Dataanvändningstillstånd

Dataanvändningstillstånd är ett tidsbundet myndighetstillstånd för behandling av konfidentiellt personuppgiftsmaterial på individnivå.

Bekanta dig även med huvudsidan Tillstånd innan du ansöker om dataanvändningstillstånd, där hittar du nyttig information innan ansökan, för ansökan samt efter ansökan.

Allmänt om ansökan för dataanvändningstillstånd

Bekanta dig med de allmänna principerna för ansökan, t.ex. vad som är sekretessbelagt och vad som är offentliga uppgifter. Läs mer

Logga in i e-tjänsten

Här hittar du information om hur du loggar in i e-tjänsten och hur du väljer ansökningsblankett. Läs mer

Anvisning om hur du fyller i ansökan för dataanvändningstillstånd

Se anvisningarna i punkt 10 om hur du fyller i ansökan och kriterierna för en handläggbar ansökan. Läs mer

Behandling av material

Läs mera om behandlingen av material efter beviljande av dataanvändningstillstånd. Läs mer

Kostnadsinformation

Se uppdaterad prislista för dataanvändningstillstånd. Läs mer

Ansökningshjälp

Säkerställ rätt adress för ansökan för dataanvändningstillstånd. Läs mer

Tänk på dessa innan du skickar in din ansökan

Välj rätt typ av ansökan

Det finns olika typer av ansökningar för olika informationsbehov, välj:

Ansökan om dataanvändningstillstånd när du behöver material på individnivå
Begäran om uppgifter när du behöver statistiskt material

Ändringsansökan när du ansöker om ändring på ett gällande dataanvändningstillstånd

Beskriv och begränsa materialet

Definiera materialet som ska sökas på variabelnivån och andra principer för dataminimering. Använd Materialkatalogen och de personuppgiftsansvarigas rådgivningstjänster.

Var och hur hämtar jag målgruppen? Är begränsningen tillräckligt specifik?
Ska jag hämta jämförelsepersoner/släktingar? Hur definierar jag dem?
Från vilka register hämtas materialet?
Vilka variabler tas med i urvalet?

Övrigt material som ska samköras

Är övrigt material beskrivet i ansökan?
Är tillståndet för övriga material i kraft eller pågår tillståndsprocessen?

Utred behörigheten

Findata ansvarar för ansökan och tillståndsbeslutet närhelst uppgifter samlas från personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning av personuppgifter inom social- och hälsovården. Den behöriga myndighetens bedömning måste därför beakta alla uppgifter som rör ansökan.

Findata beviljar i fortsättningen tillstånd för sekundär användning av social- och hälsouppgifter när

uppgifter kombineras från flera personuppgiftsansvariga
registeruppgifterna kommer från privata serviceanordnare inom social- och hälsovården eller
det är frågan om uppgifter som har registrerats i Kanta-tjänsterna.

Kontrollera i ansökningshjälpen till vilken myndighet du ska skicka ansökan: Ansökningshjälp

Allmänt om ansökan för dataanvändningstillstånd

Ansökan för dataanvändningstillstånd med bilagor är sekretessbelagda. Vi förmedlar de nödvändiga uppgifterna för urvalet av materialet och bildandet av målgruppen till den personuppgiftsansvarige, samt uppgifter om den sökande instansen och den sökandes kontaktuppgifter.

Myndighetsbeslut är i regel offentliga. Vi publicerar följande information om projekt som fått ett godkänt dataanvändningstillstånd på vår webbplats:

beslutsdatum
tillståndets giltighetstid
tillståndshavare (organisation)
projektets namn
en kort beskrivning av uppgifternas användningsändamål
användningsändamål enligt lagen om sekundär användning.

Denna offentliga information kan också delas på andra kommunikationskanaler förutom på webbplatsen.

Efter beviljandet av dataanvändningstillståndet hämtas materialet av olika personuppgiftsansvariga och levereras på ett datasäkert sätt till Findata. Vi förbehandlar, pseudonymiserar samt vid behov kombinerar och anonymiserar materialet.

I praktiken tas alla direkta identifieringarna bort från uppgifterna och en pseudonym genereras som gör det möjligt att skilja olika personer från varandra och kombinera uppgifter på personnivå från olika filer.

Om du behöver uppgifter från bara en personuppgiftsansvarig inom den offentliga sektorn, kontakta den personuppgiftsansvarige direkt.

