Julkaisimme hakijoiden tueksi aiempaa kattavamman poimintakuvauslomakkeen, jolla voi tiedustella rekisterinpitäjiltä poimintojen toteutettavuudesta ja kustannuksista yhdenmukaisella tavalla.
Tavoitteenamme on saattaa asiakkaamme parhaan tiedon äärelle tarpeeksi ajoissa. Tietoluvan hakija voi nyt ladata verkkosivuiltamme uuden lomakkeen poimittavien henkilötietojen kuvaamiseen ja liittää sen täydennettynä hakemukseen.
”Tähän asti sama työ on tehty usein vasta hakemuskäsittelyn yhteydessä, kun olemme lähettäneet poiminta- ja kustannusarviopyynnöt keskitetysti rekisterinpitäjille. Kokemuksemme mukaan toimintatapa on ollut kaikille osapuolille työläs ja se on aiheuttanut suurimman osan hakemuskäsittelyn viiveistä”, Findatan aineistopalveluiden päällikkö Mervi Siltanen sanoo.
Poimintakuvauslomake sisältää täyttöohjeet, sekä omat kentät hakijoille ja rekisterinpitäjille.
”Pitkän tähtäimen tavoitteenamme on tarjota järjestelmä, jossa hakijat ja rekisterinpitäjät voivat yhdessä täsmentää muuttujia koskevat tiedot. Nyt käyttöön otettava lomake on minimitoteutus tästä järjestelmästä. Otamme mielellämme vastaan lomakkeeseen liittyviä kehitysehdotuksia”, Siltanen sanoo.
Poimintakuvauslomake on ladattavissa osoitteesta: findata.fi/poimintakuvauslomake
Yhdessä tehty suunnitelma vähentää jälkikäteisiä täydennyksiä ja korjauksia
Kun hakija ja rekisterinpitäjät tekevät suunnitelman poiminnasta yhdessä ja aiemmassa vaiheessa, vältytään esimerkiksi tilanteilta, joissa haettavia muuttujia ei ole rekisterissä, hakijan saamasta aineistosta puuttuu muuttujia tai aineisto ei vastaa hankkeen tarpeisiin.
“Samalla ennakoitavuus paranee. Rekisterinpitäjät saavat tietoa hankkeista ja tulevista poiminnoista jo etukäteen”, Siltanen sanoo.
Hakijoiden näkökulmasta poimintakuvauslomakkeen hyödyntäminen vähentää ikäviä yllätyksiä poimintojen toteutettavuuden ja poimintakustannusten osalta.
Vahvistamme lomakkeella ilmoitetut kustannusarviot rekisterinpitäjiltä vielä hakemuskäsittelyn aikana.
Päivitetty versio tietolupien hakemuslomakkeesta julkaistaan alkuvuodesta 2023
Myös tietolupien hakemuslomake on uudistumassa. Uudistuksen tavoitteena on helpottaa asiointia ja minimoida hakijoille lähetettävät lisätietopyynnöt.
Tuleva hakemuslomake on aiempaa rakenteisempi ja ohjaavampi. Lisäksi hakemuslomakkeen teksteihin on tehty kielenhuolto ja kysyttävät asiat jäsennelty enemmän omiksi kokonaisuuksiksi.
Aiemmin ilmoitetusta poiketen päivitettyä hakemuslomaketta ei julkaistu asiointipalvelussamme vielä marraskuussa, vaan julkaisu siirtyy teknisistä syistä johtuen ensi vuoden alkuun. Tiedotamme julkaisun ajankohdasta lisää myöhemmin.
Nyt julkaistua poimintakuvauslomaketta voi hyödyntää sekä nykyisen että tulevan hakemuslomakkeen liitteenä.
Linkkejä
- Poimintakuvauslomake (.docx, 54 kt)
- Ohje tietolupahakemuksen täyttämiseen
- Aineistokatalogi
- Findatan asiointipalvelu
Lisätiedot
