de sökandes kontaktuppgifter eller kontaktuppgifterna för samfund som agerar som sökande för att skicka kundmeddelanden om tjänsterna och deras användning.
Den som ansöker om dataanvändningstillstånd eller begär information ska i regel identifiera sig via Suomi.fi-tjänsten.
Ansökningar om dataanvändningstillstånd, begäranden om information och Findatas avgöranden sparas i ärendehanteringssystemet i enlighet med bestämmelserna om myndighetens informationshantering. Institutet för hälsa och välfärd (THL) upprätthåller det ärendehanteringssystem som Findata använder.
I hanteringssystemet för begäran om information förvaras ansökningsutkasten så att den sökande vid behov kan avbryta upprättandet av en ansökan och återkomma till ansökan senare.
Vi använder inte automatiskt beslutsfattande eller profilering vid behandlingen av uppgifter.
Uppgifter och informationskällor som behandlas
Vi samlar in de uppgifter om dem som gör ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information som de lämnar ut i ansökan eller begäran. Dessa uppgifter är den sökandes eller dennes kontaktpersons namn, arbetsuppgift eller titel, kontaktuppgifter samt namn och affiliering för de personer som har rätt att behandla personuppgifter. Vi behandlar även uppgifterna för fakturering. Om sökanden är en privatperson innehåller också faktureringsuppgifterna personuppgifter. Dessutom kan ansökan innehålla namnet på och kontaktuppgifterna till den person som skickar målgruppen till Findata.
Vi upprätthåller därtill ett loggsystem med hjälp av vilket vi följer upp och sparar personuppgifter om de olika skedena i behandlingen av ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information.
I samband med att ansökan om dataanvändningstillstånd och begäran om information skickas, sparar vi personuppgifter som kräver stark autentisering och som Suomi.fi-tjänsten förmedlar.
Vi registrerar ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäran om information i ärendehanteringssystemet Helmi som upprätthålls av THL.
Mer information finns på THL:s webbplats (thl.fi).
Regelmässigt utlämnande av uppgifter samt mottagargrupper
Vi lämnar inte enligt reglerna ut personuppgifter som lämnats i ansökningar om dataanvändningstillstånd eller begäranden om information. Vi publicerar information om beviljade dataanvändningstillstånd och begäranden om information. Om mottagaren av beslutet är en privatperson, publicerar vi inte hens namn.
Vi lämnar ut uppgifter till den som begär om dem i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Uppgifterna i tillståndsansökan och begäran om information är i regel offentliga, eftersom de inte uttryckligen är sekretessbelagda.
Vi använder IT-centret för vetenskap (CSC) för att genomföra det tekniska underhålls- och utvecklingsarbetet för det informationssystem (Myndighetens informationssäkra driftmiljö) som vi använder vid hantering av informationsförfrågningar. CSC fungerar som personuppgiftsbiträde för Findatas räkning.
Vi registrerar ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information i ärendehanteringssystemet som upprätthålls av THL. Personer som arbetar vid THL och vars arbetsuppgifter omfattar att behandla Findatas handlingar har nyttjanderätt till uppgifterna. Findata är en självständig enhet som verkar i anslutning till THL.
Förvaringstid för uppgifter
Vi sparar ansökningarna om dataanvändningstillstånd permanent och begäranden om information i tio år efter att de anhängiggjorts. Vi sparar besluten om dataanvändningstillstånd permanent och besluten om begäranden om information i tio år efter att de har getts.
Vi sparar sådana utkast till ansökningar och begäran om information som inte har skickats till Findata för behandling i 180 dagar efter den senaste redigeringen. Ansökningar som inte har redigerats på 180 dagar raderas automatiskt från systemet.
Överföring av uppgifter utanför EU eller EES samt till internationella organisationer
Vi överför inte uppgifter utanför EU eller EES.
Den registrerades rättigheter
Med registrerad avses den person som de ursprungliga social- och hälsouppgifterna gäller. När vi behandlar personuppgifter som personuppgiftsansvarig har den registrerade följande rättigheter:
- Rätt att få information om behandlingen av personuppgifter (artikel 14 i dataskyddsförordningen)
- Rätt till tillgång till uppgifter (artikel 15 i dataskyddsförordningen)
- Rätt till rättelse av uppgifter (artikel 16 i dataskyddsförordningen)
- Rätt att begränsa behandlingen (artikel 18 i dataskyddsförordningen)
- Rätt att göra invändning (artikel 21 i dataskyddsförordningen)
- Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet (artikel 77 i dataskyddsförordningen)
Den registrerade har rätt att invända mot att vi behandlar personuppgifter när som helst på grunder som hänför sig till den personliga särskilda situationen. Då får vi inte längre behandla uppgifter om denna person om det inte finns ett synnerligen viktigt och motiverat skäl för behandlingen som åsidosätter den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, framställa eller försvara rättsliga anspråk.
Läs mer om dina rättigheter som registrerad.
Behandlingsgrund
Behandlingen av personuppgifter vid behandling av ansökningar om dataanvändningstillstånd och begäranden om information grundar sig på följande lagar:
- 44 § och 45 § i lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården (552/2019),
- artikel 6.1 e i den allmänna dataskyddsförordningen och
- 4 §, punkt 2 i dataskyddslagen.