Tietolupa sosiaali- ja terveystietojen toisiokäyttöön myönnetään hakemuksen ja tiedonhyödyntämissuunnitelman perusteella. Niistä tulee selvitä haettujen tietojen käyttötarkoitus, rekisterinpitäjä, käsittelijät ja käsittelyn oikeudellinen peruste.
Olennaisia ovat myös käsittelyn tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät asiat. Niiden pitää kattaa käyttötarkoituksen koko elinkaari, mukaan lukien tietojen säilytys sekä hävittäminen tai arkistointi.
Suurelta osin nämä seikat on huomioitu Findatan hakemuslomakkeessa. Kun tietojen käyttötarkoitus on tieteellinen tutkimus, edellytetään hakemuksen liitteenä tutkimussuunnitelmaa.
Huolehdi tarvittavan aineiston tarkasta kuvauksesta
Tarkastelemme tutkimussuunnitelmaa ristiin tietolupahakemuksen kohteena olevan aineiston kanssa. Näin pyrimme varmistamaan, että tietolupahakemuksella haettavat tiedot vastaavat tutkimuksessa kuvattua käyttötarkoitusta, ja että tietoja on haettu korkeintaan sillä laajuudella, mikä on tutkimussuunnitelman toteutuksen kannalta perusteltua.
Tutkimussuunnitelmalla on hakemuskäsittelyssä tärkeä rooli ja siksi se kannattaa kirjoittaa huolella. Aineiston tarkka kuvaus on erityisen tärkeä. Tutkimussuunnitelman tulisi aina sisältää oleelliset tiedot haettavan aineiston osalta.
Voit hyödyntää alla olevaa tarkistuslistaa suunnitelman kirjoittamisessa. Nämä ohjeet koskevat Findatan tietolupahakemuskäsittelyn liitteenä toimitettavassa tiedonhyödyntämis- tai tutkimussuunnitelmassa tarvittavia tietoja. Yleisesti tutkimussuunnitelman tekoon löytyy ohjeita esimerkiksi yliopistojen sivuilta.
Tutkimussuunnitelman tarkistuslista:
- Onko suunnitelmassa kuvattu tietolupahakemuksen kohteena olevan aineiston rekisterinpitäjät, rekisterit ja rekistereistä poimittavat tiedot? Tarvittavat tiedot tulee kuvata muuttujatasolla, muuttujatason kuvauksen voi lisätä myös tutkimussuunnitelman liitteeksi.
- Miten tutkimuksen kohdejoukko muodostetaan ja rajataan, mitä tietoja kohdejoukosta tarvitaan?
- Yhdistetäänkö Findatan tietoluvan kohteena olevaan aineistoon myös muuta aineistoa? Kuvaa myös tämä aineisto.
- Onko aineiston käyttötarkoitus kuvattu niin, että siitä käy ilmi tietolupahakemuksen kohteena olevien tietojen tarpeellisuus tutkimuksen toteutuksen näkökulmasta?
- Toivotko aineistoa käsiteltäväksi muuhun kuin Findatan käyttöympäristöön? Mikäli kyllä, kuvaa käsittely-ympäristö ja kerro miksi muun käyttöympäristön hyödyntäminen on tutkimuksen toteutuksen kannalta välttämätöntä.
- Onko tutkimussuunnitelmassa kuvattu, miten tulokset on tarkoitus julkaista?
Mikäli sinulla herää kysyttävää hakemuksen tai sen liitteiden kohdalla, ota yhteys neuvontaamme sähköpostitse info@findata-renewal.thl-sivustot.fi-r.seravo.com tai puhelimitse 029 524 6500 (avoinna arkisin klo 9.00–11.00 ja 12.00–16.00).
Katso myös yleisemmät vinkit hakemuksen tekemiseen: Näin voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä
