Myönnämme lupia sosiaali- ja terveystietojen toissijaiseen käyttöön, koostamme luvanmukaiset aineistot tietoturvallisesti ja esikäsittelemme ne kansalaisten tietosuojasta huolehtien.
Lupiin liittyvät usein kysytyt kysymykset löydät tämän sivun lopusta.
Varaa aika henkilökohtaiseen neuvontaan
Voit varata ajan henkilökohtaiseen neuvontaan Findatan asiantuntijalta. Aikoja on tarjolla kolmena päivänä viikossa ja ne ovat kestoltaan 20 minuuttia. Tapaamiset järjestetään etänä Teamsissa.
Autamme seuraavissa aiheissa:
- Yleinen neuvonta Findatan palveluista
- Tietolupahakemukset, muutoshakemukset ja tietopyynnöt
- Poimintakuvauslomake ja muut lomakkeet
- Kapselin tilaaminen, tauotus ja aineiston säilytyspalvelu
Näet vapaana olevat ajat alta.
Tarkistathan, että sähköpostisi on kirjoitettu oikein. Varauksen jälkeen saat sähköpostiisi vahvistuksen ja ladattavan kalenterimuistutuksen. Lähetämme linkin Teams-kokoukseen myöhemmin.
Jos et ole saanut vahvistusta tai Teams-linkkiä sähköpostitse, lähetä viesti osoitteeseen info@findata.fi.
Ajanvarauspalvelu on toteutettu osana Euroopan unionin rahoittamaa FinHITS-hanketta.
Muista nämä, ennen kuin lähetät hakemuksen
Selvitä toimivalta
Findata vastaa hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään. Toimivaltaista viranomaista arvioitaessa tulee siis huomioida kaikki hakemukseen liittyvät toisiolain alaiset tiedot.
Käsittelemme
- Tietolupahakemuksia, kun hakemus koskee
- usean julkisen sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjän tietoja
- yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän rekisteritietoja
- Kanta-palveluihin tallennettuja asiakastietoja
- Tietopyyntöjä, kun hakemus kohdistuu toisiolain alaisen rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjien sosiaali- tai terveystietoihin
- Muutoshakemuksia, kun muutos koskee usean eri julkisen rekisterinpitäjän tai yksityisen palveluntarjoajan aineistoa
Katso hakemusapurista, mille viranomaiselle hakemus pitää lähettää.
Kuvaa ja rajaa aineisto
Määrittele haettava aineisto muuttujatasolla ja muista tietojen minimointiperiaate. Hyödynnä Aineistokatalogia (aineistokatalogi.fi) ja rekisterinpitäjien neuvontapalveluja.
Lataa Poimintakuvauslomake tästä (Word-tiedosto, 57kt).
- Mistä ja miten kohdejoukko poimitaan? Onhan rajaus riittävän tarkka?
- Poimitaanko verrokkeja/sukulaisia? Miten heidät määritellään?
- Mistä rekistereistä aineisto poimitaan?
- Mitä muuttujia poimintaan otetaan mukaan?
Muut yhdistettävät aineistot
- Onhan muut aineistot kuvattu hakemukselle?
- Onhan muiden aineistojen luvat voimassa tai lupaprosessi käynnissä?
Valitse oikea hakemustyyppi
Eri tietotarpeisiin on eri hakemustyypit, valitse:
- Tietolupahakemus, kun tarvitset yksilötasoista aineistoa
- Tietopyyntö, kun tarvitset tilastotasoista aineistoa
- Muutoshakemus, kun haet muutosta voimassa olevaan tietolupaan
Ennen hakemista
Mihin käyttötarkoituksiin lupa voidaan myöntää?
Lupa voidaan myöntää toisiolaissa määriteltyihin tarkoituksiin, jotka on listattu alla. Yksilötasoinen aineisto toimitetaan tietoturvalliseen käyttöympäristöön analysoitavaksi, tilastotasoinen aineisto voidaan toimittaa suoraan hakijalle.
Toisiolain nojalla tietoja voidaan käyttää ilman erillistä lupaa myös tietojohtamiseen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjaukseen ja -valvontaan.
Yksilötasoinen aineisto
- opetus
- tieteellinen tutkimus
- tilastointi
- viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä
Rekisterinpitäjät voivat lisäksi käyttää omia aineistojaan tietojohtamiseen ilman erillistä tietolupaa.
Tilastotasoinen aineisto
- kehittämis- ja innovaatiotoiminta
- opetus
- tieteellinen tutkimus
- tietojohtaminen (vertailuaineisto)
- tilastointi
- sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaisohjaus ja -valvonta sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä
Toisiolakia sovelletaan pääasiassa rekisteritutkimuksiin. Rekisteritutkimus on tutkimusta, jossa käytetään hyväksi yleensä muuhun tarkoitukseen kerättyjä rekisteritietoja tai kansallisia rekistereitä. Toisiolakia ei esimerkiksi sovelleta Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin tai tutkimuslain alaisiin lääketieteellisiin tutkimuksiin.
Mihin aineistoihin lupa voidaan myöntää?
Kauttamme saatavat aineistot ovat peräisin sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjiltä. Huomioithan, että emme voi myöntää lupia kaikkien lain piirissä olevien rekisterinpitäjien kaikkiin aineistoihin. Tarkemmat aineistorajaukset löydät toisiolaista.
Katso toisiolain piiriin kuuluvat rekisterinpitäjät
- Aluehallintovirastot (AVI)
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV)
- Eläketurvakeskus (ETK)
- Kansaneläkelaitos Kela
- Kanta-palveluihin tallennetut tiedot
- Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
- Sosiaali- ja terveydenhuollon palveluntarjoajat, sekä julkiset että yksityiset
- Sosiaali- ja terveysministeriö
- Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
- Tilastokeskus
- Työterveyslaitos (TTL)
Aineistojen kuvaukset ja lisätiedot
Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden suhteen parhaita asiantuntijoita. Jos tarvitset lisätietoja tietyn rekisterinpitäjän aineistoista tai aineistossa olevista muuttujista, ota yhteyttä suoraan kyseiseen rekisterinpitäjään.
Voit myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa. Ilmoitathan hakemuksessasi meille silloin henkilön, kenen kanssa asia on sovittu.
Aineistokatalogi.fi sisältää osan toisiolain piirissä olevien aineistojen kuvauksista.
Miltä viranomaiselta lupa haetaan?
Lähetä tietolupahakemus Findatalle, kun hakemuksesi koskee:
- Usean julkisen sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjän tietoja.
- Yksittäisen julkisen rekisterinpitäjän tietoja, kun kyseinen rekisterinpitäjä on siirtänyt lupatoimivaltansa Findatalle (katso lista näistä rekisterinpitäjistä).
- Yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän rekisteritietoja.
- Kanta-palveluihin tallennettuja asiakastietoja.
Tietopyynnön mukaista tilastotasoista, aggregoitua aineistoa on mahdollista saada vain Findatan kautta.
Julkiset sosiaali- ja terveysalan rekisterinpitäjät jakautuvat toisiolain mukaan kahteen eri ryhmään. Alla tarkempi erittely näistä ryhmistä ja eroista toimivaltojen suhteen.
Julkiset rekisterinpitäjät: Ryhmä 1
- Aluehallintovirastot (AVI)
- Kansaneläkelaitos Kela
- Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus Fimea
- Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira
- Sosiaali- ja terveydenhuollon julkiset palvelunjärjestäjät
- Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)
- Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)
- Työterveyslaitos (TTL)
Vastaamme tietoluvista ja muutosluvista, kun hakemus koskee vähintään kahden tämän ryhmän rekisterinpitäjän tietoja.
Tämä pätee myös tilanteessa, jossa toisella toimijalla voisi ajatella olevan aineistoa jo ”omasta takaa” tai ”omaa” aineistoa. Jos esimerkiksi sairaanhoitopiiri tarvitsee tutkimukseensa omien aineistojensa lisäksi Kelan aineistoja, hakemus koskee kahden rekisterinpitäjän aineistoja. Tällöin Findata on toimivaltainen viranomainen.
Jos hakemuksessa tai tiedonhyödyntämissuunnitelmassa mainitaan haettavien tietojen lisäksi muita, haettaviin tietoihin yhdistettäviä toisiolain alaisia tietoja, hakemuksen katsotaan koskevan myös näitä yhdistettäviä tietoja.
Findata ei myönnä lupia Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin.
Julkiset rekisterinpitäjät: Ryhmä 2
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV): Henkilön perustiedot (esimerkiksi syntymäaika, kuolinpäivä, henkilötunnus), perhesuhteet, asuinpaikkatiedot sekä rakennustiedot. Jos tarvitaan muita tietoja, DVV vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
- Eläketurvakeskus (ETK): Henkilöiden työ- ja ansiotiedot, myönnetyt etuudet ja niiden perusteet sisältäen työkyvyttömyyseläkkeitä koskevat diagnoosit. Jos tarvitaan muita tietoja, ETK vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
- Tilastokeskus: Tiedot kuolemansyyn selvittämiseksi. Jos tarvitaan muita tietoja, Tilastokeskus vastaa itse hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä.
Vastaamme ETK:n ja DVV:n yllä mainittuihin tietoihin kohdistuvista tietoluvista ja muutosluvista, jos tietoja yhdistetään
- yhden tai usean 1. ryhmään kuuluvan julkisen rekisterinpitäjän tietoihin,
- yhden tai usean yksityisen sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjän tietoihin, tai
- Kanta-palveluihin tallennettuihin tietoihin.
Tilastokeskuksen kuolemansyytietojen osalta Tilastokeskus käsittelee hakemuksen, jos hakemus koskee
- vain Tilastokeskuksen kuolemansyytietoja ja
- vain yhden toisiolain 6 §:n 1–8 kohdassa tarkoitetun rekisterinpitäjän tietoja.
Jos hakemus koskee useamman rekisterinpitäjän tietoja, Findata käsittelee hakemuksen. Esimerkiksi jos hakemus koskee (eli kyseisessä käyttötarkoituksessa on tarkoitus käsitellä) vähintään yhden toisiolain 6 §:n 1–8 kohdassa tarkoitetun rekisterinpitäjän tietoja, ETK:n ja/tai DVV:n tietoja sekä Tilastokeskuksen tietoja, hakemus osoitetaan Findatalle.
Toisiolakia ei sovelleta Fimealle ilmoitettaviin kliinisiin lääketutkimuksiin, joten ne eivät kuulu Findatan toimivaltaan. Voit tarkistaa interventionaalisten kliinisten lääketutkimusten ja non-interventiotutkimusten määritelmät Fimean määräyksestä 8/2019. Fimea antaa neuvontaa siitä, onko tutkimus katsottava kliiniseksi lääketutkimukseksi.
Etkö ole varma, mille viranomaiselle tietolupa- tai muutoshakemus pitää lähettää?
Klikkaa tästä siirtyäksesi hakemusapuriin.
Hakeminen
Asiointipalveluun kirjautuminen
Kaikki hakemukset Findatalle tehdään asiointipalvelussa verkkolomakkeella osoitteessa asiointi.findata.fi. Palveluun kirjaudutaan Suomi.fi-tunnistuksen tai Haka-kirjautumisen avulla.
Kirjauduthan aina käyttäen samaa tunnistautumistapaa, jotta näet lähettämäsi hakemukset ja saamasi päätökset.
- Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Findatan neuvontaan: info@findata.fi
- Lisätietoa kirjautumisesta löydät sivulta Kirjaudu palveluihin.
Huoltokatkot
- 18.1.2024
- 22.2.2024
- 21.3.2024
- 18.4.2024
- 23.5.2024
- 20.6.2024
- 18.7.2024
- 22.8.2024
- 19.9.2024
- 17.10.2024
- 21.11.2024
- 19.12.2024
Häiriöt
- Tällä hetkellä järjestelmä kirjaa hakijan ulos automaattisesti tietyn aikarajan jälkeen, eikä lomake tallennu automaattisesti. Suosittelemme tallentamaan keskeneräisen hakemuksen noin 15 minuutin väliajoin.
- Internet Explorer -selaimella saattaa esiintyä häiriöitä kirjautumisessa ja käytössä. Suosittelemme muiden selainten käyttämistä.
Rajoitukset
- Tällä hetkellä palveluihimme tunnistautuminen ja siten tietoluvan hakeminen tai tietopyynnön tekeminen on mahdollista vain henkilöille, joilla on Suomen väestötietojärjestelmään kirjattu henkilötunnus. Jos sinulla ei ole Suomen väestötietojärjestelmään kirjattua henkilötunnusta, pyydä tunnistautumislomake info@findata.fi-osoitteesta.
- Tietolupahakemus-, muutoslupahakemus- ja tietopyyntöhakemuslomakkeita on päivitetty useita kertoja. Valitettavasti hakemuslomakkeiden vanhoilla versiolla tehtyjä hakemuksia ei voi suoraan kopioida uudeksi hakemukseksi. Pyydämme täyttämään uuden hakemuslomakkeen.
Hakemuslomakkeen valitseminen ja täyttäminen
Valitse tarvitsemasi hakemus:
- Tietolupahakemus, kun tarvitset yksilötasoista aineistoa. Tietoluvan mukaista aineistoa on mahdollista analysoida vain auditoidussa, tietoturvallisessa käyttöympäristössä.
- Tietopyyntö, kun tarvitset tilastotasoista aineistoa. Tietopyynnöllä saatava tilastoaineisto toimitetaan suoraan hakijalle.
- Muutoshakemus, kun haet muutosta voimassa olevaan tietolupaan.
Täytä hakemuslomake huolellisesti. Hakemuksessa olevat puutteet johtavat lisätietopyyntöön ja hakemuksen palauttamiseen.
Löydät yksityiskohtaiset ohjeet eri hakemuslomakkeiden täyttämiseen erityyppisten lupien alasivuilta:
Jos et tiedä mitä johonkin lomakkeen kenttään pitäisi täyttää, kysy ajoissa apua oman organisaation sisältä tai neuvonnastamme:
Yli puoli vuotta vanhat hakemusluonnokset poistetaan asiointipalvelusta automaattisesti
Asiointipalvelussa olevat hakemusluonnokset poistetaan automaattisesti, jos niitä ei ole muokattu tai tallennettu 180 päivään. Jos sinulla on luonnoksena oleva hakemus, jonka aiot lähettää Findatalle, tee muokkaukset ajoissa.
Suosittelemme täyttämään tai siirtämään tiedot aina uusimmalle lomakeversiolle. Luonnokset säilyvät asiointipalvelussa 180 päivää viimeisimmästä tallennuksesta.
Jos olet lisännyt sähköpostiosoitteesi asiointipalveluun, saat automaattisen sähköpostimuistutuksen 30 päivää ennen hakemusluonnoksen poistamista. Tarkista osoite asiointipalvelun asetuksista klikkaamalla ylävalikosta omaa nimeäsi.
- Automaattinen poistaminen koskee vain niitä hakemusluonnoksia, joita ei ole lähetetty vielä kertaakaan Findatalle.
- Jos hakemus on palautettu sinulle täydennettäväksi, sitä ei poisteta. Myöskään lähettyjä hakemuksia tai saatuja päätöksiä ei poisteta.
- Vanhojen hakemusten poistaminen tehostaa hakemuskäsittelyä, kun vanhoille lomakeversioille täytettyjen hakemusten ja niihin tarvittavien lisätietopyyntöjen määrä vähenee.
Miten voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä?
Hakemuksen käsittelyaikaan vaikuttaa hakemuksen sisältö – erityisesti poimintakuvauksen tarkkuus, mutta myös hakemusten jonotilanne Findatassa sekä rekisterinpitäjien vastausajat.
Mikäli hakemuksen täyttämisessä on epäselvyyksiä, ole tarvittaessa yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin ja Findatan neuvontaan käsittelyn nopeuttamiseksi.
Näin voit nopeuttaa hakemuksesi käsittelyä:
- Tarkista toimivaltainen viranomainen:
- Varmista, onko Findata toimivaltainen myöntämään luvan tarvitsemaasi aineistoon käyttämällä hakemusapuria
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Eläketurvakeskus (ETK) ja Tilastokeskus myöntävät luvat omiin tietoihinsa.
- Jos et tiedä, minne hakemus tulisi lähettää, ota yhteyttä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä: info@findata.fi.
- Ota yhteyttä rekisterinpitäjiin:
- Jos tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista, ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin.
- Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden parhaita asiantuntijoita.
- Voit sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa.
- Ilmoita hakemuksessasi henkilön nimi, jonka kanssa asia on sovittu. Löydät kysytyimpien rekisterinpitäjien yhteystiedot Aineistot-sivulta.
- Määritä tietotarpeesi tarkasti:
- Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkasti ennen hakemuksen lähettämistä.
- Hyödynnä Aineistokatalogia (aineistokatalogi.fi).
- Käytä poimintojen määrittelyssä poimintakuvauslomaketta (lataa Word-tiedosto, 57 kt).
- Jos tutkimusaineiston poiminta sisältää monta vaihetta, kuvaa myös poimintajärjestys.
- Huolehdi aineiston rajauksesta:
- Huolehdi poimintojen ja haettavan aineiston rajauksesta.
- Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot luovutetaan.
- Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu.
- Täytä hakemus huolellisesti.
- Kiinnitä erityistä huomiota perustietoihin kuten luvanhakijaan, luovutettavan aineiston rekisterinpitäjään, laskutustietoihin ja mahdollisesti yhdistettäviin muihin aineistoihin.
Jos haluat täydentää jo lähettämääsi hakemusta, pyydä meitä palauttamaan hakemuksesi lähettämällä sähköposti osoitteeseen info@findata.fi. Kirjoita viestin otsikoksi Hakemuksen palautus ja hakemuksesi diaarinumero (esim. Hakemuksen palautus THL/XXXX/14.0X.00/202X).
Vinkkejä tekstiaineistojen poiminnan määrittelyyn
- Harkitse, onko tekstiaineisto välttämätön tutkimuksen suorittamiselle.
- Rakenteettoman tiedon tarpeelle tulee aina olla perustelut. Monesti vastaavanlaista tietoa voidaan poimia rakenteisessa muodossa.
- Peitämme tekstiaineistoista suorat tunnisteet, mikä vaikuttaa aineistojen käytettävyyteen.
- Tekstiaineistojen käsittely vie aikaa ja kasvattaa kustannuksia huomattavasti.
- Pyydä rekisterinpitäjältä näkemystä sopiviin hakusanoihin.
- Rekisterinpitäjä on paras arvioimaan, millä hakusanoilla saadaan parhaiten kattava tulos, joka ei sisällä ylimääräistä tietoa.
- Esim. hakusana *paine* tuottaa kaikki painetta koskevat merkinnät, kuten verenpaine, silmänpaine ym. Jos tutkimuksen kiinnostuksen kohde on verenpaine, poimittava tekstiaineisto sisältää huomattavasti tarpeetonta tietoa.
- Määrittele poimittavan tekstipätkän pituus muuttujakohtaisesti.
- Tekstipätkän tulisi olla mahdollisimman lyhyt.
- Pyydä rekisterinpitäjältä näkemys poimittavan tekstin pituudesta.
- Esim. hakusana +/- 50 merkkiä.
- Huolehdi poiminnan rajauksesta.
- Jos poiminta voidaan rajata tietyn osaston tai hoitoalan tietoihin koko sairaanhoitopiirin tietokannan sijasta, ovat poimittavan tekstin määrä ja käsittelykustannukset huomattavasti pienemmät.
Tietoa henkilötietojen siirrosta EU-/ETA-maiden ulkopuolelle
Henkilötietojen käsittely ulkomailta käsin on henkilötietojen siirtämistä, vaikka tiedot olisivat etäkäyttöympäristössä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa dataa on mahdollista siirtää Euroopan talousalueen sisällä samoilla perusteilla kuin Suomen sisällä. Euroopan talousalueeseen kuuluvia ETA-maita ovat EU-maat sekä Norja, Liechtenstein, Islanti.
Mikäli tietoja halutaan siirtää tai käsitellä edellä mainittujen maiden ulkopuolella eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, siihen on oltava tietosuoja-asetuksen V luvun mukainen oikeusperuste.
Oikeusperusteet on lueteltu alla. Riittää, että yhden siirtoperusteen edellytykset täyttyvät.
45 artiklan mukainen komission päätös tietosuojan riittävyydestä
- Ajantasainen lista maista, joiden tietosuoja on arvioitu Euroopan komission päätöksellä riittäväksi (ec.europa.eu)
- Mikäli siirron edellytykset täyttyvät tällä perusteella, muuta toimenpidettä ei tarvita ja huomioimme tämän perusteen tietolupapäätöksessä siirtoon oikeuttavana seikkana. Tämä niin sanotun turvallisen maan peruste on ensisijainen siirtoperuste.
- Katso lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi)
46 artiklan 2 kohdan mukaiset tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet
- Vakiolausekkeet (standard contractual clauses, SCC) ovat Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita, joita voi hyödyntää joko kahden rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välisissä sopimuksissa.