Behandling av ansökningar om dataanvändningstillstånd

Vi går igenom alla ansökningar om dataancändningstillstånd inom en vecka efter att de har kommit in och delar in dem i två grupper: ansökningar som kan behandlas och ansökningar som behöver kompletteras.

Ansökningar som kan behandlas har fyllts i med den information som är nödvändig för behandlingen. Dessa ansökningar går direkt till väntelistan. Vi skickar ett e-postmeddelande inom 10 arbetsdagar efter att du har skickat din ansökan om den är berättigad till behandling.

Ansökningar som kräver komplettering lämnas väntande på personlig vägledning, där vår expert kommer att kontakta sökanden och skicka en detaljerad kompletteringsbegäran och instruktioner.

Du kan använda instruktionerna och kriterierna nedan när du fyller i datatillståndsansökan, eller du kan personligen granska en ansökan du redan har skickat in innan vi kontaktar dig.

Om du vill komplettera en ansökan som redan är inskickad kan du be oss returnera din ansökan genom att skicka e-post på adressen info@findata.fi. Skriv ”Returnering av ansökan” i meddelanderubriken och diarienumret för din ansökan (t.ex. Returnering av ansökan THL/XXXX/14.0X.00/202X).

Logga in i e-tjänsten

För att lämna in en ansökan om datatillstånd ska du logga in i vår e-tjänst (asiointi.findata.fi) med antingen Suomi.fi-identifikation eller Haka-inloggning. Mer information om inloggning finns på sidan Logga in i tjänsten.

Logga alltid in med samma identifieringsmetoder så att du kan se vilka ansökningar du har skickat och vilka beslut som har fattats.

Du kan ansöka om dataanvändningstillstånd på finska, svenska eller engelska.

Efter inloggning

Gå till fliken Lämna in ansökan
Välj ”Dataanvändningstillstånd: material på individnivå” vid ”Välj en ny ansökningsblankett nedan” genom att trycka på ”Lägg till i korgen” till höger och fortsätt genom att trycka på ”Sök”
Fyll i ansökningsblanketten enligt anvisningarna nedan och skicka den till oss. Det går tyvärr inte att redigera ansökan efter att den har skickats in. Om du vill komplettera en inskickad ansökan ska du skicka e-post till adressen info@findata.fi och meddela ansökans identifikation (t.ex. 2022/53). Vi returnerar din ansökan för komplettering.

Se också:

Varför syns mitt beslut inte i e-tjänsten?

Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.

Exempel: Om du har skickat ansökan som inloggad med Suomi.fi-koder, använd Suomi.fi-identifikation för att logga in. Om du däremot har använt Haka-inloggning ska du även i fortsättningen använda Haka-inloggning.

Om du fortfarande inte ser ansökningar eller beslut i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:

Varför syns inte en skickad ansökan i e-tjänsten?

Kontrollera att du loggar in i tjänsten på samma sätt som när du skickar in ansökan.

Om din ansökan fortfarande inte syns i tjänsten, kontakta Findatas rådgivning:

Hur kan jag komplettera min ansökan?

Det går tyvärr inte att redigera ansökan på egen hand efter att den har skickats in.

Om du vill komplettera en inskickad ansökan ska du skicka e-post till adressen info@findata.fi och meddela ansökans identifikation (t.ex. 2022/53). Vi returnerar din ansökan till dig för komplettering.

Jag kan inte logga in i Kapseli, vad hjälper?

Kontrollera före inloggningen att ditt användarnamn är registrerat och färdigt att användas. Om du inte är säker på att ditt användarnamn är färdigt att användas, kontakta Findatas kontaktperson eller Kapselis rådgivning: kapseli@findata.fi

Så här loggar du in i kapseln:

Installera Duo Mobile i din mobil och aktivera den (utvecklare: Duo Security Inc.). Om du redan har installerat och aktiverat appen, gå till punkt 2.
- Installation: Hämta Duo Mobile -appen i mobiltelefonens appbutik och installera den.
- Aktivering: Ett aktiveringsmeddelande för Duo Mobil skickas automatiskt till de mobiltelefonnummer som angetts i samband med Kapseli. Appen aktiveras genom att klicka på länken i aktiveringsmeddelandet.
Logga in i Kapseli på adressen https://kapseli.findata.fi med hjälp av datorns webbläsare.
- Välj i listan på inloggningssidan det identifieringssätt som angetts vid registreringen. Logga in via de mellanfaser som identifieringen kräver.
Välj den användarmiljö som du tänker använda. Om du endast använder en användarmiljö, gå till nästa punkt.
- Efter valet övergår systemet till det andra skedet av identifieringen.
Det andra skedet av tvåfaktorsautentisering.
Logga in i användarmiljön.
Du får ett meddelande om inloggningsförsök till Duo Mobile. Din inloggning godkänns via Duo Mobil genom att välja ”Approve”.

