Hakemus- ja aineistonkäsittely

Tällä sivulla kuvataan Sosiaali- ja terveysalan tietolupaviranomainen Findatan hakemus- ja aineistonkäsittelyprosessi tietolupien ja tietopyyntöjen osalta.

Molemmat prosessin osat on esitetty tekstinä infografiikan jälkeen.

Hakemuskäsittely

Kuvassa Findatan hakemuskäsittelyprosessi tietolupien ja tietopyyntöjen osalta. Kuvan sisältö on tällä sivulla myös tekstimuodossa.
  1. Hakija on yhteydessä suoraan rekisterinpitäjiin jo ennen hakemuksen lähettämistä, mikäli tarvitsee lisätietoja aineistoista tai muuttujista.
  2. Hakija toimittaa Findatalle hakemuksen tai pyydetyt lisätiedot sähköisessä hakemusjärjestelmässä osoitteessa https://lupa.findata.csc.fi.
    • Jos kyse on pelkästään lisätietojen toimittamisesta, tapauksesta riippuen tarkennukset voidaan toimittaa myös sähköpostitse.
  3. Hakemuskäsittelijämme tarkistaa hakemuksen liitteineen ja varmistaa, että ne sisältävät kaikki käsittelyssä tarvittavat tiedot.
    • Tarvittaessa palautamme puutteellisen hakemuksen hakijalle täydennettäväksi tai esitämme hakijalle lisäselvityspyynnön.
  4. Kun kaikki poimintakuvaukset ovat valmiit, lähetämme lisätieto- ja kustannusarviopyynnöt niille rekisterinpitäjille, joiden tietoja hakemuksessa pyydetään.
    • Pyynnön tarkoituksena on selvittää pyydetyn poiminnan toteutettavuus sekä poiminnan enimmäiskustannusarvio.
    • Rekisterinpitäjillä on toisiolain mukaan 15 arkipäivää aikaa vastata tähän pyyntöön. Rekisterinpitäjät voivat tarvittaessa pyytää tarkennuksia pyyntöön, jolloin välitämme kysymykset hakijalle.
    • Tässä vaiheessa selvitämme myös Findatan sisäisen kustannusarvion, joka muodostuu meidän omista aineistonkäsittelykustannuksista.
  5. Kun kaikki kustannusarviot on saatu, hakijalle esitetään lopullinen poimintakuvaus ja enimmäiskustannusarvio hyväksyttäväksi.
    • Hakijan on hyväksyttävä molemmat, jotta lupa voidaan myöntää.
    • On huomioitava, että poimintaehtoja ei tämän jälkeen ole mahdollista muuttaa, vaan jälkikäteen tapahtuvat muutokset poimittaviin tietoihin vaativat erillisen hakemuksen.
  6. Teemme Findatassa myönteisen tietolupapäätöksen tai tietopyyntöpäätöksen.

Aineistonkäsittely

Kuvassa Findatan aineistonkäsittelyprosessi tietolupien ja tietopyyntöjen osalta. Kuvan sisältö on tällä sivulla myös tekstimuodossa.
  1. Lähetämme aineistopyynnöt rekisterinpitäjille poiminnan aloittamiseksi. Kullakin rekisterinpitäjällä on 30 arkipäivää aikaa toimittaa pyydetyt aineistot Findatalle.
    • Hankkeen ja poiminnan luonteesta riippuen tämä vaihe saattaa sisältää useita peräkkäisiä osioita, esimerkiksi 1. kohdejoukon poiminta; 2. verrokkihenkilöiden poiminta; 3. aineiston poiminta.
  2. Otamme saapuneet aineistot käsittelyyn ja hankekohtaisesti sovitun mukaisesti tarkistamme, yhdistelemme ja pseudonymisoimme aineistot tai teemme niistä tietopyynnön mukaisen tilaston.
  3. Valmis aineisto luovutetaan luvansaajalle sovittuun tietoturvalliseen käyttöympäristöön. Findatan tietoturvallinen etäkäyttöympäristö Kapseli on ensisijainen vaihtoehto.
    • Tavoiteaika luovutukselle on 60 arkipäivän sisällä päätöksestä. Tavoiteaikaa ei voida noudattaa, mikäli kohdejoukkoa ei toimiteta heti päätöksen jälkeen, aineiston poiminta toteutetaan monivaiheisena, rekisterinpitäjien toimitukset myöhästyvät tai aineisto on erityisen monimutkainen.
  4. Luvansaajalla on 30 arkipäivää aikaa tarkistaa aineisto. Tänä aikana luvansaajan on ilmoitettava Findatalle, mikäli aineistossa on jotain huomautettavaa.
  5. Poistamme aineiston omista tiedoistamme 3 kuukauden kuluttua luovutuksesta. Säilytämme pseudonymisoitujen aineistojen koodiavaimet, joilla aineisto on mahdollista tuottaa uudelleen.