- Tarkista vakiolausekkeet tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi)
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Annamme aineistot käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä vasta sitten, kun hakija tai luvansaaja on toimittanut Findatalle allekirjoitetut vakiolausekkeet tiedoksi. Vakiolausekkeiden käyttö edellyttää myös lisätarkastelua tietosuojan riittävyydestä. Huomaa, että vakiolausekkeisiin ei saa tehdä omia muutoksia tai täydennyksiä, vaan ne on hyväksyttävä sellaisenaan.
47 artiklan mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt
- Yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules, BCR) tarkoittavat yhteisiä sitovia sääntöjä henkilötietojen siirrosta kolmansiin maihin konsernin tai yhteistä taloudellista toimintaa harjoittavien yritysten sisällä.
- Katso lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä. Annamme aineistot käyttöön EU/ETA-alueen ulkopuolelle tällä edellytyksellä vasta sitten, kun hakija tai luvansaaja on toimittanut Findatalle tiedoksi kyseessä olevat käytännesäännöt ja sen, että ne on asianmukaisesti hyväksytty jonkin EU-jäsenvaltion tietosuojavaltuutetun toimesta.
49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet
49 artiklan mukaiset poikkeukset ja suojatoimet, kuten tutkittavan nimenomainen suostumus ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun häntä on informoitu siirtoon liittyvistä riskeistä. Tätä siirtoperustetta voidaan käyttää vain poikkeustapauksissa.
- Katso lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).
- Tätä oikeusperustetta hyödynnettäessä luvanmukaisten aineistojen rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän on kuvattava siirtoon liittyvä arviointi ja asianmukaiset suojatoimet selosteeseen käsittelytoimista. Katso lisätietoa tietosuojavaltuutetun sivuilta (tietosuoja.fi).
- Tätä siirtoperustetta käytettäessä huomioimme kyseisen perusteen tietolupapäätöksessä.
Lupamaksut ja muut kustannukset
Tietolupahakemuksia, tietopyyntöjä ja muutoshakemuksia koskevista päätöksistä ja aineiston käsittelystä peritään maksu. Palveluidemme hinta muodostuu päätöstä koskevasta maksusta sekä tuntiperusteisesta maksusta, joka määräytyy aineiston yhdistämiseen ja käsittelyyn käytetystä työajasta.
Findatan maksujen lisäksi lopulliseen hintaan vaikuttavat rekisterinpitäjien omiin säännöksiin perustuvat maksut pyydettyjen aineistojen poiminnasta ja toimittamisesta.
Hakemuskäsittelyn yhteydessä pyydämme rekisterinpitäjiltä enimmäiskustannusarvion tarvittavan aineiston poiminnasta. Annamme enimmäiskustannusarvion myös Findatan aineistonkäsittelyn kustannuksista.
Välitämme arviot hakijalle ennen lupapäätöksen tekemistä. Aineiston lopullinen hinta varmistuu vasta aineiston luovutuksen jälkeen. Rauenneesta ja kielteisestä päätöksestä veloitetaan erillinen käsittelymaksu.
Katso tarkemmat tiedot Hinnasto-sivulta.
Hakemisen jälkeen
Miten hakemuksen käsittely etenee?
Hakemuskäsittelyn voi jakaa viiteen eri vaiheeseen, joita mahdollisesti edeltää hakijan oma-aloitteinen yhteydenotto rekisterinpitäjien suuntaan. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Ole yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, jos tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen muodostamiseen. Käytä apuna poimintakuvauslomaketta (lataa Word-tiedosto, 57kt).
- Voit myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjien kanssa. Jos rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kanssa on esimerkiksi sovittu, että tutkimusryhmään kuuluva kliinikko poimii aineiston ilmaiseksi, ilmoita hakemuksen Lisätiedot-osiossa kenen kanssa asia on sovittu ja miten.
- Toimita Findatalle hakemus tai pyydetyt lisätiedot asiointipalvelussa osoitteessa asiointi.findata.fi.
- Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen voit toimittaa tarkennukset myös sähköpostitse.
- Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
- Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen täydennettäväksi tai pyydämme lisätietoja.
- Tietolupahakemukset käydään läpi noin viikon sisällä niiden saapumisesta ja jaotellaan käsittelykelpoisiin ja täydennystä vaativiin hakemuksiin. Katso lisätietoa Tietoluvat-sivulta.
- Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
- Pyynnön tarkoituksena on varmistaa pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
- Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
- Tässä vaiheessa teemme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu Findatan aineistonkäsittelykustannuksista.
- Kun kaikki kustannusarviot on saatu, toimitamme sinulle lopullisen poimintakuvauksen ja enimmäiskustannusarvion hyväksyttäväksi.
- Sinun on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
- Huomioithan, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
- Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.
- Huomioithan, että tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoita nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Miten haettujen aineistojen koostaminen etenee?
Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, aineiston koostamisessa ja esikäsittelyssä on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta. Koska kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa, nämä kolme vaihetta voivat kestää yhteensä 3 x 30 = 90 arkipäivää.
- Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn. Hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, koostamme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön CSV-muodossa. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto. Aineisto voidaan luovuttaa muihin käyttöympäristöihin, mikäli se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Luvansaajalla on kolme kuukautta aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
- Tarkista aineisto mahdollisimman pian huolellisesti. Poiminnassa sattuneet virheet voivat kertautua, jos esimerkiksi kohdejoukko on muodostettu väärin ja muut rekisterinpitäjät joutuvat toteuttamaan omat poimintansa sen takia uudestaan.
- Jos huomaat puutteita tai virheitä, lähetä viesti Findatalle osoitteeseen data@findata.fi. Kuvaa viestissä mahdollisimman tarkasti, miten aineistosi poikkeaa poimintakuvauksessa kuvatusta aineistosta.
- Poistamme aineiston omista tiedoistamme neljän kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Tee näin, jos havaitse puutteita tai virheitä aineistossasi
- Kun olet vastaanottanut tietoluvan tai tietopyynnön mukaisen aineiston, tarkista se mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kolmen kuukauden kuluessa.
- Jos huomaat puutteita tai virheitä, lähetä viesti Findatalle osoitteeseen data@findata.fi.
- Kerro viestissä mahdollisimman tarkasti, miten aineistosi poikkeaa poimintakuvauksessa kuvatusta aineistosta.
Tietoluvan tai tietopyynnön mukaiset poiminnat tehdään aina poimintakuvauksen perusteella.
Jos tekemäsi poimintakuvaus on ollut puutteellinen, voit täydentää poimintaa tekemällä Findatalle muutoshakemuksen tai uuden tietolupahakemuksen.
Annetut enimmäishinta-arviot perustuvat toimittamaasi poimintakuvaukseen. Jos poimintaa joudutaan täydentämään, uusi enimmäishinta-arvio toimitetaan uuden luvan yhteydessä.
Poimintavirheitä koskevan yhteistyöpöytäkirjan allekirjoittaneet rekisterinpitäjät
Findata ja kymmenen rekisterinpitäjää ovat sopineet yhteistyöpöytäkirjalla mallista, jossa poimintavirheistä johtuvan lisätyön kustannuksista ei veloiteta.
Yhteistyöpöytäkirjan ovat allekirjoittaneet seuraavat rekisterinpitäjät:
- Aluehallintovirastot
- Digi- ja väestötietovirasto
- Eläketurvakeskus
- Findata
- HUS
- Kela
- Keski-Uudenmaan hyvinvointialue Keusote
- Pirkanmaan hyvinvointialue Pirha
- Terveyden ja hyvinvoinnin laitos
- Tilastokeskus
- Valvira
- Varsinais-Suomen hyvinvointialue Varha
Lue lisää kokeilusta, johon yhteistyöpöytäkirja perustuu: Findata ja rekisterinpitäjät jakavat vastuuta uusintapoimintojen kustannuksissa
Missä aineistoja voi analysoida?
Aineistoja voi saada käyttöönsä erilaisin luvin. Eri luvilla saatuja aineistoja koskevat erilaiset ehdot siitä, missä niitä on lupa käyttää ja analysoida.
Tietopyynnöllä saatavaa aggregoitua tilastoaineistoa voi analysoida vapaasti tiedonhyödyntämissuunnitelman mukaisesti. Tilastoaineisto lähetetään asiakkaalle ensisijaisesti siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä. Tilaa tarvittaessa Nextcloud-tunnukset Findatan asiointipalvelusta osoitteesta asiointi.findata.fi.
Tietolupien mukaisia, yksilötasoisia aineistoja voi analysoida vain tietoturvallisissa ympäristöissä. Aineistot luovutetaan pääsääntöisesti aina Findatan tietoturvalliseen käyttöympäristöön Kapseliin. Toisiolaki kuitenkin mahdollistaa tietojen luovuttamisen myös muuhun käyttöympäristöön, jos se on välttämätöntä. Myös muulta rekisterinpitäjältä kuin Findatalta saadut aineistot luovutetaan aina toisiolaissa tarkoitettuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön.
Lue lisää alta kohdasta: Findatan määräys asettaa ympäristöjen tietoturvavaatimukset.
Muutosluvat ovat myös virallisesti tietolupia (tietolupien muutospäätöksiä), joten niitä koskevat pääsääntöisesti samat vaatimukset kuin tietolupia. Lisätietoa sivulla Muutosluvat.
Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ylläpitää julkista rekisteriä sille ilmoitetuista, vaatimukset täyttävistä käyttöympäristöistä. Sivuilla on tietoa myös rekisteriin ilmoittautumisesta ja rekisteröintimaksuista: Toisiokäyttöympäristöjen rekisteri (valvira.fi)
Toisiolaki ja Findatan määräys asettaa vaatimukset ympäristöjen tietoturvalle
Olemme antaneet toisiolain mukaisen määräyksen, joka tarkentaa muiden palveluntarjoajien tietoturvallisille käyttöympäristöille asetettavat vaatimukset.
Määräys koskee sosiaali- ja terveystietojen toissijaista käyttöä, ja sitä sovelletaan kaikkiin niihin toisiolaissa säädettyihin käyttötarkoituksiin, joihin tarvitaan tietolupa. Näitä käyttötarkoituksia ovat tieteellinen tutkimus, tilastointi, opetusaineiston valmistelu sekä viranomaisen suunnittelu- ja selvitystehtävä.
Määräyksen mukaan tietoja voidaan luovuttaa käsiteltäväksi muussa kuin Findatan tietoturvallisessa Kapseli-käyttöympäristössä vain, jos käyttöympäristö on määräyksen vaatimusten mukainen. Lisäksi käyttöympäristön on oltava tietoturvallisuuden arviointilaitoksen arvioima ja arvioinnista tulee olla todistus. Nämä vaatimukset ovat tulleet voimaan 1.5.2022.
Vaatimusten voimaantulo ei vaikuta voimassa oleviin lupiin. Jos aineistoja käsitellään aiemmin myönnetyn, voimassa olevan luvan perusteella, aineistojen käsittely voi jatkua samassa ympäristössä myös 1.5.2022 jälkeen.
Vaatimuksissa on huomioitu jo käytössä olevien ympäristöjen ratkaisut ja ne mahdollistavat teknisesti erilaisten ratkaisujen hyödyntämisen. Yksinkertaisimmillaan tietoturvallinen käyttöympäristö voi olla fyysisesti ja teknisesti suojattu tila, jossa on internetistä ja muista laitteista eristetty päätelaite tietojen analysointiin. Toisaalta myös pilvipalveluihin perustuvat tekniset ratkaisut ovat mahdollisia, kunhan palveluntarjoaja huolehtii vaatimusten mukaisesta tietoturvasta.
Lue määräyksestä lisää sivulta Käyttöympäristöjä koskeva määräys.
Kliinisesti merkittävät löydökset
Toisiolain 55 § perusteella tietoluvan haltija voi ilmoittaa Findatalle kliinisesti merkittävästä löydöksestä, jonka perusteella olisi mahdollista ehkäistä tietyn potilaan terveyteen liittyvää riskiä tai parantaa merkittävästi hoidon laatua.
Findata toimittaa tiedot eteenpäin Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen nimetyille asiantuntijoille, jotka arvioivat tiedon merkittävyyden. Mikäli löydöksen katsotaan olevan merkittävä ja henkilö voisi hyötyä olemassa olevasta hoidosta, THL:stä tieto luovutetaan kyseisen henkilön hoidosta vastaavalle hyvinvointialueelle. Hyvinvointialueen työntekijä ottaa yhteyttä henkilöön, jota löydös koskee.
55 §:n perusteella tehdyt yhteydenotot voi kieltää. Kiellon voi tehdä missä tahansa julkista terveydenhuoltoa tuottavassa toimintayksikössä tai keväästä 2024 alkaen sähköisesti Omakannan tahdonilmaisupalvelun kautta. Yhteydenottokieltoa ei voi tehdä Findatan, Kelan tai THL:n kautta.
Näin toimitat kliinisesti merkittävään löydökseen liittyvät tiedot Findatalle
- Lähetä sähköposti osoitteeseen data@findata.fi ja kerro viestissä, että haluat ilmoittaa merkittävästä kliinisestä löydöksestä.
- Älä lähetä henkilötietoja sähköpostilla!
- Kirjoita sähköpostin otsikoksi: ”Kliinisesti merkittävä löydös”.
- Saat vastausviestinä ohjeet, kuinka tiedot voi toimittaa Findatalle.
- Henkilötiedot toimitetaan tietoturvallisesti siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä.
- Jos sinulla ei ole Nextcloud-tunnuksia, tilaa ne ohjeiden mukaisesti: Aineistojen toimittaminen Findatalle
- Katso kohta: ’Avaa Nextcloud-yhteys’.
- Kirjoita tunnusten tilauslomakkeeseen sen tietoluvan diaarinumero, jonka aineiston perusteella kliinisesti merkittävä löydös on tunnistettu (esim. . Kirjoita Tunniste-kohtaan ”pykälä55”.
- Jos sinulla on jo Nextcloud-tunnukset, jaamme sinulle Nextcloud-kansion tietojen toimitusta varten. Tiedot voi toimittaa ohjeiden mukaisesti: Aineistojen toimittaminen Findatalle
- Katso kohta: ’Salaa aineistosi ja siirrä se Nextcloudiin’.
- Kun olet toimittanut tiedot, ilmoita siitä osoitteeseen data@findata.fi.