Restriktioner

Identifieringen och därför göra en databegäran är för närvarande endast möjlig för personer med finsk personbeteckning. Om du inte har en finsk personbeteckning, be om ett identifieringsformulär från info@findata.fi. Mer information om personbeteckningen här.

Begäran om datatillstånd, begäran om ändringstillstånd och formulär för begäran om uppgifter har uppdaterats flera gånger. Tyvärr kan applikationer gjorda med gamla versioner inte kopieras till en ny applikation. Vi ber dig fylla i ett nytt ansökningsformulär.

Datum för serviceavbrott 2024:

18.1.2024
22.2.2024
21.3.2024
18.4.2024
23.5.2024
20.6.2024
18.7.2024
22.8.2024
19.9.2024
17.10.2024
21.11.2024
19.12.2024

Anvisning om hur du fyller i ansökan för dataanvändningstillstånd

Ta hänsyn till dessa innan du fyller i ansökan:

Bekräfta möjligheten för urvalet från de personuppgiftsansvariga. Använd urvalsbeskrivningsblanketten.

Ladda ner urvalsbeskrivningsblanketten (Word-dokument, 52 KB)

Du behöver följande bilagor för att fylla i ansökan:

Ifyllt urvalsbeskrivningsblankett
Dataskyddsmeddelande om den information som ska sökas

Du kan även behöva följande bilagor för att fylla i ansökan:

Forskningsplan när syftet med användningen av uppgifter är vetenskaplig forskning
Organisationens forskningstillstånd, när forskningen har krävt forskningstillstånd från den ansvariga organisationen
Positivt etiskt utlåtande när forskningen har krävt en etisk bedömningBeskrivning av urvalsmetoden för målgruppen (vid behov)
Samtyckes- och informationsblanketterna som skickats till målgruppen, när målgruppen bildas utifrån samtycke
Tillstånd som gäller målgruppen, kontrollpersonerna eller släktingarna
Konsekvensbedömning (DPIA) när den allmänna dataskyddsförordningen eller dataskyddslagen kräver att en konsekvensbedömning upprättas

1 Offentlig information om projektet

Projektets namn
- Ange projektets namn så att det inte innehåller sekretessbelagd information. Projektnamnet för ett beviljat datatillstånd publiceras på Findatas webbplats.
En kort beskrivning av projektet
- Beskriv vad projektet handlar om och hur de begärda uppgifterna kommer att användas. Se till att beskrivningen inte innehåller sekretessbelagd information. Den korta beskrivningen av syftet med dataanvändningen för ett beviljat datatillstånd publiceras också på Findatas webbplats.

2 Sökandes uppgifter

Den sökande är den person eller organisation som ansöker om datatillstånd och som datatillståndet utfärdas till. Ange kontaktpersonens uppgifter endast i avsnittet ’Kontaktpersonens uppgifter’.
Ange organisationsnumret för den sökande. Om den sökande är en privatperson, skriv 123 i fältet. Om den sökande är en organisation belägen i ett annat EU/EES-land än Finland, ange det officiella register där organisationen är registrerad.

3 Kontaktpersonens uppgifter

Kontaktpersonen är den som hanterar förfrågningar om ansökan. Deras uppgifter kan delas med personuppgiftsansvarige under ansökningsbehandlingen om det behövs ytterligare specificering av urvalet.
Beskriv hur kontaktpersonen är relaterad till den sökande instansen, till exempel genom arbets- eller tjänsteförhållande. Kontaktpersonens uppgifter kan vidarebefordras till personuppgiftsansvarige om urvalet kräver ytterligare specificering.

4 Faktureringsuppgifter

Nätfakturering är den primära metoden för fakturering. Ange fakturerande aktörs koppling till projektet i ansökan. Om den som faktureras inte är den tillståndssökande, specificera hur den fakturerbara parten är kopplad till projektet.
Faktureringsuppgifter för finländska betalare:
- Kontakta din organisations ekonomiförvaltning för mer information vid behov.
- Nätfaktureringsadresser kan också hämtas från verkkolaskuosoite.fi, som upprätthålls av finländska nätfakturaförmedlare.
- Momsnumret bildas genom att lägga till landskoden ”FI” i början av FO-numret och ta bort bindestrecket. Till exempel, om FO-numret är 1234567-8, blir momsnumret FI12345678.
Faktureringsuppgifter för utländska betalare:
- Om betalaren är utländsk, måste betalaren ha en Peppol-adress för e-fakturering. Läs mer om Peppol på peppol.org.
- Om betalaren inte har en Peppol-adress, skickas fakturan per post.

Observera följande

Kontaktuppgifter och faktureringsuppgifter har fyllts i på ett korrekt sätt och stämmer överens med den information som lämnas på andra ställen i ansökan.
Oftast är den sökande en organisation. Om du ansöker om tillstånd som privatperson kan du lämna ytterligare information i fältet för ytterligare information i slutet av formuläret.

5 Syftet med användningen av uppgifter

Din ansökan måste överensstämma med det angivna användningsändamålet enligt lagen om sekundär användning.
Det datainnehåll du begär ska vara i linje med syftet med behandlingen av personuppgifterna.
Ett lärdomsprov definieras som ett slutarbete för en lägre högskoleexamen. Det reducerade beslutpriset för lärdomsprov gäller endast för enskilda avhandlingar.
- Om ett lärdomsprov är en del av ett större projekt, eller om flera lärdomsprov ingår i samma projekt, räknas det inte som ett lärdomsprov. I sådana fall klassificeras det som ett forskningsprojekt.

Klicka för att se mer information om olika användningssyften:

Vetenskaplig forskning

När användningsändamålet är vetenskaplig forskning ska du bifoga en uppdaterad forskningsplan till ansökan samt ansvars-/målorganisationens forskningstillstånd, om så krävs. Bifoga även ett utlåtande från den etiska kommittén om lagstiftningen och/eller forskningsupplägget kräver det.

Kriterier för vetenskaplig forskning (allmänt):

lämplig forskningsplan
ansvarsperson eller ansvarsgrupp
resultaten publiceras i vetenskapliga publikationer
forskningen skapar ny information.

Statistikföring

När användningsändamålet är statistik ska du ange i ansökan vilken aktör som ska genomföra statistiken och för vilket ändamål

Undervisning

När användningsändamålet är undervisning ska de sökta uppgifterna användas för att framställa undervisningsmaterial för undervisning av personal som behandlar kunduppgifter inom social- och hälsovården och av personer som studerar till en yrkesexamen inom social- och hälsovården. Obs! Identifierbara uppgifter får användas i undervisningssituationer endast om undervisningen inte kan hållas anonym på grund av att fallet i fråga är sällsynt, på grund av undervisningens natur eller av något annat motsvarande skäl. Undervisningspersonalen ska informera dem som följer undervisningen om den lagstadgade sekretessplikten och om sanktionerna för brott mot den.

Myndigheternas planerings- och utredningsuppgifter

Utgångspunkten är att myndigheters planerings- och utredningsuppgifter endast kan utföras av myndigheter. Om myndigheterna inte själva ansöker om dataanvändningstillstånd ska de vara personuppgiftsansvariga för materialet. I uppdragsförhållanden är uppdragstagaren då i princip personuppgiftsbiträdet.

Observera följande

Användningssyftet för uppgifterna motsvarar den information som anges på annat ställe i ansökan.
Nödvändiga bilagor har bifogats och de står inte i konflikt med varandra eller med annan information (t.ex. andra tillstånd, utlåtanden, forskningsplan och abstrakt).
Om det är fråga om ett examensarbete, söks tillstånd för endast ett examensarbete och nödvändiga uppgifter har lämnats.

6 Material som är föremål för ansökan om dataanvändningstillstånd

Beskriv tydligt vilket material din ansökan om dataanvändningstillstånd gäller. Detta kallas urvalsbeskrivning.
Urvalsbeskrivningen ska inte innehålla mer personuppgifter än vad som är nödvändigt, i enlighet med principen om uppgiftsminimering enligt GDPR. Förklara varför de begärda uppgifterna är nödvändiga för det angivna ändamålet i din ansökan.
Definiera urvalet genom att använda urvalsbeskrivningsblanketten (ladda ner Word-fil, 51,7 kb).
- Ladda ner urvalsbeskrivningsblanketten (Word-fil, 51,7 kb).
- Fyll i en blankett per personuppgiftsansvarig. På blanketten ska du också definiera släktingar och kontrollgrupper.
- Bifoga inte befintliga målgrupper, kontrollgrupper, släktingar eller ifyllda samtyckesblanketter till din ansökan.
På blanketten, fyll i följande information för den som är den slutliga betalaren av fakturan:
- Namn
- MOMS-ID
- Land

