Tilanne Findatan tietolupahakemusten ja muutoshakemusten käsittelyssä on tällä hetkellä hyvä. Jos hakemukseen on täytetty tarvittavat tiedot, se otetaan käsittelyyn noin kahdessa viikossa.
”Olemme saaneet purettua pitkään vaivanneen hakemusruuhkan, mikä on auttanut meitä lyhentämään odotusaikoja huomattavasti”, kertoo Findatan aineistopalveluiden päällikkö Mervi Siltanen.
Ruuhka lupakäsittelyssä on aiemmin aiheuttanut asiakkaille pitkiä jonotusaikoja, ja käsittelyn ajankohtaa on ollut hankala arvioida.
Hakemusten sisältö tarkistetaan noin viikon sisällä hakemuksen saapumisesta. Jos hakemus sisältää kaikki tarpeelliset tiedot, se otetaan käsittelyyn noin viikko tämän jälkeen. Saapuneet muutoshakemukset otetaan käsittelyyn joka maanantai.
”Hakemuksen täyttäminen huolellisesti on kuitenkin edelleen avainasemassa, jotta käsittely voi edetä sujuvasti”, Siltanen jatkaa.
Jos hakemuksessa ei ole tarvittavia tietoja, Findata ei voi käsitellä sitä eivätkä rekisterinpitäjät voi antaa kustannusarvioita poiminnoista.
Käsittelyaikaan vaikuttaa moni eri vaihe
Hakemuskäsittely on yhteistyötä hakijan, rekisterinpitäjien ja Findatan välillä. Mitä sujuvammin eri toimijoilta tarvittavat tiedot saadaan, sitä nopeammin uusia hakemuksia voidaan ottaa jonosta käsittelyyn.
Viime vuoden lopussa tietolupien käsittelyajan mediaani oli 72 päivää ja muutoslupien kolme päivää. Tietolupahakemukset olivat käsittelyajastaan noin 25 prosenttia Findatan pöydällä.
”Loput ajasta odotimme lisätietoja asiakkaalta tai rekisterinpitäjiltä, pisimmillään yli puoli vuotta”, Siltanen sanoo.
Kaikilla Findatan hakemuskäsittelijöillä on monta hakemusta samanaikaisesti työn alla. Tietolupa- ja muutoshakemuksia on tällä hetkellä käsittelyssä noin 50 ja tietopyyntöjä noin kymmenen.
Selvitä, mitä tarvitset ja mitä on saatavilla
Huolellinen suunnittelu ennen hakemuksen jättämistä nopeuttaa luvan saamista. Epäselvissä tilanteissa kannattaa ottaa hyvissä ajoin yhteyttä Findataan sähköpostilla tai varata aika henkilökohtaiseen neuvontaan.
Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita.
”Syvällinen osaaminen rekisterien tiedoista ja soveltuvuudesta erilaisiin hankkeisiin on rekisterinpitäjillä. Heihin kannattaakin olla yhteydessä jo siinä vaiheessa, kun tehdään suunnitelmaa hankkeeseen tarvittavista aineistoista”, Siltanen muistuttaa.
Siltanen korostaa, että Findata jatkaa työtä prosessien parantamiseksi ja pyrkii vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin entistä nopeammin.
Katso myös
- Hakemusapuri
- Hakemusapurin avulla selvität, mistä toisiolain mukainen tietolupa tai muutoslupa haetaan.
- Henkilökohtainen neuvonta
- Voit varata ajan henkilökohtaiseen neuvontaan Findatan asiantuntijalta. Aikoja on tarjolla neljänä päivänä viikossa ja ne ovat kestoltaan 20 minuuttia. Tapaamiset järjestetään etänä Teamsissa.
- Viisi vinkkiä, miten voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä
- Mikäli hakemuksen täyttämisessä on epäselvyyksiä, ole tarvittaessa yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin ja Findatan neuvontaan.