- Toimita Findatalle seuraavat tiedot Nextcloudin välityksellä:
- Tietoluvan diaari ja myöntäjä.
- Merkittävää kliinistä löydöstä koskevan henkilön pseudokoodi tai henkilötunnus.
- Tiedot merkittävästä kliinisestä löydöksestä, joita THL voi käyttää arvioidessaan tiedon merkittävyyttä.
- Luvansaajan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot, jotka voidaan toimittaa THL:lle mahdollisia tarkentavia kysymyksiä varten.
Tulosten anonymiteetin varmistaminen
Henkilötietoaineistoa käsittelevän tulee tuottaa analyysitulokset anonyymissa muodossa, josta yksittäisen henkilön tietoja tai ominaisuuksia ei paljastu.
Varmistamme toisiolain mukaisesti tulosten anonymiteetin. Tämä koskee kaikkia aineistoja, joihin on myönnetty lupa toisiolain perusteella. Emme peri anonymiteetin varmistamisesta maksua.
Löydät kriteerit tulosten anonymiteetin varmistamiseen sekä esimerkkejä yleisimmistä analyysityypeistä sivulta Anonyymien tulosten tuottaminen.
Tulosten julkaiseminen
Julkaisemisella tarkoitetaan tässä yhteydessä tiedon tuomista julkisuuteen ja sen levittämistä ympäröivään yhteiskuntaan. Julkaisemiseksi katsotaan tulosten esitteleminen oman työryhmän ulkopuolelle.
Julkaiseminen voi tapahtua tieteellisessä tai muussa lehdessä, opinnäytetyössä, oppi- tai käsikirjassa, konferenssi tms. esityksessä tai abstraktissa, raportissa, selvityksessä tai jossain muodossa internetissä.
Tulosten julkaiseminen Kapselista
Aineistojen käsittely tapahtuu Kapseli-käyttöympäristössä ja vain valmiit analyysitulokset tuodaan järjestelmän ulkopuolelle. Käyttäjä tuottaa tulokset anonyymissa muodossa ja Findata varmistaa toisiolain mukaisesti tulosten anonymiteetin.
- Tarkista tulosten anonymiteetti. Katso ohjeet: Anonyymien tulosten tuottaminen
- Siirrä tulokset Findatalle Kapselin Output-aseman kautta.
- Täytä yhteenvetolomake, joka löytyy Kapselin D-asemalta kansiosta Käyttöohjeet_User_guide_05062023.
- Pakkaa tulokset ja yhteenvetolomake zip-kansioon ja nimeä se näin: Tulokset_tietoluvan_diaari_käyttöympäristön_tunniste_siirtopäivämäärä (anna päivämäärä muodossa ppkkvvvv, esim. Tulokset_THL_1234_14.02.00_2020_a01_15032022).
- Luo Output-asemalle tyhjä tekstitiedosto ja anna sille nimeksi: ZZZ_READY.txt
- Tämä varmistaa, että zip-kansio siirtyy automaattisesti Findatalle.
- Siirrot tapahtuvat tasatunnein ja puolen tunnin välein.
- Siirron jälkeen tiedostot poistuvat automaattisesti Output-asemalta.
- Siirron ilmoitus (vapaaehtoinen) – voit halutessasi ilmoittaa siirrosta sähköpostitse osoitteeseen data@findata.fi. Olemme yhteydessä, jos siirto ei ole tullut perille. Onnistuneesta siirrosta ei tule kuittausta.
- Tilaa Nextcloud-tunnukset, jos sinulla ei ole niitä.
- Tilaus tehdään asiointipalvelussa (asiointi.findata.fi) täyttämällä lomake ”Uuden Nextcloud-tunnuksen tilaus”.
- Findata tarkastaa pyynnöt viiden arkipäivän sisällä ja toimittaa tulokset siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä käyttäjälle.
- Jos tulokset ovat laajoja, anonymiteetin tarkistaminen voi kestää yli viisi arkipäivää. Katso vinkit tulosten anonymiteetin varmistuksen nopeuttamiseen sivun alusta.
- Huomioithan, että nämä aikarajat koskevat vain tulosten siirtoa, eivät esim. kooditiedostojen viemistä Kapselista.
Tulosten julkaiseminen muista tietoturvallisista käyttöympäristöistä
Jos käsittelet aineistoja muussa tietoturvallisessa käyttöympäristössä kuin Findatan Kapselissa ja olet valmis julkaisemaan tuloksia, toimi alla olevien ohjeiden mukaisesti.
- Lataa yhteenvetolomake ja täytä pyydetyt tiedot: Yhteenvetolomake – tulosten anonymiteetin varmistus (lataa Word-dokumentti, 38 kt)
- Pakkaa tulokset ja yhteenvetolomake zip-kansioon ja nimeä se seuraavasti:
- Tulokset_tietoluvan_diaari_käyttöympäristön_tunniste_siirtopäivämäärä (anna päivämäärä muodossa ppkkvvvv, esim. Tulokset_THL_1234_14.02.00_2020_a01_15032022)
- Tulokset voi toimittaa Findataan kahdella tavalla:
- Jos sinulla on olemassa oleva Nextcloud-tunnus, toimita tulokset Nextcloudin välityksellä
- Muussa tapauksessa, toimita tulokset turvasähköpostilla
HUOM! Älä lähetä tulostiedostoja Findatalle tavallisen sähköpostin liitetiedostona.
- Ota yhteys Findataan osoitteeseen data@findata.fi.
- Kirjoita viestin otsikoksi: Tulosten anonymiteetin varmistus
- Ilmoita viestissä, toimitatko tuloksia siirtopalvelu Nextcloudin välityksellä vai turvasähköpostilla.
- Jos toimitat tuloksia Nextcloudin välityksellä, kirjoita viestiin tietoluvan diaarinumero ja Nextcloud-tunnuksesi. Saat Findatalta kansion nimen, johon voit toimittaa tulokset ja yhteenvetolomakkeen sisältävän zip-kansion.
- Jos toimitat tuloksia turvasähköpostilla, saat Findatalta turvasähköpostin, johon vastaamalla voit toimittaa tulokset ja yhteenvetolomakkeen sisältävän zip-kansion salattuna. Lisäohjeet salauksesta ja aineiston toimittamisesta Nextcloudilla löydät sivulta Aineistojen toimittaminen Findatalle.
- Jos tulosten anonymiteetin osalta on huomautettavaa, olemme yhteydessä seitsemän arkipäivän sisällä tulosten toimittamisesta.
- Jos et kuule meistä seitsemän arkipäivän sisällä tulosten toimituksesta, voit edetä tulosten julkaisun osalta.
- Katso vinkit tulosten anonymiteetin varmistuksen nopeuttamiseen sivun alusta.
Ilmoita julkaistuista tuloksista Findatalle
Alla olevalla lomakkeella voit ilmoittaa artikkeleista ja julkaisuista, joissa on hyödynnetty Findatalta haettua aineistoa. Yksi tieteellisen tutkimuksen käyttötarkoituksen kriteereistä luvan myöntämiselle on, että tulokset julkaistaan tieteellisinä julkaisuina. Lomakkeella voi ilmoittaa myös muihin käyttötarkoituksiin haettujen aineistojen julkaisuista.