6.1 Definition av urvalskriterierna för målgruppen

Målgruppen är de personer vars uppgifter du ansöker om.
I de flesta fall bildas målpopulationen enligt de urvalsvillkor som beskrivs i ansökan från en av de personuppgiftsansvariga som omfattas av lagen om sekundär användning.
- I så fall väljer du ’Målgruppen bildas enligt de urvalsvillkor som beskrivs nedan, på grundval av det datatillstånd du ansöker om’.
Om målgruppen redan har bildats och du eller någon annan skickar målgruppens personbeteckningar till Findata, välj ’Målgruppen har redan bildats och den sökande eller någon annan skickar målgruppens personbeteckningar till Findata’.
- Specificera vilket datatillstånd som använts för att bilda målgruppen och om det fortfarande gäller.
- Om målgruppen bildas baserat på samtycke, välj samma alternativ.
- Om tillståndet för målgruppen söks från annat håll och ansökan fortfarande är under granskning eller pågående, lämna tillgänglig information.
- Notera att ett forskningstillstånd är för att bedriva forskning, medan ett datatillstånd är för att använda personuppgifter i forskningen. Kontakta tillståndsmyndigheten om du är osäker.
Om du redan har tillstånd för en del av målgruppen och nu ansöker om tillstånd för nya individer, välj båda alternativen ovan.
Om målgruppen ska väljas från Findatas färdiga datamaterial, välj: ’Målgruppen bildas från Findatas färdiga datamaterial.’
- Ange Findata som personuppgiftsansvarig och namnet på datasetet i ansökans tabell och urvalsbeskrivningsblankett(t.ex. Findata och FinRegistry färdig datamaterial).
Om du inte känner till målgruppens storlek, kontakta personuppgiftsansvariga eller uppskatta storleken något större än mindre.
Beskriv tydligt hur målgruppen bildas och specificera målgruppens avgränsningar baserat på användningsändamålet.
- Tänk på vilka register och kriterier som används för att välja målgruppen, till exempel bostadsort, födelseort, arbetsort eller användningsort för tjänster.
Följ noga de urvalskriterier som beskrivs i ansökan. Felaktigheter i beskrivningarna kan påverka materialets tillgång och tillämpning.

6.2 Definition av urvalskriterierna för kontrollpersoner och släktingar

Beskriv urvalet av kontroller så tydligt som möjligt.
- Ange från vilka register kontrollpersonerna kommer och vilka kriterier som används för att identifiera dem.
Specifika hur många kontroller som väljs ut per forskningsperson och beskriv kriterierna så exakt som möjligt.
- Om det finns flera målgrupper, förklara tydligt vilken målgrupp du behöver kontrollpersoner för och hur kontrollgruppen formas.
Om du hämtar uppgifter om släktingar till personer i målgruppen, beskriv urvalet noggrant.
- Ange vilka register som används och de kriterier utifrån vilka anhöriga identifieras. Specificera relationen, till exempel biologiska eller adoptivföräldrar.
Om kontroll- och/eller släkturvalet görs från Findatas färdiga dataset, ange Findata som personuppgiftsansvarig och namnet på datasetet i urvalsbeskrivningsformuläret.
- Observera att Findata separat kommer att bedöma om det är möjligt att genomföra kontrolluttaget.
Bifoga inte uppgifter med din ansökan. När datatillståndet är beviljat, kommer vi att ge instruktioner om hur du säkert ska leverera uppgifterna. Se även sidan Skicka data till Findata.