Jos ilmoitettavia julkaisuja on paljon, voit lähettää tiedot Excel-tiedostona osoitteeseen info@findata.fi. Tällöin alla olevaa lomaketta ei tarvitse täyttää.
Viittausohje
Jos Findata on myöntänyt hankkeelle tietoluvan tai tehnyt tietopyyntöpäätöksen, viittaa julkaisuissa Findataan seuraavasti: ”Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata” tai ”Finnish Social and Health Data Permit Authority Findata”.
- Noudata tieteellisen julkaisusarjan kirjoitusohjeita.
- Suosittelemme, että Findataan viitataan sen lakisääteisten tehtävien mukaisesti. Tietoluvissa näitä ovat esimerkiksi pseudonymisointi ja tulosten anonymiteetin varmistaminen, tietopyynnöissä aineistojen yhdistäminen, aggregointi ja anonymisointi.
- Findataan voi viitata tekstissä, taulukoissa, kuvissa, lupaluetteloissa, kiitoksissa ja viiteluettelossa.
- Sisällytä viittauksiin mahdollisuuksien mukaan tietoluvan tai tietopyynnön diaarinumero(t).
Esimerkkejä viittauksesta tekstissä
”Tutkimusaineisto saatiin sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomaiselta Findatalta tietoluvalla THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata vastasi aineiston pseudonymisoinnista ja tulosten anonymiteetin varmistamisesta.”
”The research data was obtained from Findata, the Finnish Social and Health Data Permit Authority, with data permit THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata was responsible for the pseudonymization of the data and ensuring the anonymity of the final results.”
”Tilastotiedon on tuottanut sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata tietopyynnöllä THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata vastasi aineiston yhdistämisestä ja anonyymin tilastotiedon tuottamisesta.”
The statistics were produced by Findata, the Finnish Social and Health Data Permit Authority, with data request THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Findata was responsible for data integration and producing the anonymized statistics.”
Esimerkki viittauksesta taulukossa
| Aineisto | Lähde |
|---|---|
| Tutkimusaineisto | Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata, tietolupa THL/XXXX/14.XX.00/20XX |
Esimerkki viittauksesta viiteluettelossa
Findata. (Vuosi). Tietolupa THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findata.
Findata. (Year). Data permit THL/XXXX/14.XX.00/20XX. Finnish Social and Health Data Permit Authority Findata.
Usein kysytyt kysymykset
Miten Findatan lupakäsittely toimii? Miten rekisterinpitäjä liittyy siihen?
Tietoa lupakäsittelyn eri vaiheista ja rekisterinpitäjien roolista löydät Luvat-sivultamme.
Miten haen tietoja Findatalta?
Ohjeet tietojen hakemiseen löydät Luvat-sivultamme. Vastaamme tietolupa- ja muutoshakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään.
Kuinka pian saan haetut tiedot käyttööni?
Haettujen tietojen toimitusnopeuteen vaikuttaa moni asia. Hakemusten käsittelyssä on tällä hetkellä ruuhkaa, joten hakemus on jonossa ennen kuin se otetaan varsinaiseen käsittelyyn. Hakemuskäsittely kestää noin 1–3 kuukautta, jonka jälkeen rekisterinpitäjillä on 30 arkipäivää toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta. Koska kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa, nämä kolme vaihetta voivat kestää yhteensä 3 x 30 = 90 arkipäivää.
Lue lisää kohdasta Miten hakemuksen käsittely etenee
Milloin haen tietoja Findatalta?
Findata vastaa hakemuksen käsittelystä ja lupapäätöksestä aina silloin, kun toisiolain piiriin kuuluvien rekisterinpitäjien tietoja yhdistetään. Toimivaltaista viranomaista arvioitaessa tulee siis huomioida kaikki hakemukseen liittyvät toisiolain alaiset tiedot.
Voit tarkistaa hakemusapuristamme, mille viranomaiselle hakemus tulee lähettää.
Mikä on tiedonhyödyntämis- tai tutkimussuunnitelma?
Tiedonhyödyntämissuunnitelmalla tarkoitetaan tutkimussuunnitelmaa, hankesuunnitelmaa ja vastaavaa suunnitelmaa.
Suunnitelmasta tulee ilmetä
- lupahakemuksessa tarkoitettujen tietojen käyttötarkoitus,
- tietojen rekisterinpitäjä ja käsittelijät,
- käsittelyn oikeudellinen peruste sekä
- tietojen käsittelyn tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät olennaiset seikat kattaen tietojen koko elinkaaren (tietojen säilytys, hävittäminen tai arkistointi)
Tiedonhyödyntämissuunnitelman olennaiset seikat on huomioitu Findatan hakemuslomakkeissa.
Tieteellisen tutkimuksen yleisiä kriteerejä ovat esimerkiksi seuraavat:
- tutkimus perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan
- tutkimuksella on tutkimuksesta vastaava henkilö tai vastuuryhmä
- tutkimus osallistuu tieteelliseen keskusteluun eli tulokset on määrä julkaista tieteellisten periaatteiden mukaisesti esim. tiedelehdissä tai opinnäytteenä
- tutkimus tuottaa uutta tietoa tai edistää kansanterveyttä tai -hyvinvointia
- tutkimuksella on asianomaisen organisaation myöntämä tutkimuslupa, jos sellainen organisaatiossa edellytetään
- lääketieteellisellä tutkimuksella on eettisen toimikunnan myönteinen lausunto
Tieteellisen tutkimuksen asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan kuuluu esimerkiksi
- taustoitus,
- tutkimuksella tavoiteltavan tiedontarpeen määrittely,
- tavoitteiden ja kysymysten asettaminen,
- tarvittavan aineiston ja menetelmän kuvaus sekä
- eettisten näkökulmien huomiointi.
Miten voin varmistaa, että hakemukseni sisältö pysyy salassa?
Findataan saapuneet hakemukset ovat salassa pidettäviä, ja Findatan tekemät päätökset ovat julkisia. Jos rekisterinpitäjällä on lakisääteinen oikeus saada tietoa hakemuksen sisällöstä, Findata voi tapauskohtaisesti antaa rekisterinpitäjälle tietoa poimittavista tiedoista ja kohdejoukon muodostamisesta.
Voinko hakea tietoja Findatalta opinnäytetyöhön?
Voit hakea Findatalta tietoja opinnäytetyöhön, jos olet tekemässä vähintään ylemmän korkeakoulututkinnon opinnäytetyötä. Nimeä hakemuksessa oppilaitos, suoritettava tutkinto, opinnäytetyön tekijä ja opinnäytetyön ohjaaja.
Opinnäytetöiden lupamaksut ovat alennettuja. Alennettu opinnäytetyön lupamaksu koskee tilanteita, jossa tuotetaan yksi opinnäytetyö. Jos hankkeessa tuotetaan useita opinnäytetöitä tai muita opinnäytetyöhön liittymättömiä tuotoksia, peritään normaalin tai laajan tietoluvan hinta. Katso tarkemmat tiedot Hinnasto-sivulta.
Miten voin täydentää lähettämääni hakemusta?
Lähetettyä hakemusta ei valitettavasti voi enää muokata lähettämisen jälkeen omatoimisesti.
Mikäli haluat täydentää lähetettyä hakemusta, lähetä sähköpostia osoitteeseen info@findata.fi ja ilmoita hakemuksen tunnus (esim. 2022/53). Palautamme hakemuksen sinulle täydentämistä varten.
Miksi saamani päätös ei näy asiointipalvelussa?
Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.
Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.
Jos et edelleenkään näe hakemuksia tai saatuja päätöksiä palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan: info@findata.fi.
Miksi lähetetty hakemus ei näy asiointipalvelussa?
Tarkista, että kirjaudut palveluun samalla tavalla kuin hakemusta lähettäessäsi.
Esimerkki: Jos olet lähettänyt hakemuksen Suomi.fi-tunnuksilla kirjautuneena, käytä kirjautumiseen Suomi.fi-tunnistautumista. Jos taas olet käyttänyt Haka-kirjautumista, käytä jatkossakin Haka-kirjautumista.
Jos lähettämäsi hakemus ei edelleenkään näy palvelussa, ota yhteys Findatan neuvontaan: info@findata.fi.
Paljonko rekisterinpitäjien poimintamaksut keskimäärin ovat?
Tiedustele rekisterinpitäjien poimintakustannuksia suoraan rekisterinpitäjiltä hyödyntäen poimintakuvauslomaketta. Lataa poimintakuvauslomake tästä (Word-tiedosto, 57 kt).
Löydät poimintojen enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita.
Paljonko Findatan aineistonkäsittelyn kustannukset keskimäärin ovat?
Löydät aineistonkäsittelyn enimmäiskustannusarvioista lasketun keskiarvon, vaihteluvälin sekä mediaanin sivulta Keskimääräisiä kustannusarvioita. Tietoja päivitetään neljännesvuosittain.
Miten aineiston käsittely etenee?
Kun olemme myöntäneet tietoluvan tai tehneet tietopyyntöpäätöksen, myös aineistonkäsittelyprosessissa on viisi eri vaihetta. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
- Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta.
- Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn. Hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, yhdistämme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
- Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on lakisääteisesti aina ensisijainen vaihtoehto. Aineisto voidaan luovuttaa muihin käyttöympäristöihin, mikäli se on hankkeen toteuttamisen kannalta välttämätöntä.
- Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
- Luvansaajalla on 30 arkipäivää aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
- Tarkista aineisto mahdollisimman pian huolellisesti. Poiminnassa sattuneet virheet voivat kertautua, jos esimerkiksi kohdejoukko on muodostettu väärin ja muut rekisterinpitäjät joutuvat toteuttamaan omat poimintansa sen takia uudestaan.
- Poistamme aineiston omista tiedoistamme 3 kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.
- Tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Miten hakemuskäsittely etenee?
Hakemuskäsittelyprosessin voi jakaa viiteen eri vaiheeseen, joita mahdollisesti edeltää hakijan oma-aloitteinen yhteydenotto rekisterinpitäjien suuntaan. Prosessi on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.
- Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, mikäli tarvitsee lisätietoja aineistoista tai muuttujista tai apua poimintakuvauksen muodostamiseen.
- Hakija voi myös sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjien kanssa. Jos rekisterinpitäjän yhteyshenkilön kanssa on esimerkiksi sovittu, että tutkimusryhmään kuuluva kliinikko poimii aineiston ilmaiseksi, hakemuksen Lisätiedot-osiossa tulee ilmoittaa kenen kanssa asia on sovittu ja miten.
- Hakija toimittaa Findatalle hakemuksen tai pyydetyt lisätiedot asiointipalvelussa osoitteessa asiointi.findata.fi
- Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen tarkennukset voi toimittaa myös sähköpostitse.
- Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
- Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen täydennettäväksi tai esitämme hakijalle lisäselvityspyynnön.
- Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
- Pyynnön tarkoituksena on selvittää pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
- Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
- Tässä vaiheessa selvitämme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu meidän omista aineistonkäsittelykustannuksista.
- Kun kaikki kustannusarviot on saatu, hakijalle esitetään lopullinen poimintakuvaus ja enimmäiskustannusarvio hyväksyttäväksi.
- Hakijan on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
- Huomioi, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
- Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.
- Huomioi, että tietoluvat ovat aina määräaikaisia. Mikäli aineistoa on tarve säilyttää esimerkiksi tutkimuksen verifioimista varten tai tiedossa on luvan uusiminen tai poimintojen päivittäminen tietyn väliajoin, ilmoitathan nämä tarpeet jo hakemuksessa.
Näin nopeutat hakemuksesi käsittelyä
- Tarkista toimivaltainen viranomainen:
- Varmista, onko Findata toimivaltainen myöntämään luvan tarvitsemaasi aineistoon käyttämällä hakemusapuria
- Digi- ja väestötietovirasto (DVV), Eläketurvakeskus (ETK) ja Tilastokeskus myöntävät luvat omiin tietoihinsa.
- Jos et tiedä, minne hakemus tulisi lähettää, ota yhteyttä neuvontaamme ennen hakemuksen lähettämistä: info@findata.fi.
- Ota yhteyttä rekisterinpitäjiin:
- Jos tarvitset lisätietoja aineistoista tai muuttujista, ota yhteyttä suoraan rekisterinpitäjiin.
- Rekisterinpitäjät tarjoavat toisiolain mukaisesti neuvontapalvelua omia aineistojaan koskien ja ovat niiden parhaita asiantuntijoita.
- Voit sopia poiminnan toteuttamisesta tietyllä tavalla suoraan rekisterinpitäjän kanssa.
- Ilmoita hakemuksessasi henkilön nimi, jonka kanssa asia on sovittu. Löydät kysytyimpien rekisterinpitäjien yhteystiedot Aineistot-sivulta.
- Määritä tietotarpeesi tarkasti:
- Määritä tietotarve ja rekisterikohtaiset aineistopoiminnat mahdollisimman tarkasti ennen hakemuksen lähettämistä.
- Hyödynnä Aineistokatalogia (aineistokatalogi.fi).
- Käytä poimintojen määrittelyssä poimintakuvauslomaketta (lataa Word-tiedosto, 57 kt).
- Jos tutkimusaineiston poiminta sisältää monta vaihetta, kuvaa myös poimintajärjestys.
- Huolehdi aineiston rajauksesta:
- Huolehdi poimintojen ja haettavan aineiston rajauksesta.
- Henkilötietojen luovutuksessa sovelletaan tietosuoja-asetuksen mukaista minimointiperiaatetta, eli vain välttämättömät tiedot luovutetaan.
- Poiminta voi olla laaja, kunhan tietotarve on perusteltu.
- Täytä hakemus huolellisesti.
- Kiinnitä erityistä huomiota perustietoihin kuten luvanhakijaan, luovutettavan aineiston rekisterinpitäjään, laskutustietoihin ja mahdollisesti yhdistettäviin muihin aineistoihin.
Muista täyttää hakemus huolellisesti. Puutteet johtavat lisätietopyyntöön ja hakemuksen palauttamiseen. Jos et tiedä mitä johonkin kenttään pitäisi täyttää, kysy apua neuvonnastamme.