6.3 Urvalsbeskrivning

Ange vilka personuppgifter som ska hämtas för målgruppen och under vilken tidsperiod. Inkludera endast den information som är nödvändig.
För att bevilja tillstånd behöver vi en registerspecifik lista över variabler för varje begärd uppgift och det tidsintervall som uppgifterna hämtas från.
- Din ansökan kan inte behandlas innan du har skickat in en variabellista för varje register som anges i din ansökan.
- Om du behöver uppgifter om ålder eller kön, specificera detta och ange vilket register dessa uppgifter kommer från.
Om uppgifterna hämtas från Findatas färdigt datamaterial, ange Findata som personuppgiftsansvarig och namnet på datamaterial som register i tabellen och på urvalsbeskrivningsblanketten.
- Ange också namnet på datasetet i kolumnen (t.ex. FinRegistry, Vacciationer).
Fyll i detaljerad information om variabler, inklusive eventuella kontroll- och relativval, på urvalsbeskrivningsblanketten.
- Ladda ner urvalsbeskrivningsblanketten här (Word-fil, 51,7 kb).
Kontakta personuppgiftsansvariga för att gå igenom urvalsbeskrivningen innan du skickar in ansökan. De kan också ge en uppskattning av kostnaderna.
- Även om du inte fått kostnadsberäkningar i förväg, kan du ändå skicka in din ansökan och urvalsbeskrivningsblankett till Findata.
Beskriv i vilken ordning uppgifterna som begärs utvinns. Om urvalet görs i flera steg, specificera ordningen för dessa steg.
Om det finns flera målgrupper eller om ansökan begär urval av uppgifter för kontroller och/eller släktingar utöver den huvudsakliga målgruppen, ange vilka uppgifter som ska tas ut för varje grupp.
Om du planerar att kombinera andra uppgifter med den information som efterfrågas, beskriv detta i avsnitt 7 om ’Annat datamaterial som kombineras’.

Observera följande

Bifoga urvalsbeskrivningblanketterna till ansökan, där du har beskrivit den begärda informationen på variabelnivå. Kom ihåg att för THL:s register måste de tekniska variabelnamnen anges.
Se att variabelinformationen motsvarar den som finns i Materialkatalogen (aineistokatalogi.fi) eller i andra registeransvarigas variabelbeskrivningar.
Om ansökan begär urval av uppgifter inte bara för den huvudsakliga målgruppen utan även för kontroller och/eller släktingar, ange tydligt i ansökan vilka uppgifter som ska väljas ut för varje grupp.
Ange i vilken ordning urvalet av uppgifter ska göras. Kontrollera vid behov med den personuppgiftsansvarige för att fastställa den tidsperiod från vilken urvalet kan göras.

Tips för att definiera urvalet av textdata

Överväg om textdata är nödvändiga för att genomföra din forskning.
- Behovet av ostrukturerade data måste alltid motiveras. Ofta kan liknande information väljas ut i ett strukturerat format.
- Vi maskerar direkta identifierare i textdata, vilket påverkar användbarheten av data.
- Behandling av textdata tar tid och ökar kostnaderna avsevärt.
Begär insikter från den personuppgiftsansvarige om lämpliga nyckelord.
- Den personuppgiftsansvarige är bäst lämpad att bedöma vilka sökord som ger de mest omfattande resultaten utan ovidkommande information.
- Exempelvis kommer sökordet ’tryck’ att ge alla poster som är relaterade till tryck, t.ex. blodtryck, ögontryck osv. Om forskningen är inriktad på blodtryck kommer urvalet av textdata att innehålla en betydande mängd onödig information.
Ange längden på det textutdrag som ska väljas ut för varje enskild variabel.
- Textavsnittet ska vara så kort som möjligt.
- Begär den personuppgiftsansvariges syn på längden på den text som ska väljas ut.
- Till exempel nyckelord +/- 50 tecken.
Se till att urvalet är lämpligt avgränsat.
- Om urvalet kan begränsas till information från en viss avdelning eller ett visst behandlingsområde i stället för hela välfärdsområdets databas, blir mängden text som ska extraheras och behandlingskostnaderna betydligt lägre.

7 Annat datamaterial som kombineras

Du kan kombinera annat material (som du redan har eller får från någon annan) med de registeruppgifter du ansöker om.
Lista alla dataset som kommer att kombineras. Denna information behövs för att uppskatta kostnaderna för Findatas databehandling.
- För varje dataset, beskriv vad de innehåller, deras källor, och om de är i strukturerat form eller innehåller till exempel bilder eller text. Ange också för vilken målgrupp uppgifterna har skapats.
- I tabellen, beskriv datasetet i kolumnen ’Materialet’. Exempelvis: ”målgrupp / data från FPA/Hälsovårdsdistriktets datatillstånd / enkätdata”.
Observera att andra datatillstånd måste utfärdas för samma projekt och vara giltiga vid behandlingstillfället.
- Om du planerar att ansöka om tillstånd från andra myndigheter men ännu inte har gjort det, ange detta i avsnittet ’Andra pågående ansökningar’.
Om målgruppen levereras till Findata och definieras på grundval av ett annat tillstånd, svara ’Ja’ på frågan ’Kommer de registeruppgifter som nu ansöks från Findata också att kombineras med annat material?’.
Om uppgifterna samlades in med samtycke, bifoga en mall för samtyckesblanketterna i avsnitt 6.1. Inkludera inte ifyllda blanketter.
Om du behöver ge mer information om dataset eller har speciella överväganden, ange detta i avsnittet för ytterligare information. Om det inte är möjligt att ge exakt information i tabellen, gör en uppskattning på den högre sidan.
Bifoga inte datamaterial till din ansökan. När datanvändningstillståndet är beviljat, kommer Findata att ge instruktioner om hur du ska leverera materialet på ett datasäkert sätt.

8 Behandling av material

Personuppgifter behandlas pseudonymiserat i en informationssäker driftmiljö. De överförs till driftmiljön som en CSV-fil (semikolon som avgränsare, UTF-8-kodning).
Materialet behandlas i första hand i Kapseli, en säker driftmiljö som tillhandahålls av Findata. Om du vill använda en annan säker miljö, behöver du motivera varför det är nödvändigt för ditt projekt.
- Andra tjänsteleverantörers säkra miljöer listas i Toini-registret som Valvira upprätthåller. Läs mer på Valviras webbplats: Register över sekundära driftmiljöer (valvira.fi).
Findata förvarar pseudonymiseringsnyckeln samt de urvalsvillkor och dokumentation som användes för att skapa datasetet så att uppgifterna kan reproduceras vid behov. Spara diarienumret för det ursprungliga datatillståndet.
Om du behandlar uppgifter från utlandet, betraktas det som överföring av personuppgifter, även om uppgifterna finns i en miljö med fjärråtkomst.
- Läs mer om överföringsgrunderna och överföring av personuppgifter på Dataombudsmannens byrås webbplats (tietosuoja.fi) eller kontakta dataskyddsombudet i din organisation om du har frågor.

9 Plan för användning av uppgifter

En personuppgiftsansvarig enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) är en organisation eller individ som är personuppgiftsansvarig för det material som ska genereras. Den personuppgiftsansvarige ska fastställa ändamålen och medlen för behandlingen av det material som ska genereras enligt beslutet om dataanvändningstillstånd.
- Sökanden kan vara antingen personuppgiftsansvarig eller någon annan för den personuppgiftsansvariges räkning. Om det är den senare, måste det finnas ett skriftligt avtal om hur personuppgifterna behandlas.
- Det kan finnas fler än en personuppgiftsansvarig som gemensamt bestämmer om behandlingen. Om så är fallet, välj ’Annan instans’ och lista alla ansvariga i det angivna fältet.
Ange alla personer som kommer att behandla uppgifterna och deras organisation. Ingen annan information behövs.
- Separera namnen med semikolon: ”Person 1, organisation; Person 2, organisation; etc.”
- Om du senare vill ändra eller lägga till personer ska du skicka en ansökan om ändring av dataanvändningstillståndet till Findata.
Beskriv kortfattat hur projektet har beaktat principen om uppgiftsminimering enligt GDPR.
- Endast personuppgifter som är adekvata, relevanta och nödvändiga med tanke på ändamålet med behandlingen ska hämtas.
Förklara hur projektet uppfyller sina informationsskyldigheter gentemot de registrerade enligt artiklarna 13 och 14 i GDPR.
- Bifoga dataskyddsmeddelandet eller liknande dokument, eller inkludera en länk till det om det finns på en webbplats.
Om GDPR kräver en konsekvensbedömning (DPIA), bifoga den här.
- Läs dataombudsmannens riktlinjer (tietosuoja.fi) för personuppgiftsansvariga som hjälp för att genomföra en konsekvensbedömning.
Bifoga här också vid behov forskningstillståndet och/eller ett positivt etiskt utlåtande.
Ange den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter för uppgifterna från Findata och det övriga datamaterialet.
- Läs mer om behandlingsgrunderna på dataombudsmannens webbplats (tietosuoja.fi).
Observera att nästan alla uppgifter som omfattas av Findatas tillstånd är särskilda kategorier av uppgifter, vilket kräver en rättslig grund enligt GDPR.

10 Mer information och bilagor

Lista alla finansieringskällor under frågan om projektfinansiering. Finansieringskällorna påverkar beslutsavgiften.
- Lägre beslutsavgift för sökanden vars verksamhetsplats är i Finland eller ett annat EU- eller EES-land och som bedrivs utan extern finansiering eller med finansiering från en offentlig hälsoenhet, universitet, forskningsinstitut eller annan offentlig eller ideell förening.
Du kan specificera i detta avsnitt alla tidigare punkter i ansökan, till exempel fakturering.
Om du har diskuterat om ansökan på förhand med en anställd på Findata ska du uppge den anställdas namn.
Bifoga här alla bilagor som ska beaktas i ansökningsprocessen och som inte har någon annan plats i ansökningsformuläret. OBS: Bifoga inte material till ansökan.

11 Bekräftelse av information

Bekräfta de uppgifter som du har lämnats på ansökningsblanketten.
För tillståndsbeslutet tas en avgift ut enligt gällande avgiftsförordning. De slutliga kostnaderna beror också på de personuppgiftsansvarigas kostnader för insamling och leverans av uppgifterna samt den arbetstid som Findata använder för databehandling. Se den aktuella prislistan på sidan Prislista.

Innan vi fattar ett beslut om ansökan måste du som sökande godkänna den maximala kostnadsberäkningen för kostnaderna för uppgifternas urval och förbehandling.

Observera följande

Se till att all efterfrågad information i ansökan har fyllts i och att bilagorna har laddats upp. Om du inte har exakt information om vissa aspekter, ge din bästa uppskattning eller beskriv kortfattat bakgrundsinformation i fälten för ytterligare information.
Om det behövs kan du rådfråga din organisations dataskyddsombud eller forskningstjänster. Kom ihåg att personuppgiftsansvariga tillhandahåller rådgivningstjänster om innehållet i sina dataset.
Om du behöver komplettera din inlämnade ansökan kan du begära att vi skickar tillbaka ansökan för komplettering. Skicka ett e-postmeddelande med rubriken ”Komplettering av ansökan” till info@findata.fi och ange ansökans ID i meddelandefältet.

Behandling av material efter beviljat dataanvändningstillstånd

Efter beviljandet av dataanvändningstillståndet plockas kundens uppgifter av olika personuppgiftsansvariga och levereras på ett datasäkert sätt till Findata.

Vid Findata förbehandlas och pseudonymiseras dessa material som samlats in från personuppgiftsansvariga och vid behov samkörs och anonymiseras de. I praktiken tas de direkta identifieringarna bort från uppgifterna och samtidigt genereras en pseudonym som gör det möjligt att skilja olika personer från varandra och kombinera uppgifter på personnivå från olika filer.

Samkörningen av uppgifter avser endast en samkörning med personbeteckning och genomförs endast då samkörningen inte kräver till exempel harmonisering av klassificeringarna.

Efter behandlingen av materialet överförs materialet till kunden för behandling i en datasäker driftsmiljö.

Vi levererar materialet i CSV-format (semikolonavgränsare, UTF-8-kodning).

Gör så här om du upptäcker brister eller fel i dina uppgifter

När du har fått det material som omfattas av ett datatillstånd eller en begäran om uppgifter, kontrollera det så snart som möjligt, men senast inom tre månader.
Om du upptäcker brister eller fel ska du skicka ett meddelande till Findata på data@findata.fi.
I meddelandet ska du så exakt som möjligt förklara hur dina uppgifter skiljer sig från de uppgifter som beskrivs i urvalsbeskrivningen.

Urval enligt en datatillstånd eller begäran om uppgifter görs alltid på grund av urvalsbeskrivningen.

Om den urvalsbeskrivning som du har lämnat är ofullständig, kan du komplettera urvalet genom att söka ändringstillstånd eller ett nytt datatillstånd hos Findata.

De maximala prisuppskattningar som ges baseras på urvalsbeskrivningen. Om urvalet behöver kompletteras kommer en ny maximal prisuppskattning att skickas in med det nya tillståndet.

Kostnadsinformation

Vi debiterar en beslutsavgift för dataanvändningstillstånd enligt prislistan. Förutom beslutsavgiften debiterar vi en timbaserad avgift för Findatas materialbehandling.

Det totala priset påverkas även av e personuppgiftsansvarigas kostnader för urval och leverans av material enligt varje personuppgiftsansvarigs egna bestämmelser

Materialet överförs för analys i första hand alltid till Findatas driftsmiljö Kapseli som även är avgiftbelagd. Mer information på sidan Kapseli.

Se mer information om betalningar på sidan Prislista.
Se även sidan Genomsnittliga kostnadsberäkningar (på finska)